1. Охарактеризуйте порядок учета, хранения, использования и передачи в архив личного дела
2. Составьте проект приказа о приеме на работу с полной материальной ответственностью
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Охарактеризуйте порядок учета, хранения, использования и передачи в архив личного дела
Обложка личных дел
Документы личного дела помещаются в отдельную папку. На обложке дела указываются: название компании (полное и сокращённое); фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже; индекс дела согласно журналу учёта личных дел; срок хранения (75 лет ЭПК) и количество листов в деле.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключаем в скобки, а новую записываем над ней.
Учёт и хранение личных дел
Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел. Лучше размещать их на полках в алфавитном порядке. Можно по номерам.
Для учёта и обеспечения сохранности личных дел ведётся журнал (книга) учёта личных дел.
При увольнении работника, который отвечает за личные дела, их нужно передать «новенькому» по акту приёма-передачи.
Личные дела можно выдавать во временное пользование работникам компании или сторонним организациям только с разрешения руководителя. Запрещается что-либо исправлять в них, извлекать документы либо включать новые.
Для контроля за возвратом выданных личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое дело. Контрольную карточку помещают на место выданного дела.
Руководитель компании приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт. Акт утверждает руководитель организации [1].
Передача личных дел в архив
Личные дела уволенных работников передают в архив организации по описи. Они вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. В опись дел по личному составу вместе с личными делами включаются приказы по личному составу, личные карточки и лицевые счета по заработной плате. Можно составлять отдельную опись личных дел.
При передаче личных дел в архив компании их следует оформлять в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2) [2].
2. Составьте проект приказа о приеме на работу с полной материальной ответственностью
Проект приказа о приеме на работу с полной материальной ответственностью
Открытое акционерное общество «Молния» (ОАО «Молния»)
ПРИКАЗ
25.02.2021 № 26
г. Минск
О заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности
В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих ОАО «Молния»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить договор о полной индивидуальной материальной ответственности согласно приложению 1 к настоящему приказу.
2. Утвердить Положение о материальной ответственности сотрудников ОАО «Молния» и ввести его в действие с 1 апреля 2021 г.
3. В срок до 28 марта 2021 г. провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей.
4. ПЕТРОВОЙ Ольге Романовне, заместителю директора по производству, в срок до 25 марта 2021 г. ознакомить материально ответственных лиц с действующим законодательством Республики Беларусь о материальной ответственности, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами приема, учета, хранения, отпуска, перевозки товарно-материальных ценностей.
