Автоматизация работы с документами в малых организациях

Информатизация образования, внедрение современных информационных (цифровых) технологий является одним из приоритетных направлений развития общества и поэтому становится постоянным объектом внимания исследователей.

По проблеме автоматизации учебного процесса написано не много работ, каждая из которых раскрывает лишь определенный аспект внедрения информационных технологий в управление образованием. Так в монографии Олифирова О.В. и Войтюшенко Н.М. [9] рассмотрены теоретические основы создания информационной системы в высшем учебном заведении, сделан анализ возможностей компьютерных технологий и тенденций развития автоматизированных информационных систем, предложена концепция их построения .

В работе Коршунова С.В. «Разработка модели организации учебного процесса» [10] , показано новое информационное состояние общества, связанное с изменением соотношения частотных характеристик обновления информации на генетическом (биологическом) и социальном (общественном) уровнях. Рассмотрено влияние нового информационного состояния общества.

В статье Костикова Ю.В. «Автоматизация управления учебным процессом» [11], выполнен анализ роли и места учебных планов в системе образования, определены разновидности учебных планов, их структурные и параметрические составляющие, разработаны модели учебных планов, выполнена формализация процессов разработки учебных планов.

В статье Вайсмана О.А. и Яблонского В.Б. «Информационное обеспечение системы управления образованием» [23] , рассмотрены основные направления модернизации системы образования, включающие прогрессивные технологии информатизации, сетевые технологии: выделяются преимущества информационно-коммуникационные технологий в совершенствовании механизма управления образованием с учетом автоматизированных систем.

В статье Еслямова С.Г. «О некоторых проблемах компьютеризации учебного процесса и информатизации образования» [3] , проанализирована роль компьютеризации учебного процесса посредством компьютерной технологии обучения и информатизации системы образования. Сформированы основные проблемы проектирования и реализации компьютерной технологии обучения. Описаны основные направления решения указанных проблем, также рассматриваются проблемы компьютеризации управления учебным процессом.

В работе Касимова Я.Х. «Информационные технологии в управлении образованием» [6] , рассматриваются основные принципы создания информационного пространства для качественного управления образованием.

Информатизация образования является не только необходимым условием успешного развития системы образования, но и важным фактором достижения ее основных целей – повышения уровня образования и воспитания людей, формирования нового научного мировоззрения, которое должно отвечать условиям и проблемам развития общества в XXI веке [9]. 

Информатизация является одним из важнейших инструментов для содержания, методологическая и организационная перестройка образования с целью повышения его эффективности и приближения к реалиям современной жизни.

Информатизация образования на практике невозможна без использования специально разработанного компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Анализируя информационные потоки в сфере образования, можно констатировать явное несоответствие между постоянно увеличивающимся объемом информации и сложившейся практикой ее обработки, анализа и структурирования. Сегодня важна своевременная, качественная и оперативная обработка информационных потоков, что возможно благодаря автоматизации.

Целью информатизации образования является повышение качества образования и эффективности управления системой образования путем использования современных информационно-коммуникационных технологий, формирование республиканской информационно-образовательной среды, содержащей качественные образовательные ресурсы и услуги и базирующейся на современных технических средствах.

Основные направления информатизации образования [9]:

- совершенствование информационных образовательных ресурсов;

- модернизация программно-аппаратной инфраструктуры учреждений образования;

- совершенствование системы управления образованием на основе эффективного использования;

- развитие системы электронных услуг в образовании.

Создание и использование информационных образовательных ресурсов Республики Беларусь направлено на информационное, научно- и учебно-методическое, консультационное обеспечение всех участников образовательного процесса. К информационным образовательным ресурсам относятся:

- официальные интернет-сайты учреждений образования и органов управления образованием;

- электронные образовательные ресурсы (далее – ЭОР), размещенные на национальном образовательном портале (http://adu.by) в разделе «Электронное обучение», на портале Министерства образования Республики Беларусь (http://edu.gov.by) и на иных сайтах государственных органов и организаций.

Фариновская средняя школа – это сплочённый коллектив единомышленников – учителей, учеников, родителей. Учебный процесс здесь организован таким образом, что каждый имеет возможность найти дело по душе, развить свои способности и таланты, детям всегда готовы прийти на помощь творческие, высококвалифицированные педагоги. А это и есть слагаемые для успешной и результативной работы.

Учебное заведение в деревне Фариново существует с 1954 года. Тогда это была начальная школа. А в 1980 г. впервые распахнула свои двери для учеников Фариновская средняя школа. За 40 лет существования аттестат о среднем образовании здесь получили 611 выпускников, свидетельство   о базовом образовании – 1520 учащихся, золотыми медалями было награждено 36 выпускников, серебряными – 37 [Сноски  на две справки].

В данный момент в школе обучаются 245 детей, что составляет 14 классов-комплектов / В составе педагогического коллектива трудятся 37 учителей [22].

За ГУО «Фариновская ДССШ Полоцкого района» закреплены микрорайоны: д. Валевки, д. Вишнево, д. Воробьи, д. Дубовка, д. Козловка, д. Колтуны, д. Кутняны, д. Латышки, д. Лесины, д. Машелево, д. Рабыши, д. Ревяки, д. Рогачи, аг. Рудня, д. Фариново.

В школе возникла потребность в разработке БД, которая бы позволила бы хранить и оперативно обрабатывать соответствующую информацию.

Для каждого учителя в БД должны храниться сведения о предметах, которые он преподает, номере кабинета, который за ним закреплен, номерах классов, в которых он ведет занятия, номере урока и дне, когда он ведет уроки. Об учениках должны храниться следующие сведения: фамилия и имя, в каком классе учится, год рождения. Можно добавить информацию о новом учителе или ученике, а также удалить о выбывших. 

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Обратите внимание на несоответствие в этом определении, данные и информация являются взаимосвязанными понятиями, но не идентичными. Причины этого расхождения чисто исторические. В те годы, когда формировалась концепция баз данных, в них действительно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управления базами данных позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы, с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, можно сказать, что современные базы данных хранят не только данные, но и информацию.

Анализ предметной области (деятельность учителя ГУО «Фариновская СШ Полоцкого района») на первом инфологическом этапе проектирования БД «Школа» позволил выделить шесть основных сущностей и определить необходимый состав атрибутов. 

Для удовлетворения требований к базе данных со стороны пользователей были определены соответствующие связи. Различные виды взаимодействия отражает построенная ER модель. На ее основе получен единый наглядный образ моделируемой предметной области.

На этапе даталогического проектирования была разработана логическая структура БД, соответствующая логической модели предметной области и построенной ER модели. Решение этой задачи существенно зависит от модели данных, поддерживаемой выбранной СУБД. 

В качестве системы управления базами данных выбрана MS Access потому, что данная СУБД:

- имеет понятный и наглядный интерфейс;

- обладает достаточными (согласно требованиям к создаваемой БД) функциональными возможностями, которые, при необходимости, могут быть расширены использованием встроенного языка structured query language (SQL);

- входит в состав офисного пакета.

Результатом выполнения этого этапа являются схемы БД концептуального и внешнего уровней архитектуры, составленные на языке СУБД MS Access (шесть таблиц с указанием основных характеристик полей БД).

На этапе физического проектирования была произведена увязка логической структуры БД и физической среды хранения с целью наиболее эффективного размещения данных, т.е. отображении логической структуры БД в структуру хранения.

В среде MS Access были реализованы информационные запросы, экранные формы которых представлены в приложении (рис. П1-П16).

Таким образом, результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов разного характера. Созданная БД «Школа» позволяет:

- получать списки учащихся по различным критериям и условиям;

- получать списки учителей по различным критериям и условиям;

- получать списки кабинетов и закрепленных за ними учителей;

- получать данные о состоянии кабинетов, расписании учителей;

- создавать отчеты по работе.