1. Дайте определение понятий: письмо, служебная записка. Опишите особенности оформления этих документов. Оформите макет служебной записки.
2. Опишите требования, предъявляемые к оформления реквизитов: «отметка о наличии приложения», «отметка об исполнении документа», «направлении документа в дело», «отметка о поступлении документа».
3. Составьте распоряжение о командировании ведущего специалиста ОАО «Маяк» Никифорова Н.С.. в г. Санкт-Петербург.
1. Дайте определение понятий: письмо, служебная записка. Опишите особенности оформления этих документов. Оформите макет служебной записки.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
Письма, как правило, должны составляться, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания и др.).
Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого бланке формата А4. Если текст не превышает семи строк, возможно использование формата А5.
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
Датой письма является дата его подписания.
Согласно инструкции по делопроизводству понятие «служебная записка» в
2. Опишите требования, предъявляемые к оформления реквизитов: «отметка о наличии приложения», «отметка об исполнении документа», «направлении документа в дело», «отметка о поступлении документа».
ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 6 л. в 2 экз.
3. Составьте распоряжение о командировании ведущего специалиста ОАО «Маяк» Никифорова Н.С. в г.Санкт-Петербург.
Основание: докладная записка начальника отдела сбыта Петрова А.П.; задание на служебную командировку.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
Открытое акционерное
общество «Маяк»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.03.2017 № 11-к
г.Минск
О командировании Ивановой И.П.
Для обеспечения своевременной поставки продукции
КОМАНДИРОВАТЬ:
ФИО, ведущего специалиста
1. Альбом форм организационо-распоярдительных документов / Авт.-разраб. Э. Н. Давыдова, П. А. Левчик, А. Е. Рыбаков, А. С. Терехов. – 4-е изд. переаб. – Мн.: БелНИИДАД, 2006 – 144 с.
2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: по состоянию на 14 окт. 2016 г. – Минск : Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь, 2016. – 128 с.
3. Пешкова Г. Д. Практическое пособие по делопроизводству : от азов до нюансов / Г. Д. Пешкова. – Минск : Регистр, 2013. – 160 с.
4. Рыбаков, А. Документальное оформление служебных командировок / А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. – 2009. - № 1. – С.34 – 42.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм / Рук. авт. коллект. Н. А. Камполе и др. – Минск: Бел НИИДАД, 2007. – 116 с.
