Совершенствование организации делопроизводства

Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [1].

В процессе развития делопроизводства, с внедрением в управленческий аппарат информационных и компьютерных технологий, которые позволяют создавать новые формы записи информации и виды её носителей появился термин «документационное обеспечение управления». Этим термином определяется деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [1].

Понятие «делопроизводство» стало известно на Руси в период осуществления Петром I административных реформ. Тогда система делопроизводства называлась коллежской и носила только письменный характер. Регулировал её «Генеральный регламент», который установил правила документирования в коллегиях. 

В начале XX в. большой вклад в развитие делопроизводства, как науки внёс Поль Отле. 

Им впервые был введён в научный оборот термин «документ», который по значению был близок к понятию «книга», а научную дисциплину назвал «документация». Документ (книга) – условный термин, используемый для обозначения любого вида документа. 

Понятие включает в себя не только книги, рукописные или печатные, но и журналы, газеты, гравюры, репродукции, различные рисунки, карты, схемы, диаграммы, фотографии.

Документация в широком смысле включает документы, которые являются результатом умственного труда человека [3].

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении [4]. 

Авторы этого учебного не разграничивают термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», считают, что термины являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Также можно выделить учебное пособие Шуваловой Н.Н. и Ивановой А.Ю. «Основы делопроизводства». 

В этом учебном пособии рассматриваются теоретические, нормативные и методические основы традиционного и электронного делопроизводства, анализируются составления и оформления служебных документов. 

Авторы настоящего пособия рассматривают делопроизводство как самостоятельную отрасль организации административно-управленческой деятельности, предоставляют документы и организуют работу с официальными документами, создают документ на основе информации о различных аспектах деятельности организации [5].

В пособии Басакова М.И. внимание уделяется понятиям документа, его функциям, работе по организации делопроизводства, его структуре, которые изложены в кратком виде, для улучшения восприятия информации. 

Автором определено понятие делопроизводство как сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения [6].

В своих трудах Сокова А.Н. рассматривает документационное обеспечение управления как «упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий» [7]. 

Ларин М.В. представляет делопроизводство как понятие, определяющее порядок работы с документами. 

Основной целью предоставления управленческих документов является обеспечение того, чтобы процесс управления, то есть процесс принятия управленческих решений, зафиксированный с помощью информации, содержащей аналитическую составляющую, функция управления была связана с документом для его обслуживания [8].

Ларин М. В. считает, что документационное обеспечение управления – это термин, описывающий переходный этап от традиционного делопроизводства к документообороту.

ОАО «Торговое предприятие «Надзея» создано решением Кобринского городского исполнительного комитета от 21.12.1999 №725 путем преобразования торгово- посреднической фирмы «Надзея» и зарегистрированного Брестским областным исполнительным комитетом решением от 27.12.1999 №743 в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за №200094074.

ОАО «Торговое предприятие «Надзея» реорганизовано путем присоединения к нему унитарного предприятия по оказанию услуг «БАМС Инвест», зарегистрированного Кобринским районным исполнительным комитетом 28.11.2013г. в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за №291231295.

ОАО «Торговое предприятие «Надзея» является коммерческой организацией – юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, печать.

Место нахождения ОАО «Торговое предприятие «Надзея»: Республика Беларусь, 225306, Брестская область, г.Кобрин, ул. Дзержинского, 45а.

ОАО «Торговое предприятие «Надзея» предоставляет услуги прачечных и мастерских по чистке, услуги чистки, ремонта и хранения ковров, услуги фотокопирования, ксерографии, услуги электростатической печати (ксерографии, ксерокопирования), имеет в своем составе универсальные магазины розничной торговли, занимается торговыми поставками продуктов питания, керамических и стеклянных изделий, фаянса, фарфора, хрусталя, керамических изделия и глиняной посуды, стеклянной посуды и изделий из стекла, чистящих и моющих принадлежностей и средств для домашнего хозяйства, косметики, парфюмерии, гигиенических и туалетных принадлежностей, предоставляет услуги подрядчиков сети общественного питания, транспортные и экспедиторские услуги агентств, услуги таможенной очистки для автомобильных грузов, услуги сдачи внаем складов и складских площадей, вспомогательные услуги бизнесу.

Штатная численность сотрудников ОАО «Торговое предприятие «Надзея» на 31 июля 2020 г. составляет 170 человек (приложение А), из них 18 работников аппарата управления, 17 работников кафе «Веранда», 6 работников магазина № 12, 21 работник магазина № 3, 4 работника магазина «Крок», 72 работника магазина (супермаркета) № 14, 7 работников рынка, 12 работников автогруппы, 10 работников стройгруппы и 3 работника склада оптовой торговли стройматериалами.   В ОАО «Торговое предприятие «Надзея» функции по организации делопроизводства возложены на секретаря приемной. Рабочее место секретаря, ответственного за организацию работы офиса, оснащено необходимыми видами компьютерной техники, оргтехникой, средствами связи, компьютерной техникой и новой офисной мебелью.

В ОАО «Торговое предприятие «Надзея» в работе должны находиться следующие акты: положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, штатное расписание, номенклатура дел, описи дел, инструкция по делопроизводству (приложение И), прочие локальные организационно-правовые акты (журнал по технике безопасности и т. д.).

В ходе изучения документов выяснилось, что в документационном обеспечении ОАО «Торговое предприятие «Надзея» можно выделить три группы документов:

1) поступающие (входящие) документы (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, планово-финансовая документация, счета на оплату, периодические издания, поздравительные открытки и др.);

2) отправляемые (исходящие) документы. Группу этих документов представляют письма и письма-ответы, справки, телеграммы, факсы и др.;

3) внутренние документы: распоряжения, постановления, протоколы заседаний комиссий ОАО «Торговое предприятие «Надзея», служебные документы и др.

Организация работы по приему документов начинается с этапа приема документов и регистрации. Входящую корреспонденцию получает и регистрирует в бумажном журнале регистрации секретарь приемной ОАО «Торговое предприятие «Надзея», при этом сортируя на регистрируемые и нерегистрируемые. 

Обследование существующей системы документационного обеспечения ОАО «Торговое предприятие «Надзея», ее анализ помогло выявить ряд проблем, которые требуют решения.

Во-первых, в ОАО «Торговое предприятие «Надзея» проблемой является несоблюдение сотрудниками требований методической инструкции по делопроизводству. 

Зачастую, в работе оформления документов, в составе реквизитов сотрудниками делопроизводственной службы допускаются ошибки. 

Решениями этой проблемы могут стать обучение сотрудников или разработка кратких памяток по оформлению документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству ОАО «Торговое предприятие «Надзея». 

Единственным ограничением, которое может возникнуть при обучении – затраты на обучение. 

Во-вторых, отсутствие системы электронного документооборота тоже является минусом в работе по организации делопроизводства. Внедрение системы электронного документооборота в ОАО «Торговое предприятие «Надзея» нужно проводить в несколько этапов. 

Электронный документ – это один из видов документов в электронном виде. Он состоит из двух неотъемлемых частей:

1) общей – это сам документ и все его реквизиты, за исключением даты документа, регистрационного индекса, разрешения, квитанции и других реквизитов, сформированных после подписания документа ЭЦП;

2) особенной – это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). 

Специальные разделы заполняются в соответствии с установленными правилами в регистрационно-контрольной карточке документа и / или отдельные документы входят в состав соответствующего электронного документа.

Системой электронного документооборота или СЭД является компьютерная программа, позволяющая организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.

Система электронного документооборота – это решение, которое помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами, обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде, упрощает контроль над документопотоками, обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы и так далее.

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как эффективный и действенный механизм содействия предприятиям и учреждениям любого размера. 

Рынок ЭЦП активно развивается, так как как государственный сектор (активные потребители), так и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. 

Развитию системы также способствовало расширение сферы применения электронных подписей и повышенное внимание к вопросам информационной безопасности. 

Эффективно решить эти проблемы можно с помощью качественных и хорошо продуманных программ.

Изучение организации делопроизводства в организациях – сложный процесс, который требует больших усилий.

Цель дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в ОАО «Торговое предприятие «Надзея». 

Для достижения цели работы были определены задачи, указанные во введении дипломной работы, а их достижение велось путём анализа организации делопроизводства ОАО «Торговое предприятие «Надзея».

Чтобы начать исследование, обычно нужно изучить комплекс документов, так как это один из основных методов проверки, который необходимо использовать вместе с другими методами. 

Кроме того, методами оценки эффективности делопроизводственной службы могут быть: статистические методы, исследование документов, прямые наблюдения, фотосъемка рабочего дня, самофотография и хронометраж, опросы или интервью, анкетирование и др. 

Следующий шаг – определение результатов. При рассмотрении полученных результатов можно выявить существующие недостатки и сделать выводы о необходимом уровне реструктуризации и совершенствования документационного обеспечения в организации. Результаты проведенного анализа могут быть положены в основу разработки комплекса мероприятий по оптимизации документационного обеспечения управления в организации

Во второй главе дипломной работы на основе вышеперечисленных методов было проведено обследование состояния документационного обеспечения ОАО «Торговое предприятие «Надзея», проведен анализ показателей эффективности организации делопроизводства ОАО «Торговое предприятие «Надзея».

Проблемой у секретаря приемной в организации делопроизводства является ошибки при составлении и оформлении документов. Несмотря на существующую инструкцию по делопроизводству, в оформлении официальных документов допускаются ошибки.