Технологическая практика Отчет

Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений в современном обществе, приводит к тому, что приходится создавать, получать, обрабатывать и хранить документы в намного большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. В организациях, где работа с документами ведется таким способом, документы теряются, информация, содержащаяся в документах, попадают в «чужие руки»; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа на согласование, утверждение документов и их рассылку и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов посредством электронных технологий применительно к современному делопроизводству рассматриваются как единая проблема или задача, не теряющая актуальности в настоящее время.

Возможности расширения функциональности играют важнейшую роль при выборе системы автоматизации документооборота. При внедрении продукта на конкретном предприятии не всегда оказывается достаточно стандартных средств, предоставляемых платформой.

Местом прохождения преддипломной практики с по года являлся ОАО «Астотрейдинг».

ОАО "Астотрейдинг" - динамично развивающееся предприятие, основными направлениями которого является продажа, аренда и сервис импортного промышленного оборудования.

ОАО "Астотрейдинг" - Группа компаний «А-100» — это динамично развивающаяся, современная многопрофильная компания, основными направлениями деятельности которой являются:

• Строительство и девелопмент «А-100 Девелопмент».

• Реализация нефтепродуктов и сопутсвующих сервисов Cеть заправок «А-100».

• Вертолетный клуб «AVIA-100».

Группа компаний А-100 Девелопмент – один из ведущих застройщиков Минского региона. Начав свою историю со строительства АЗС, более 10 лет мы оставались верны своим принципам — получать требуемое качество, укладываясь в сроки и бюджет.

В портфеле А-100 Девелопмент десятки коммерчески перспективных участков и более 40 востребованных объектов коммерческой и жилой недвижимости. Среди них торговые центры, офисы, жилые кварталы, автоцентры, логистические и складские комплексы. Из года в год команда А-100 Девелопмент подтверждает свою репутацию лидера в сфере предоставления девелоперских услуг.

ГК «А-100 АЗС» — крупнейшая частная сеть АЗС с белорусским капиталом. Основным видом деятельности является реализация топлива, товаров и услуг через сеть автозаправочных станций «А-100», насчитывающую 35 АЗС.

Ключевыми приоритетами для «А-100 АЗС» является высокое качество обслуживания, развитие новых сервисов и услуг, внедрение инновационных решений. Мы строим свой бизнес вокруг нашего клиента и его потребностей.

Сеть АЗС «А-100» открыта к сотрудничеству с корпоративными клиентами. Мы анализируем потребности организаций и стремимся предложить привлекательные условия работы и оптимальную систему безналичных расчетов.

За время работы предприятием были налажены крепкие партнерские отношения с рядом крупных предприятий Республики Беларусь.

Штат сотрудников составляет примерно 600 человек.

Организационная структура предприятия является линейно-функциональной с функциональными и преимущественными линейными связями, что характерно для государственных структур. Основу линейно-функциональных структур составляет принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации, по которым на каждом уровне управления формируются функциональные службы.

При анализе данной организации особое внимание стоит уделить общему состоянию организации документооборота и делопроизводства.

Основную переписку предприятие осуществляет с юридическими и физическими лицами.

Основные точки входа внешних документов:

• е-mail

• нарочно

• почта

• факс

Работа осуществляется с такими типами документов, как: договор, докладная записка, задание, заявление, извещение, инструкция, информационно-аналитические материалы, методические рекомендации, отчет, письмо, план и так далее.

Регистрация документов осуществляется в соответствующих бумажных журналах.

Следовательно, существующий документооборот на предприятии характеризуется большими трудозатратами на подготовку и поиск необходимых документов, большими временными и финансовыми затратами на обслуживание процесса документооборота. Внедрение системы электронного документооборота позволит автоматизировать делопроизводственные процессы, даст возможность оптимизировать выполняемые работы, а также обеспечит контроль исполнительской дисциплины.

2.2 Анализ бизнес-процессов предприятия

Деятельность любого предприятия представляет собой систему взаимосвязанных бизнес-процессов, которые являются движущей силой стратегии предприятия. Имея модель работы предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, появляется возможность его совершенствования. Анализ предприятия как модели - это удобный способ ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

Для бизнес-процесса «организация документопотока», владельцем будет

На основе проанализированных бизнес-процессов в разделе 2.2 можно утверждать, что для устранения недостатков в организации бизнес-процессов на предприятии требуется решить следующий перечень задач:

• создать единое информационное пространство для работы над документами всеми сотрудниками организации;

• повысить качество подготовки документов;

• минимизировать переписку в бумажном виде между структурными подразделениями;

• обеспечить ускорение обработки документов в организации;

• оснастить возможностью интеграции с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь;

• обеспечить надежную защиту конфиденциальных документов от несанкционированного доступа;

• укрепить контроль исполнительской дисциплины.

Таким образом, в ОАО будет внедрена система электронного документооборота «SMBusiness», которая и будет решать задачи по автоматизации делопроизводства, созданию единого архива документов в организации. Данное решение будет установлено специалистами Республиканского унитарного предприятия «Национальный центр электронных услуг», сопровождающие полный цикл внедрения СЭД, на основании договора об оказании электронных услуг, заключенного между ОАО «СофтМикс» и ОАО «Астотрейдинг».

Система электронного документооборота SMBusiness, собственная разработка компании «СофтМикс», обеспечивает поддержку полного жизненного цикла управления документами в организации, при этом система способна поддерживать и бумажный документооборот. Решение является коробочной версией, и за счет гибкости SMBusiness подстраивается под правила и нормы любой организации. Система опирается на законодательство Республики Беларусь в сфере делопроизводства, при этом ее можно подстроить и под законодательство другой страны. Постоянное совершенствование

1.1 Наименование системы – Система электронного документооборота «SMBusiness».

1.2 Условное обозначение – СЭД.

1.3 Организация-исполнитель – Общество с ограниченной ответственностью «СофтМикс».

Соисполнители – ОАО «СОФТМИКС».

1.4 Плановые сроки начала и окончания работы с 15 марта 2016 г. по 15 мая 2016 г.

1.5 Финансирование работ по внедрению проекта осуществляется за счет собственных средств организации.

1.6 Приемка и ввод в постоянную эксплуатацию СЭД осуществляется по результатам предварительных испытаний, проведения опытной эксплуатации, приемочных испытаний и завершается подписанием акта о вводе СЭД в постоянную эксплуатацию.

1.7 Работа по внедрению системы выполняется в соответствии со стадиями создания автоматизированных систем, установленными ГОСТ 34.601-90.

1.8 Приёмка и оценка представленных результатов работы производится в соответствии с настоящим техническим заданием. При наличии замечаний к результату выполнения работ, к акту приемки – сдачи научно-технической продукции составляется протокол с перечнем замечаний и указанием сроков их устранения.

Назначение СЭД является автоматизация документно-ориентированных процессов в ОАО «Астотрейдинг», обеспечение сопровождения и управления смешанным (бумажным и электронным) документооборотом в рамках всей организационной структуры, снижение трудоемкости операций по обработке документов, повышение оперативности информационно-поисковой работы с документами и исполнительской дисциплины.

Конечной целью создания и внедрения системы является создание единого корпоративного информационного пространства, основанного на унифицированной системно-технической среде поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей

Следует отметить, что внедрение системы — это не просто инсталляция ПО, а комплекс мероприятий по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия, доработки внедряемых программных средств, обучению сотрудников предприятия работе с системой. Поэтому очень важно оценить материальные и нематериальные преимущества, которые дают информационные технологии и установить прямую связь между инвестициями в ИТ и результатами работы организации.

Система электронного документооборота «SMBusiness» обеспечивает автоматизацию документно-ориентированных бизнес-процессов на предприятии. Объектами управления СЭД является движение и обработка документов в соответствии с принятыми в организации правилами и методами, осуществляемый во всей организационной структуре. Данное решение ускоряет работы с документами в организации в несколько раз, по сравнению с бумажным документооборотом. При этом качество работы становится выше, работники освобождаются от излишней неэффективной работы. SMBusiness имеет эргономичный и ориентированный на пользователей интерфейс, что позволяет сократить время на освоение системы и ускорить переход на полноценное управление электронными документооборотом. Вся работа пользователя происходит в одном окне, что обеспечивает более быстрое выполнение своих операций.

Системы электронного документооборота находят все более широкое применение именно потому, что основной эффект от их использования измеряется не только прямой экономией ресурсов, но и повышением качества всей работы организации. Для коммерческих предприятий это фактор выживания, для государственных структур — возможность более эффективно решать масштабные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.