Совершенствование учета и контроля операций по расчетам с подотчетными лицами в организации

Несмотря на изученность темы операций с подотчетными лицами организации, остаются нерешенными вопросы правильности оформления первичных учетных документов подотчетными лицами, налогообложения, учета и контроля над операциями, совершаемыми за наличные средства, в том числе с применением платежных карт. Имеют место типичные ошибки отражения этих операций в учете, и в этой связи существует необходимость повышения качества учетной и контрольной работы расчетов с подотчетными лицами.

В процессе заготовления (приобретения) товарно-материальных ценностей большую роль играет скорость их доставки, которая напрямую связана с моментом оплаты поставщикам этих ценностей. В этой связи расчеты наличными через сотрудников организации-покупателя, называемых подотчетными лицами, играют большую положительную роль. Например, скорость заправки картриджа и скидки по стоимости этой услуги могут зависеть напрямую от скорости и вида расчетов; оплата услуг транспорта за наличный расчет также может быть ниже, чем оплата по факту безналичным путем. В организациях наиболее часто приобретают через подотчетных лиц раз-личные сырье и материалы, используя корпоративные платежные карты, но несмотря на это, расчеты наличными остаются распространенным способом погашения обязательств. Большую роль играет также оплата корпоративной картой, что приравнивается к наличным расчетам организации и требует выдачу кассового чека продавцом покупателю. Необходимо отметить и важность расчетов наличными подотчетным лицом, направляемым в командировки, хотя в настоящее время оплата проездных билетов и проживания все чаще производится в безналичном порядке. 

Далее рассмотрим предложения различных авторов экономической литературы по совершенствованию учета и контроля расчетов с подотчетными лицами и дадим свои рекомендации для ОАО «Гомсельмаш».

По мнению Кравцовой А.В. и Бахмач М.Р. [7] вопрос учета и контроля расчетов с подотчетными лицами является актуальным, так как при расчетах наличными покупатель, приобретающий товарно-материальные ценности, несет определенные риски, связанные с недобросовестными действиями поставщика (контрагента): 

− невыдача кассового чека покупателю; 

− применение контрольно-кассовой техники устаревшего образца; 

− применение контрольно-кассовой техники, незарегистрированной в налоговом органе; 

− выдача чека неустановленной формы с отсутствующими частично обязательными реквизитами продавца; 

− несвоевременная сдача подотчетным лицом приобретенных товарно-материальных ценностей на склад; 

− отсутствие подписей, печатей и ссылки на доверенность представите-ля покупателя; 

− выдача бланка строгой отчетности с частично отсутствующими рек-визитами продавца и другими нарушениями, например, бланков санаторно-курортной путевки; 

− другие предпринимательские риски.

Несмотря на многочисленные предпринимательские риски и необходимость бухгалтерии организации, внутреннему аудитору и службе внутреннего контроля  анализировать авансовые отчеты подотчетных лиц, приложенные к ним документы, договоры и прочие первичные бухгалтерские доку-менты, в настоящее время в Республике Беларусь достаточно распространены. 

В целом в мировой практике 80% всех потребительских платежей осуществляется в наличной форме, но удельный вес безналичных расчетов неуклонно растет. 

Следует понимать, что при наличных расчетах подотчетное лицо практически доверенность не предъявляет, то есть приобретает товарно-материальные ценности в розничной торговле, причем часто за свой счет, не получив предварительно денежные средства в кассе, поэтому рассматриваются не только вопросы учета, но и контроля расчетов с подотчетными лицами. 

Практически в любой организации осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Необходимость таких расчетов – прежде всего осуществление командировочных и представительских расходов. Но, как было отмечено выше, оплата наличными может быть связана со скоростью предоставления услуги, поэтому в процессе приобретения и оприходования товарно-материальных ценностей через подотчетное лицо организация имеет определенные преференции, в том числе и скидки при оплате наличными. 

Подотчетное лицо – это штатный работник организации или совместитель, имеющий право в соответствии с должностными обязанностями и на основании приказа руководителя или иного распорядительного документа организации получать наличные денежные средства для расчетов с контрагентами. Прежде всего, необходимо подчеркнуть тот факт, что подотчетное лицо становится таковым только в том случае, если это право его на получение наличных денежных средств зафиксировано или вытекает из должностных обязанностей и не позволяет осуществлять необходимость само-контроля. Например, главный бухгалтер, приобретающий канцелярские принадлежности, товарно-материальные ценности для нужд организации и доставляющий их на склад выглядит подозрительно. А если это происходит в рабочее время? Или в выходной день? Дата приобретения и дата оприходования товарно-материальных ценностей организацией являются объектами контроля при проведении контрольных функций самим главным бухгалтером, а также специалистами служб внутреннего аудита, внутреннего контроля, внешними аудиторами при заключении соответствующего договора. Поэтому целесообразно осуществлять покупку ТМЦ наличными и возложить эту обязанность только на тех сотрудников, которые непосредственно связаны с производственным или хозяйственным процессом. 

Средства выдаются работнику так же перечислением на платежную карту, расчеты в этом случае приравниваются к наличным [7]. 

В таблице 3.1  сведем права и обязанности подотчетного лица организации, которые соотносятся с контрольными функциями сотрудников организации, отвечающих за эффективность системы внутреннего контроля.