Технология и автоматизация делопроизводства Вопросы

В рамках Полоцкого княжества (Х-ХШ вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале Х в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов (обязательных элементов документа) договора использовались печати. Состав документов этого периода разнообразен: уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В ХП в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.

Эволюция понятия «документ»

Долгое время понятия «информация» и «документ» были если не синонимичными, то очень близкими и взаимосвязанными. Информация по большей части создавалась и передавалась посредством ее документирования, т.е. создания документа. Документ представлял собой некий материальный носитель (чаще всего — лист бумаги), а то, что на нем записано, воспринималось как информация (содержание документа). 

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы (далее - документы), которые подразделяются на три группы: организационные - положения, уставы, инструкции, правила и др.; распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.; справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, письма, и др. 

Основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон об архивном деле и делопроизводстве. Данным законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Общие принципы ведения делопроизводства, общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определяются Инструкцией по делопроизводству.

Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства нашла прямое отражение в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях 

за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений, - штраф от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37);

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.

Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа.

Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа.

 

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников; 

Заполняемые реквизиты бланка

Код организации (3). Для министерств и других органов управления проставляют от ОКРБ 004-2001 – «Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления». Длина кода составляет пять цифровых десятичных знаков, Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляются по ОКРБ 018-2003 – «Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Длина кода равна девяти цифровым десятичным знакам, 

Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа, внутреннее – визой.

Служебные отметки на документах

Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

Фамилию, инициалы исполнителя;

Предписание действий;

Порядок и сроки исполнения;

Подпись руководителя;

Дату наложения резолюции.

Текст (21). Текст – основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 – через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал 

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе. Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. 

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста

Написание наименований и обозначений единиц должно соответствовать следующим правилам.

1. Наименования единиц, включая специальные наименования в честь известных ученых, пишут со строчной буквы. Например, один ампер (1 А).

2. При склонении наименований производных единиц, состоящих из произведения единиц, 

Устав- правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. 

В разделе «Общие положения»указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

1. Решения. 2. Распоряжения.3. Приказы.

Приказы – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, иных республиканских органов государственного управления, местных администраций, организаций, действующих на основе единоначалия.

Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Виды приказов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате¬риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Совокупность документов,в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные дела;

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего –на руководителей и ведущих специалистов(при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Служебное (деловое) письмо- обобщенное название различных по

содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 илиA5

в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, почтовые

реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на

Обязательным условием осуществления расчетно-денежных операций является их документирование.

Документы служат основанием для совершения расчетно-денежных операций и средством их учета и контроля. В условиях механизации и автоматизации учета документы должны быть приспособлены для обработки на ЭВМ. Это достигается путем стандартизации и унификации документов. 

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах их составления.

Современный стиль оформления предполагает размещения реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение).

Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

имени и фамилии получателя;

наименования компании;

номера дома, улицы;

Документооборот – это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки.

Главным направлением упорядочения документирования,сокращения числа документов является создание унифицированнных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. 

Регистрация, контроль и сроки  исполнения документов..

Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение; разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль за исполнением; исполнение документов; подшивку документов в дела.

Номенклатура дел является указателем индексации документов и дел. В номенклатуре дел указывают сроки их хранения, с ее помощью проводится первый этап экспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения.

Номенклатура дел используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и как учетный документ при сдаче дел в архив учреждения (организации, предприятия).

систематически проводится экспертиза ценности документов- определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью от¬бора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Для долговременного хранения создается архив учреждения(организации, предприятия).Архив подчиняется непосредственно руководителю или его заместителю.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение завершенных дел;

информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документальной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.

Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе. 

Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.

Электронное дело – документ или совокупность документов в электронном виде, объединенных по определенному признаку.

Эталонный экземпляр документа в электронном виде – оригинал документа в электронном виде, который служит только для создания или восстановления рабочего экземпляра документа в электронном виде и не выдается пользователям. 

Каждый документ (и электронный в том числе) имеет свой жизненный цикл. Жизненный цикл — это этапы, которые проходит документ от его создания до передачи на хранение (документы постоянного срока хранения) или уничтожения после истечения срока хранения (документы временного срока хранения).

Удостоверение осуществляется нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия, государственным органом в пределах его компетенции, организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими лицензию на осуществление деятельности по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи (далее — уполномоченные лица).

Особенностям работы с документами в электронном виде посвящена глава 18 (последняя) Инструкции по делопроизводству

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:

Portable Document Format / A (PDF/A);

Office Open XML (DOCX);

OpenDocument Format (ODT).

Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются:

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то

Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время автоматическими устройствами являются средства вычислительной техники (компьютерной техники) и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Эти средства можно разделить на две большие группы: вспомогательные и основные.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ)- программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура

Подбор АС ДОУ включает несколько этапов.

Первый этап — это этап обследования и постановки задачи. На нем стоит определиться, работу, с какими документами необходимо оптимизировать, какие бизнес-процессы будут затронуты и деятельность каких отделов предполагается автоматизировать. Совершенно очевидно, что если на предприятии не налажен бумажный документооборот, то сразу браться за электронный не имеет смысла: автоматизация хаоса даст лишь автоматизированный хаос

концепция ERP (Enterprise Resource Planning - Планирование ресурсов предприятия), называемая иногда также планированием ресурсов в масштабе предприятия (Enterprise-wide Resource Planning). В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных (repository), содержащего всю деловую информацию

Существует два вида толкования понятия (офиса):

1.Офис – это учреждение, на входе и выходе, которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, а бумаги:

- письма или заключения, фиксирующие решения, принятые должностным лицом или организацией;

- договоры с некоторыми юридическими или физическими лицами (контракты, соглашения);