собрать на предприятии фактический материал для составления отчета.
Частное торговое унитарное предприятие «ЗападХимТорг» основано в рамках законодательства Республики Беларусь на определенный срок. Собственником имущества является гражданин Республики Беларусь Ромук Иосиф Болеславович.
Сеть дискаунтеров «Остров чистоты» - это более 550 специализированных магазинов, расположенных в 110 городах Республики Беларусь. География открытия новых дискаунтеров постоянно расширяется. В планах руководства расширить сеть по максимуму, чтобы быть как можно ближе к покупателям.
Сеть «Остров чистоты» специализируется на товарах бытовой химии, косметики и парфюмерии, средствах личной гигиены, хозяйственных товарах.
Сеть дискаунтеров «Остров чистоты» (ЧТУП «ЗападХимТорг») входит в группу компаний «Ромакс», которая работает на рынке Республики Беларусь с 1998 года, являясь производителем, импортером и оптовым продавцом средств бытовой химии и товаров хозяйственно-бытового назначения из стран СНГ, Восточной и Западной Европы.
В группу компаний «Ромакс» входит ООО «Фабрика Ромакс» - производитель парфюмерно-косметической продукции и жидких средств бытовой химии, крупнейший в Республике Беларусь производитель туалетной бумаги, полотенец, салфеток и пакетов для мусора.
Белорусское предприятие ООО «Фабрика Ромакс» основано в 2005 году, производит товары бытовой и промышленной химии.
Сотрудники организации постоянно следят за изменениями, происходящими в производстве товаров бытовой и профессиональной химии, а также за потребностями рынка СМС, поэтому продукция отвечает последним мировым тенденциям. Развитие фирмы обеспечивается быстрым реагированием на запросы потребителей. Активно развивается направление по работе в сфере «Private Label».
Основным видом деятельности предприятия является розничная торговля непродовольственными товарами (бытовая химия, парфюмерия, косметика). Для осуществления торговли предприятие располагает 170 магазинами.
Имущество частного унитарного предприятия находится в частной собственности физического лица (совместной собственности супругов или членов крестьянского (фермерского) хозяйства) либо юридического лица и принадлежит такому предприятию на праве хозяйственного ведения. В этом случае речь идет об унитарном предприятии, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные.
2 Специальные вопросы. делопроизводство на предприятии
2.1 Организация делопроизводства на предприятии. Автоматизация ведения делопроизводства
Организация делопроизводства ЧТУП «ЗападХимТорг» является одним из самых важных моментов на предприятии. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование.
Делопроизводство на ЧТУП «ЗападХимТорг» включает в себя такие основные моменты:
работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, обработка и сортировка входящих писем (в том числе по электронной почте), регистрация и отправка исходящей документации);
работа с внутренним документооборотом (докладные записки, отчеты для доклада руководству, заказ, письма относительно решения вопросов служебно-производственного характера, правила пользования имуществом предприятия и др.);
сбор, формирование, систематизация и дальнейшее хранение дел (сюда следует отнести документы, непосредственно обеспечивающие деятельность предприятия (устав, положения, правила, инструкции, протоколы, организационно-распорядительные документы);
печатные и копировальные работы;
организация контроля за ведением дел (постановка документов на контроль, проверка своевременного доведения документов до исполнителей, информирование руководителей о нарушении сроков исполнения);
кадровое делопроизводство.
Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Для ускорения процесса подготовки документа его размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.
Исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Затем исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.
Подготовленные проекты исходящих документов вместе с материалами, на основании которых он готовился, передаются на подпись директору или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.
Заключение
Для четкой и рациональной постановки делопроизводства в ЧТУП «ЗападХимТорг» предлагается разработать такой документ как «Инструкция по делопроизводству».
Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:
создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.
Также одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов является их унификация. Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик.
Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов являются:
рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов;
сокращение документопотоков;
повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.
