Введение
1 Анализ проблемы
1.1 Необходимость автоматизации
1.2 Автоматизация производства
1.2.1 Структура и задачи системы
1.2.2 Требования к системе
1.2.3 Тонкости организации
1.2.4 Варианты автоматизации
1.3 Предпосылки к автоматизации
2 Решения для автоматизации
2.1 Программные решения
2.1.1 СЭД «DocsVision»
2.1.2 СЭД «SMBusiness»
2.1.3 СЭД «Канцлер»
Заключение
Список источников:
Введение
В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции.
В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить:
• Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
• Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
• Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
• Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны, к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определения методики и выбора программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.
В отличие от традиционного программного обеспечения - систем ориентированных на автоматизацию конкретных участков бизнеса (бухгалтерия, складской учет, кадры и пр.) системы автоматизации документооборота предлагают решение задач менее очевидных и более комплексных. По сути дела внедрение системы автоматизации документооборота затрагивает все уровни управления компании и призвано изменить способы управления. Сложность данной задачи, как правило, недооценивается руководством компании. На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.
Объем рынка документооборота оценить в настоящее время достаточно сложно, но очевидно, что в ближайшее время с потребностью в автоматизации документооборота столкнутся практически все более или менее крупные предприятия и госучреждения, задумывающиеся над повышением эффективности. В последнее время наблюдается очевидный всплеск интереса к данной тематике, причем в отличие от ситуации трех-четырех летней давности интерес в основном вызывает не автоматизация канцелярии и архива документов, а именно автоматизация процессов документооборота и других смежных задач, таких как автоматизация систем управления менеджментом качества. При этом рост спроса в регионах явно опережает рост спроса в Москве и Петербурге. В последнее время очень большую активность проявляют крупные региональные производственные предприятия.
1 Анализ проблемы
1.1 Необходимость автоматизации
В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.
Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. Стоит учесть, что это возможно только при постоянном обновлении данных, внесении необходимых изменений в структуру.
С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.
Комплексная автоматизация работы предприятия рассчитана на выполнение важнейших задач. Система может быть полезной для организаций любого масштаба. Автоматизированная система позволяет организовать производственный процесс, своевременно корректируя необходимые данные.
1.2 Автоматизация производства
1.2.1 Структура и задачи системы
Автоматизированная программа большого предприятия должна содержать 3 основные функциональные компоненты:
• Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. Этот процесс считается основным и, обычно, внедрение программного продукта начинается с него. Подсистема может быть представлена как отдельными функциональными задачами (бухгалтерия, склад, управление персоналом), так и комплексной интегрированной ERP-системой.
• Подсистема управления взаимодействиями. Данная разработка представляет собой модули, организующие взаимодействие предприятия с внешним миром, а также включает задачи обмена информацией с контрагентами и покупателями.
• Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины.
Задачи, которые могут быть реализованы с помощью подсистемы управления административными процессами:
2 Решения для автоматизации
2.1 Программные решения
В настоящее время существует и развивается несколько систем документооборота. В их числе DocsVision, SMBusines, Канцлер и пр.
2.1.1 СЭД «DocsVision»
DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Функции и возможности программы DocsVision:
• Серверные компоненты платформы позволяют создавать структуры для хранения данных, доступ к ним, получение, удаление, добавление информации конечным пользователем.
• Позволяет обеспечить целостность данных.
• Клиентские компоненты предоставляют возможность создания понятного и логичного пользовательского интерфейса. Пользователь будет иметь возможность работать со всеми доступными ему данными, редактировать их.
• Управление процессами обработки документов. Система позволяет организовать ввод и хранение документов, обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации, согласование документов.
• Создание электронного архива документов. Система Docsvision обеспечивает всем необходимым для создания и управления важнейшим информационным ресурсом — хранилищем электронных документов предприятия. Регистрация документов любыми способами — ручным вводом, сканированием с обычного или мощного потокового сканера.
Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:
• Автоматизация канцелярии и делопроизводства
• Автоматизация согласования и утверждения документов
• Системы автоматизированного контроля исполнения
• Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
• Система управления конструкторской и проектной документацией
• Автоматизация системы управления качеством
• Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)
Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают:
• Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений. Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных. Существенно упрощается аудит работы системы и изменение конфигурации приложений.
• Единые механизмы хранения и представления информации. В приложениях автоматизации управления данные могут быть представлены в различной форме: в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.
Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не
Заключение
Тема автоматизации процессов на предприятии становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. Данный этап очень важен для того, чтобы компания могла успешно конкурировать в современных условиях на любом рынке.
Необходимость успешного функционирования в условиях жесткой конкурентной среды диктует свои требования к эффективности бизнес-процессов предприятия. Текущие бизнес-процессы на предприятии обладают средним уровнем эффективности и требуют глубокого анализа и переработки. Основная проблема состоим в том, что все коммуникации между руководством и подчиненными, а также контроль исполнения различных задач осуществляется напрямую, и существенным образом не фиксируются в информационной системе предприятия. Решение задачи повышения эффективности неразрывно связано с обеспечением информационной поддержки процессов, поэтому сегодня практически ни у кого не вызывает сомнений необходимость построения корпоративной информационной системы предприятия. Большинство людей, принимающих решения в этой области, разделяют мнение, что вопросы построения информационной системы следует решать в контексте задач совершенствования бизнес-процессов. Существует и ясное понимание того, что максимально эффективной будет система, обеспечивающая непрерывное информационное сопровождение производственного цикла – от разработки нового изделия до выпуска готовой продукции.
Таким образом, было выявлено, что предприятия столкнулись с проблемой улучшения управляемости производством: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.
