Правила составления и оформления электронных документов Реферат

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 - 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38 - 95).

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

В последнее десятилетие в Республике Беларусь началась активная разработка психолого-педагогических подходов к целенаправленному, поэтапному внедрению компьютерных технологий в качестве новых эффективных мер по улучшению процесса обучения детей с особыми образовательными потребностями. Это направление нашло отражение в нормативных документах: Государственной программе развития специального образования на 2012–2016 годы [4], инструктивно-методическом письме «Об использовании информационных коммуникационных технологий в образовательном процессе с детьми с особенностями психофизического развития» в 2012/2013 учебном году [3], рекомендациях Республиканского совещания «Использование информационных коммуникационных технологий при реализации образовательных программ специального образования» от 14.09.2012 [5].

В настоящее время, с целью накопления, обобщения, адаптации и распространения опыта использования ИКТ в подготовке педагогических кадров, проведения научных исследований, разработки научно-методической базы применения ИКТ в образовании и социальной адаптации лиц с особенностями психофизического развития в стране действует учебная лаборатория «Образование без границ» [6, с. 8].

ИКТ и электронные средства обучения в специальном образовании предполагают использование не только компьютеров, но и всего многообразия современных технических средств обучения, например устройств обработки информации, периферийного компьютерного оборудования, средств связи, средств мультимедиа, а также специальных аппаратных средств для пользователей с особенностями психофизического развития[3]. Приоритет отдается специализированным информационным технологиям обучения, учитывающим общие закономерности и специфические особенности развития детей, логику построения специального обучения и базовые принципы специальной дидактики.

Электронные документы жестко не привязаны к одному определенному носителю информации. Ведь они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от того, какие способы используются для записи и считывания информации различают магнитные, оптические и другие виды документов.

Электронный документ – это очень большая обширная и актуальная тема, ведь в наше время уже практически ни одна организация не обходится без компьютерного обеспечения.

Основное преимущество электронного документооборота – это в первую очередь повышение оперативности работы с разными документами и принятие решений. Так же немаловажен и экономический фактор - внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.

Подводя общие итоги, можно смело сказать, что электронный документ – это информация которая зафиксированная на электронном носителе, она может записываться, сохранятся и передаваться в приемлемой для человека форме с помощью разных технологий, которые поддерживают ЭВМ, и которые также содержат реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При все этом под электронным носителем стоит понимать материальный носитель, который предназначен не только для записи, но и для хранения информации при помощи электронной вычислительной техники.

По сути хранения и защита электронных документов является очень серьезным вопросом для любой компании. Для того чтобы надежно сохранить электронные документы, необходимо приложить не мало материальных и умственных усилий.