Опыт внедрения электронных архивов

Архивное хранение с древнейших времен было одной из задач государственного управления. Любая стабильная государственность не могла существовать без письменности и документов как основы управления и права. Государственный аппарат для его нормального функционирования должен был иметь специальный механизм, в котором можно было бы хранить текущую документальную информацию. Потребности государственного аппарата «вызвали к жизни» первые архивы, и государство начало организовывать хранение и использование документов. Существовали также частные архивы, которые служили главным образом правовой основой для регулирования отношений с государством или через государство. 

Так, понятие архива можно трактовать как отрасль деятельности общества (государства), которая охватывает научные, правовые и практические аспекты хранения и организации использования документов. [1, c. 35]. 

Ключевым понятием в архивной науке является понятие архива – многозначный термин, который можно рассматривать в четырех основных смыслах [15]:

- организация или ее структурное подразделение для хранения документов и обеспечения порядка их использования;

- набор документов, которые хранятся в организации;

- архив;

- периодический сбор или сбор документов, в которых публикуются исторические документы.

Архивы – самая ценная часть социальной памяти, поскольку они долговечны, специально созданы для хранения документов и концентрации информации о самых глубоких аспектах жизни. Другими словами, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – они обеспечивают долговременную память об обществе. Сочетание социальных инструментов и институтов, которые отбирают и трансформируют ранее релевантную социальную информацию в информацию о прошлом (ретроспективно), чтобы сохранить и использовать накопленный социальный опыт и передать его из поколения в поколение, образуют хранилища социальной памяти общества.

Архив (или архивный файл) – это набор из одного или нескольких файлов, помещенных в сжатом виде в единый файл, из которого их можно при необходимости извлечь (т.е. разархивировать) в первоначальном виде. Архив содержит оглавление, позволяющее узнать, какие файлы содержаться в архиве [32].

С середины 90-х гг. появлялось постоянно росшее число медийно-теоретических и культурологических публикаций, в которых понятие архива использовалось как метафора [33, c. 14]. Отходя от юридической функции архивов античной Греции, Деррида изменяет структуру мотивов теории архивов, предложенной Фуко.

В гораздо более значительной мере, чем это имело место в «Археологии знания», в поле его зрения оказываются аспекты власти архива и его внешнего облика, местонахождения и образа. Но, обращаясь к «Чудо–блокноту» Фрейда, Деррида в Mal d’archive рассматривал архив прежде всего, как институт, который лежит в основе памяти, находящейся под угрозой затухания и стирания информации – того, что сохранено в неосознанном воспоминании. По словам Деррида, «архив гипомнестичен». В действительности же этот постструктуралистский импульс реализовался не в коммуникативной среде одной науки, в соответствии с ее наброском, сделанным Деррида в архивологии, но в целом ряде наук, действующих на междисциплинарном уровне – науках о СМИ, культурологии, литературоведении, истории, философии, информатике и истории искусств, если их представители собрались под этой маркой.

Проблема возрастания объёмов управленческих документов сегодня актуальна для множества организаций и учреждений. Архивы предприятий накапливаются годами, десятками лет, за которые собираются колоссальные объемы архивных документов. Это приводит к значительным трудностям при организации современных архивохранилищ [61, c. 48]. 

Современным и эффективным решением этой проблемы является создание электронного архива. Более того, развитие современных технологий позволяет говорить о постепенном, возрастающем значении электронных архивных систем.

Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. В международных стандартах по управлению документами этот термин отсутствует, вместо него используется термин «обеспечение сохранности» – процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени. При этом следует помнить, что стандарты на управление документами не распространяются на управление документами в архиве.

В стандарте ISO 5127:2017 «Информация и документация. Словарь» представлен значительно более широкий состав терминов. Термину «хранение» (storage) в нем соответствуют две дефиниции [19, c. 14]]:

- процесс, обеспечивающий размещение и сохранение данных и документированной информации для последующего использования;

- меры обеспечения сохранности для хранения документов в определенных условиях и разрешающие извлечение этих документов или информации, которая в них содержится.

Следовательно, система хранения должна обязательно обеспечить две функции: размещение документов в соответствии со схемой классификации и их сохранность. Вместе с тем надо понимать, что эти функции не могут в полной мере отражать все необходимые функциональные возможности системы хранения электронных документов в архиве.

ISO 23081–2:2009 «Информация и документация. Процессы управления документами. Часть 2. Вопросы концепции и реализации» содержит также понятие архивной системы как организованной совокупности аппаратного и программного обеспечения, принципов, методов и персонала, которая поддерживает, хранит, управляет и делает доступными документы в течение продолжительного времени. Очевидно, что в данном определении система рассматривается как организационный инструмент, а не информационная система Document management system. Близкий термин используется в официальном переводе MoReq2: Electronic Document Management System – электронное хранилище документов – это прикладная программа, имеющая дело с управлением документами на протяжении всего их жизненного цикла [25, c. 69].

Эталонная модель системы хранения цифровой информации (цифрового архива) разработана ISO в стандарте 14721:2012 «Reference Modelforan Open Archival Information System. Схема эталонной модели системы хранения цифровой информации включает полный диапазон архивных функций сохранения информации, в том числе:

- подготовку информации к хранению;

- осуществление описания информации;

- собственно, хранение информации;

- обеспечение целостности и достоверности информации;

- обеспечение доверительного резервного копирования информации;

- управление информацией [7];

- управление доступом и распространением информации;

- миграцию цифровой информации на новые носители.

Существует множество подходов к понятию «архив», на наш взгляд, понятие, которое используется в законодательстве является правильным. Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, которое хранит, комплектует, записывает и использует архивные документы. Архив – это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Ведение архивного дела в Республике Беларусь на современном этапе регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на две основные группы: нормативные правовые акты Республики Беларусь и методические документы. Нормативный правовой акт – это официальный документ установленной формы, принятый в границах компетенции уполномоченного государственного органа (лица) или путем референдума с сохранением установленной процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. Методические документы раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в нормативных правовых актах. Они имеют рекомендательный характер и употребляются организациями с учетом специфики их деятельности, на сегодняшний день в различных направлениях архивного хранения насчитывается более 40 методических разработок. 

Электронный архив – это база документов, хранящаяся на электронных носителях, а также программное обеспечение, позволяющее осуществлять поиск необходимой информации. Основой электронного архива является электронный документ, поэтому основными задачами и проблемами, возникающими при разработке программного обеспечения электронных архивов, являются хранение, обработка информационных ресурсов, хранение документов в различных форматах, наличие определенных реквизитов, обеспечивающих подлинность и юридическую силу электронного документа, защита доступа к базам данных. 

Необходимость внедрения системы электронного архива в организациях с их огромными и постоянно увеличивающимися бумажными архивами становится все более очевидной. Однако не следует также забывать, что внедрение электронного архива требует серьезных ресурсов. Это оборудование, программное обеспечение для сканирования в промышленных масштабах; мощный надежный сервер, где будут храниться данные и, наконец, значительные временные и трудозатраты на сортировку и перевод документов в электронный вид. Все эти ресурсы без ущерба для деятельности предприятия может предоставить только сторонняя компания. Именно поэтому практика внедрения электронных архивов – это в первую очередь обращение к специалистам.

Электронный архив ГУ «Национальный архив Республики Беларусь», при правильной организации, становится важным информационным ресурсом, активно используемым во всех сферах деятельности ГУ «Национальный архив Республики Беларусь». Архивные документы содержат, с одной стороны, строго оперативную информацию, а с другой стороны, содержащаяся в них информация представлена комплексно, так как документы поступают из всех структурных подразделений.