РАЗДЕЛ 3. НАПРАВЛЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИНСПЕКЦИИ МНС РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ФРУНЗЕНСКОМУ РАЙОНУ Г. МИНСКА №2
3.1. Рекомендации по оптимизации документооборота и совершенствование работы с документами в инспекции МНС Республики Беларусь по Фрунзенскому району г. Минска №2
3.2. Расчет эффективности разработанных рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления в инспекции МНС Республики Беларусь по Фрунзенскому району г. Минска №2
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
РАЗДЕЛ 3. НАПРАВЛЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИНСПЕКЦИИ МНС РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ФРУНЗЕНСКОМУ РАЙОНУ Г. МИНСКА №2
3.1. Рекомендации по оптимизации документооборота и совершенствование работы с документами в инспекции МНС Республики Беларусь по Фрунзенскому району г. Минска №2
Системы электронного документооборота, как и большинство информационных систем, направлены на автоматизацию управленческой деятельности. Это особенно актуально для налоговых инспекций, в задачи которых входит внедрение эффективных процессов управления. Большинство управленческих решений принимаются в форме документов, регламентов, приказов, поэтому системы электронного документооборота помогают выполнять основные функции управления. Системы электронного документооборота разрабатываются в соответствии с принятыми схемами документооборота и отражают принципы структурного управления, реализованные в Инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Фрунзенскому району г. Минска № 2 (далее - инспекция).
Процесс функционирования систем электронного документооборота обеспечивается программными системами для отслеживания и мониторинга. Мониторинг прикладных систем можно рассматривать на нескольких уровнях:
- «физический» уровень, задачей которого является мониторинг стабильности функционирования программно-технического комплекса, на котором основаны системы электронного документооборота (операционная система, аппаратный комплекс, сетевая инфраструктура);
- «логический» уровень, на который возложено наблюдение за целостностью логической структуры данных, сформированной в рамках конкретной системы управления базами данных [10, c. 29];
- «прикладной» уровень, отвечающий за процессы системы. В рамках системного программного обеспечения (операционных систем и систем управления базами данных) реализованы первые два уровня мониторинга.
Традиционно функции мониторинга являются частью подсистем администрирования и считаются служебными. Практика работы программных систем электронного документооборота показывает интерес пользователей к мониторингу информации. Есть проблемы, решение которых связано с получением информации о функционировании системы. Примером является необходимость выбора информации о работе, выполненной исполнителями за заданный интервал времени (внесение корректировок, изменение сроков и т. д.). В документах системы электронного документооборота эта информация может не отражаться, поскольку она не является существенной для процесса исполнения.
Задачами «прикладного» уровня мониторинга являются: учет пользовательских сеансов на основе информации о сеансах подключения и учет обновлений документов на основе данных транзакций в документах.
Следующая информация о пользовательской активности должна быть включена в оперативную информацию:
- время входа и выхода из системы;
- время обработки документов и т. д.;
- действия над документом;
- имя пользователя и имя компьютера и т. д.
3.2. Расчет эффективности разработанных рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления в инспекции МНС Республики Беларусь по Фрунзенскому району г. Минска №2
Но, несмотря на то, что Инспекция уже внедрила систему электронного документооборота, в ней есть один очень существенный недостаток: нет этапа согласования документа в электронном виде - сами исполнители собирают визы. Исходя из этого, необходимо рассмотреть и рассчитать экономическую эффективность внедрения новой программы или доработки существующей версии, то есть сравнить то, что более эффективно для предприятия: ввести новую программу или изменить используемую версию.
Во-первых, следует рассчитать, какие инвестиции потребуются для доработки комплекса инспекции.
Таким образом, стоимость доработки инспекционного комплекса составит 29 тысяч рублей.
Нужно рассчитать стоимость покупки и адаптации нового программного продукта для автоматизации делопроизводства для Инспекции.
Основываясь на ранее перечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практике, реализации, стоимости и функциональности, следует сосредоточиться на ЕВФРАТ. Это наиболее удобная, простая в внедрении и использовании система, обладающая необходимым набором функций, которые способствуют успешному переходу корпоративного документа на высокий технологический уровень с использованием современных компьютерных инструментов. Таким образом, отличительными особенностями программы «ЕВФРАТ» перед вышеописанными программами являются следующие.
1) Система предназначена для работы внутри небольшого отдела, например, офиса.
2) Организация современных технологий процесса подачи заявок на основе существующих стандартов и нормативных актов.
3) Более наглядный и удобный интерфейс системы.
4) Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документов, поиск).
5) Создание единого информационного пространства предприятия.
6) Обеспечение достоверности учета и хранения документов.
7) Организация эффективной защиты информации.
8) Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
9) Умение работать со специалистом системы со средними знаниями современных компьютерных технологий.
10) Отсутствие особых условий для установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости приобретения и внедрения дополнительного стороннего программного обеспечения.
Чтобы оценить эффективность, необходимо рассчитать капитальные затраты, эксплуатационные расходы, определить увеличение прибыли (сбережения) и рассчитать эффективность [9].
1. Баканова, Н. Б. Использование программно-технических комплексов для повышения эффективности контроля в системах документооборота / Н. Б. Баканова // Электросвязь. – 2007. – № 6. – С. 51–53.
2. Баканов, А. С. Метод извлечения экспертных знаний в процессе работы с юридической текстовой информацией / А. С. Баканов // Прикладная юридическая психология. – 2013. – № 4. – С. 122–126.
3. Баканов, А. С. Модель взаимодействия человека с интеллектуальной информационной системой / А. С. Баканов, Д. Б. Волчков // Электросвязь. – 2015. – № 4. – С. 47–49.
4. Занковский, А. Н. Организационная психология / А. Н. Занковский. – М.: Флинта: МПСИ, 2002. – 648 с.
5. Петровский, А. Б. Многокритериальное принятие решений по противоречивыми данным: подход теории мультимножеств / А. Б. Петровский // Информационные технологии и вычислительные системы. – 2004. – № 2. – С. 56–66.
6. Толочек, В. А. Стили деятельности: ресурсный подход / В. А. Толочек. – М.: Изд-во «Институт психологии РАН», 2015. – 366 с.
7. Баласанян, В. Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002. – №2. – С. 46–48.
8. Гайдукова, Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л. М. Гайдукова // Секретарское дело. – 2006. – №10. – С. 17–22.
9. Сысоева, Л. А. Системы электронного управления документами / Л. А. Сысоева // Секретарское дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
10. Филенко, Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е. Н. Филенко // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65.
