Ознакомительная практика Отчет

Частное торговое унитарное предприятие «ЗападХимТорг» основано в рамках законодательства Республики Беларусь на определенный срок. Собственником имущества является гражданин Республики Беларусь Ромук Иосиф Болеславович. 

Сеть дискаунтеров «Остров чистоты» - это более 550 специализированных магазинов, расположенных в 110 городах Республики Беларусь. География открытия новых дискаунтеров постоянно расширяется. В планах руководства расширить сеть по максимуму, чтобы быть как можно ближе к покупателям.

Сеть «Остров чистоты» специализируется на товарах бытовой химии, косметики и парфюмерии, средствах личной гигиены, хозяйственных товарах.

Сеть дискаунтеров «Остров чистоты» (ЧТУП «ЗападХимТорг») входит в группу компаний «Ромакс», которая работает на рынке Республики Беларусь с 1998 года, являясь производителем, импортером и оптовым продавцом средств бытовой химии и товаров хозяйственно-бытового назначения из стран СНГ, Восточной и Западной Европы.

В группу компаний «Ромакс» входит ООО «Фабрика Ромакс» - производитель парфюмерно-косметической продукции и жидких средств бытовой химии, крупнейший в Республике Беларусь производитель туалетной бумаги, полотенец, салфеток и пакетов для мусора.

Белорусское предприятие ООО «Фабрика Ромакс» основано в 2005 году, производит товары бытовой и промышленной химии.

Сотрудники организации постоянно следят за изменениями, происходящими в производстве товаров бытовой и профессиональной химии, а также за потребностями рынка СМС, поэтому продукция отвечает последним мировым тенденциям. Развитие фирмы обеспечивается быстрым реагированием на запросы потребителей. Активно развивается направление по работе в сфере «Private Label».

Организация делопроизводства ЧТУП «ЗападХимТорг» является одним из самых важных моментов на предприятии. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование.

Делопроизводство на ЧТУП «ЗападХимТорг» включает в себя такие основные моменты:

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, обработка и сортировка входящих писем (в том числе по электронной почте), регистрация и отправка исходящей документации);

- работа с внутренним документооборотом (докладные записки, отчеты для доклада руководству, заказ, письма относительно решения вопросов служебно-производственного характера, правила пользования имуществом предприятия и др.);

- сбор, формирование, систематизация и дальнейшее хранение дел (сюда следует отнести документы, непосредственно обеспечивающие деятельность предприятия (устав, положения, правила, инструкции, протоколы, организационно-распорядительные документы);

- печатные и копировальные работы;

- организация контроля за ведением дел (постановка документов на контроль, проверка своевременного доведения документов до исполнителей, информирование руководителей о нарушении сроков исполнения);

- кадровое делопроизводство.

Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Для ускорения процесса подготовки документа его размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.

Исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Затем исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Подготовленные проекты исходящих документов вместе с материалами, на основании которых он готовился, передаются на подпись директору или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.

Для четкой и рациональной постановки делопроизводства в ЧТУП «ЗападХимТорг» предлагается разработать такой документ как «Инструкция по делопроизводству».

Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

- создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

- создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Также одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов является их унификация. Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик. Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной организации или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.