Архивное хранение электронных документов на примере организации

Ключевым понятием в архивной науке является понятие архива - многозначный термин, который можно рассматривать в четырех основных смыслах [15]:

1. организация или ее структурное подразделение для хранения документов и обеспечения порядка их использования;

2. набор документов, которые хранятся в организации;

3. архив;

4. периодический сбор или сбор документов, в которых публикуются исторические документы.

Архивы - самая ценная часть социальной памяти, поскольку они долговечны, специально созданы для хранения документов и концентрации информации о самых глубоких аспектах жизни. Другими словами, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - они обеспечивают долговременную память об обществе. Сочетание социальных инструментов и институтов, которые отбирают и трансформируют ранее релевантную социальную информацию в информацию о прошлом (ретроспективно), чтобы сохранить и использовать накопленный социальный опыт и передать его из поколения в поколение, образуют хранилища социальной памяти общества.

Архив (или архивный файл) – это набор из одного или нескольких файлов, помещенных в сжатом виде в единый файл, из которого их можно при необходимости извлечь (т.е. разархивировать) в первоначальном виде. Архив содержит оглавление, позволяющее узнать, какие файлы содержаться в архиве [32].

С середины 90-х гг. появлялось постоянно росшее число медийно-теоретических и культурологических публикаций, в которых понятие архива использовалось как метафора [33]. Отходя от юридической функции архивов античной Греции, Деррида изменяет структуру мотивов теории архивов, предложенной Фуко.

В гораздо более значительной мере, чем это имело место в «Археологии знания», в поле его зрения оказываются аспекты власти архива и его внешнего облика, местонахождения и образа. Но, обращаясь к «Чудо-блокноту» Фрейда, Деррида в Mal d’archive рассматривал архив прежде всего как институт, который лежит в основе памяти, находящейся под угрозой затухания и стирания информации – того, что сохранено в неосознанном воспоминании По словам Деррида, «архив гипомнестичен». В действительности же этот по стструкту ралистский импульс реализовался не в коммуникативной среде одной науки, в соответствии с ее наброском, сделанным Деррида в архиологии, но в целом ряде наук, действующих на междисциплинарном уровне – науках о СМИ, культурологии, литературоведении, истории, философии, информатике и истории искусств, если их представители собрались под этой маркой.

Основные архивные концепции, характеризующие взаимосвязь документальной ретроспективной информации и преобразований, происходящих в архиве с ней, включают:

Архивный документ - документ, который хранится для фиксации и подкрепления конкретных фактов или, который хранится в связи с его ценностью для истории и культуры государства и общества, независимо от типа носителя. Это документ, функция которого была преобразована из фиксации социальных процессов в их отражение.

Существующая в Беларуси нормативно-правовая база позволяет рассматривать информацию на машинных носителях в едином контексте с другими видами архивных документов. В новой редакции Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»(далее – Закон 1999 г.), принятой в январе 1999 г., содержится перечень видов документов, включаемых в состав Национального архивного фонда. В общем списке прямо упомянуты базы и банки данных, т. е. виды информационных ресурсов, существующие только в электронной форме. Кроме того, оговорено, что и другие виды документации (управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская и т. п.) [11] «…могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения», включая электронные (магнитные, оптические) носители.

Документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации. Закон 1999 г. устанавливает для электронных документов постоянного хранения трехлетний предельный срок хранения в ведомственных архивах, после чего они должны передаваться в государственный архив.

Критерии для признания информации на электронных носителях полноценными документами в этом Законе 1999 г. не оговорены. Этот пробел восполняет закон «Об электронном документе», введенный в действие с января 2000 г.(далее – Закон2000 г.) Он придает электронным документам равную юридическую силу с бумажными при условии наличия расшифровки электронно-цифровой подписи (далее–ЭЦП), средства создания которой прошли национальную сертификацию. Другими словами, информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью. Ст.12 Закона 1999 г. определяет две функции ЭЦП: удостоверение информации, содержащейся в общей (содержательной) части электронного документа, т.е. выполнение тех же функций, которые на бумажном документе выполняют подпись и печать; подтверждение подлинности и целостности электронного документа. Эта функция необычна для бумажного делопроизводства. Она достигается путем подсчета контрольных характеристик содержательной части таким образом, что любое изменение непременно отразится на итоговой сумме — хэш-функции. Требования к процедуре выработки хэш-функции изложены в Стандарте 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хэширования» [25].

ЭЦП представляет собой последовательность символов, выработанную на основании хэш-функции данного документа и особого кода, принадлежащего владельцу подписи. Этот код называется личным ключом подписи и должен быть известен лишь ее владельцу. Процедура, позволяющая нужным образом преобразовать хэш-функцию и личный ключ в цифровую подпись, регламентирована СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи». Полученная с ее помощью последовательность символов поддается частичной обратной расшифровке с помощью открытого ключа проверки подписи. 

Из вышеизложенного можно сделать вывод – сегодня никто в мире, по-видимому, не имеет полного представления, каким образом в будущем будет обеспечиваться доступ к создаваемым сейчас электронным документам. Но это не значит, что их можно оставить на произвол судьбы до прояснения ситуации.

Существует риск утраты не только самих данных, но и их описаний и поисковых характеристик, вносимых в информационно-поисковую систему архива, или превращения ее в архаичный массив информации, несовместимый с более современными технологиями. Уже сегодня очевидно, что информационные системы будущего будут полностью интегрированы в глобальную систему телекоммуникаций. Исходя из этого, можно оценить степень доступности создаваемых сегодня информационных ресурсов: те из них, для которых сложно обеспечить онлайновый доступ через Интернет, наверняка будут труднодоступны для наших потомков (а возможно, и для нас самих спустя всего 10 – 15 лет). Исходя из этого, наиболее перспективно достижение «открытости» автоматизированной системы архива на базе современных Интернет-технологий. Но конкретные пути к этой цели еще предстоит найти.

Для архивного хранения цифровой информации специалисты предлагают разные варианты. Первый из них – хранение электронных документов по месту их создания, в тех организациях, которым эти документы принадлежат. Предполагается, что при периодическом усовершенствовании своих информационных технологий такие организации смогут преобразовывать в соответствии с новыми требованиями и архивную информацию. При этом государственные архивы должны обеспечивать только учет документов и контроль за их хранением. Этот подход взят на вооружение архивистами Австралии, его принципы подробно изложены на их сайте в разделе «Электронные документы».

Иной подход – это создание в обычных государственных архивах подразделений по хранению электронной документации. По такому пути пошли в Соединенных Штатах Америки и некоторых других странах. В США при Национальном архиве (NARA) создан Центр электронных документов (CenterforElectronicRecords). Другие американские архивы тоже принимают на хранение как традиционные, так и электронные документы.

Третьим вариантом является создание специализированного архива, который хранил бы только электронные документы, подобно тому, как существуют архивы для кинофильмов, фото документов, аудио- и видеозаписей. Такие архивы, первоначально называемые «Архивами данных» (Dataarchives), были созданы на частной основе в некоторых западноевропейских странах (Дании, Нидерландах) еще в 60-е годы для хранения материалов переписей населения и научно-исследовательских баз данных. В последние годы наметилась тенденция превращать их в государственные архивы, которые должны хранить не только базы данных, но и материалы делопроизводства государственных учреждений, если они существуют в электронном виде.

Каждый из этих подходов имеет свои достоинства и свои недостатки, которые могут по-разному проявляться в странах с разным уровнем экономического развития и разными культурными традициями. По моему мнению, австралийский опыт применим только в странах с сильными традициями законопослушания и исполнительности, где большинство членов общества ясно осознает свою ответственность перед будущими поколениями.

Американский подход оправдан только в богатых странах с сильной экономикой, потому что он очень дорогостоящий.