Порядок формирования и оформления дел. Правила оформление элементов текста Контрольная

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

В дела формируются все документы, созданные в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводят, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января). Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения [1, c. 27].

Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются.

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, полному оформлению – дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

Оформление дел следует производить в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2010 г., должны быть оформлены в течение 2011 г.

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), и разд. 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов).