Технологическая практика Отчет

Республиканское унитарное предприятие электросвязи «Белтелеком» (до 1.08.2004 г. – Республиканское государственное объединение) создано 3 июля 1995 года.

С момента создания Объединения в 1995 году в состав объединения вошли 4 предприятия электрической связи Минска: Минская городская телефонная сеть (МГТС), Минская телефонно-телеграфная станция (МТТС), Республиканская междугородная телефонная станция, государственное предприятие «Междугородная связь».

После реорганизации Областных производственно-технических управлений связи и разделения по подотраслям почтовой и электросвязи были созданы и с апреля вошли в Объединение 6 областных предприятий электросвязи – облтелекомов.

В течение двух лет деятельности Объединения велась постоянная работа по формированию наиболее оптимального состава и структуры Объединения для обеспечения наиболее эффективного функционирования подотрасли. В целях централизации финансовых средств от наиболее рентабельной сферы оказания услуг электросвязи в октябре 1996 года Республиканская междугородная станция вошла в состав головного предприятия объединения в качестве его структурного подразделения – международного центра коммутации. В январе 1997 года в состав объединения был включен Республиканский информационно вычислительный центр, а в июле того же года он также вошел в состав головного предприятия как информационно-расчетный центр.

Таким образом, в настоящее время в состав Унитарного предприятия входят следующие филиалы:

– филиал «Минская городская телефонная сеть» (МГТС);

– филиал «Междугородная связь» (ГП «Междугородная связь»);

– филиал «Минская телефонно-телеграфная станция» (МГТС);

– Брестский филиал;

– Витебский филиал;

– Гомельский филиал;

– Гродненский филиал;

– Минский филиал;

– Могилевский филиал;

– подсобное сельское хозяйство.

В состав УП входит головное подразделение, включающее:

– аппарат управления;

– производство «Международный центр коммутации»;

– производство «Информационно-расчетный центр»;

При анализе данной организации особое внимание стоит уделить общему состоянию организации документооборота и делопроизводства.

Основную переписку предприятие осуществляет с государственными органами и Министерствами Республики Беларусь, облисполкомами, подчиненными организациями и иными государственными и коммерческими предприятиями, а также с юридическими и физическими лицами.

Основные точки входа внешних документов:

• Атлас

• е-mail

• нарочно

• почта

• факс

Работа осуществляется с такими типами документов, как: график, директива, договор, докладная записка, должностная инструкция , задание, заявление, извещение, инструкция, информационно-аналитические материалы, методические рекомендации, отчет, письмо, план и так далее.

Регистрация документов осуществляется в соответствующих журналах.

Вся входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы, приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу, постановления Министерства, обращение граждан и юридических лиц регистрируются в секторе делопроизводства и контроля исполнения; командировочные удостоверения – в отделе кадров.

Регистрация корреспонденции осуществляется с применением автоматизированной системы ведения делопроизводства «Делопроизводство» без привязки файлов документов.

Контроль исполнения документов и поручений предусматривает обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений, поставленных на контроль Президентом Республики Беларусь, Администрацией Президента Республики Беларусь, Министерством по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь , руководством, его заместителями.

Целью контроля исполнения документов и поручений является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений,

На основе проанализированных бизнес-процессов в разделе 2.2 можно утверждать, что для устранения недостатков в организации бизнес-процессов на предприятии требуется решить следующий перечень задач:

• создать единое информационное пространство для работы над документами всеми сотрудниками организации;

• повысить качество подготовки документов;

• минимизировать переписку в бумажном виде между структурными подразделениями;

• обеспечить ускорение обработки документов в организации;

• оснастить возможностью интеграции с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь;

• обеспечить надежную защиту конфиденциальных документов от несанкционированного доступа;

• укрепить контроль исполнительской дисциплины.

Таким образом, в РУП будет внедрена система электронного документооборота «SMBusiness», которая и будет решать задачи по автоматизации делопроизводства, созданию единого архива документов в организации. Данное решение будет установлено специалистами Республиканского унитарного предприятия «Национальный центр электронных услуг», сопровождающие полный цикл внедрения СЭД, на основании договора об оказании электронных услуг, заключенного между РУП «НЦЭУ» и РУП «Белтелеком».

Система электронного документооборота SMBusiness, собственная разработка компании «СофтМикс», обеспечивает поддержку полного жизненного цикла управления документами в организации, при этом система способна поддерживать и бумажный документооборот. Решение является коробочной версией, и за счет гибкости SMBusiness подстраивается под правила и нормы любой организации. Система опирается на законодательство Республики Беларусь в сфере делопроизводства, при этом ее можно подстроить и под законодательство другой страны. Постоянное совершенствование

1.1 Наименование системы – Система электронного документооборота «SMBusiness».

1.2 Условное обозначение – СЭД.

1.3 Организация-исполнитель – Общество с ограниченной ответственностью «СофтМикс».

Соисполнители – Республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг».

1.4 Плановые сроки начала и окончания работы с 15 марта 2016 г. по 15 мая 2016 г.

1.5 Финансирование работ по внедрению проекта осуществляется за счет собственных средств организации.

1.6 Приемка и ввод в постоянную эксплуатацию СЭД осуществляется по результатам предварительных испытаний, проведения опытной эксплуатации, приемочных испытаний и завершается подписанием акта о вводе СЭД в постоянную эксплуатацию.

1.7 Работа по внедрению системы выполняется в соответствии со стадиями создания автоматизированных систем, установленными ГОСТ 34.601-90.

1.8 Приёмка и оценка представленных результатов работы производится в соответствии с настоящим техническим заданием. При наличии замечаний к результату выполнения работ, к акту приемки – сдачи научно-технической продукции составляется протокол с перечнем замечаний и указанием сроков их устранения.

Назначение СЭД является автоматизация документно-ориентированных процессов в РУП «Белтелеком», обеспечение сопровождения и управления смешанным (бумажным и электронным) документооборотом в рамках всей организационной структуры, снижение трудоемкости операций по обработке документов, повышение оперативности информационно-поисковой работы с документами и исполнительской дисциплины.

Конечной целью создания и внедрения системы является создание единого корпоративного информационного пространства, основанного на

Следует отметить, что внедрение системы — это не просто инсталляция ПО, а комплекс мероприятий по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия, доработки внедряемых программных средств, обучению сотрудников предприятия работе с системой. Поэтому очень важно оценить материальные и нематериальные преимущества, которые дают информационные технологии и установить прямую связь между инвестициями в ИТ и результатами работы организации.

Система электронного документооборота «SMBusiness» обеспечивает автоматизацию документно-ориентированных бизнес-процессов на предприятии. Объектами управления СЭД является движение и обработка документов в соответствии с принятыми в организации правилами и методами, осуществляемый во всей организационной структуре. Данное решение ускоряет работы с документами в организации в несколько раз, по сравнению с бумажным документооборотом. При этом качество работы становится выше, работники освобождаются от излишней неэффективной работы. SMBusiness имеет эргономичный и ориентированный на пользователей интерфейс, что позволяет сократить время на освоение системы и ускорить переход на полноценное управление электронными документооборотом. Вся работа пользователя происходит в одном окне, что обеспечивает более быстрое выполнение своих операций.

Системы электронного документооборота находят все более широкое применение именно потому, что основной эффект от их использования измеряется не только прямой экономией ресурсов, но и повышением качества всей работы организации. Для коммерческих предприятий это фактор выживания, для государственных структур — возможность более эффективно решать масштабные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.