Контрольная

Этап 1. Определение границ исследуемого объекта Определение границ исследуемого объекта позволяет четко ограничить перечень процессов, которые необходимо обследовать. Например, если речь идет об обследовании деятельности службы ДОУ, то исследуются такие процессы, как регистрация, рассылка документов, контроль исполнения. Если речь идет об обследовании документационного обеспечения управления в целом, то тогда затрагиваются еще процессы, связанные с движением документов, а значит нужно опросить практически все подразделения на предмет их участия в документообороте организации. 

Этап 2. Сбор и анализ документов, регламентирующих деятельность в области ДОУ

Этап 3. Интервьюирование и анкетирование сотрудников, обеспечивающих и участвующих в процессах ДОУ

Анкета для обследования (основная форма) Дата заполнения _15.04.2014___________________ ФИО __Серов Сергей Павлович_________________ Должность  ___Начальник службы ДОУ__________________________________________ Подразделение __Служба документационного обеспечения управления_______________ Телефон: _8 (495) 716-99-00___  e-mail: __ssp@forma.ru____________  Комн. ___102____ ФИО и должность руководителя Бокова Анна Васильевна, начальник Управления делами_______________________________________________________________________

 Функции (процессы, операции), выполняемые в соответствии с должностными обязанностями 

Прямые и непрямые затраты в рамках деятельности организации доступны и известны, что обеспечивает высокую точность расчета до момента запуска проекта по внедрению СЭД. В отличие от них, доходную часть проекта рассчитать намного сложнее, но представляется возможным.

Условно все выгоды, связанные с внедрением СЭД в организации, можно объединить в следующие группы: 

1) выгоды, связанные со снижением различных затрат;

2) выгоды, связанные с сокращением рисков;

3) выгоды, связанные с ускорением информационных потоков, формированием быстрого доступа и поиска необходимой информации для работников.

Рассмотрим каждую из указанных групп.

Выгоды, связанные со снижением различных затрат, могут быть представлены сокращением расходов на работу с бумажными документами, а также уменьшением непроизводительных потерь рабочего времени сотрудников.

Первый фактор будет ощутимым только в крупных организациях, поскольку только тогда мы сможем отметить эффект от уменьшения количества потребляемой бумаги. В целом следует отметить, что данный фактор незначителен в совокупной доходной части проекта, так как это стереотип, что внедрение СЭД сократит потребность в бумаге.

Вторая составляющая указанных доходов связана с уменьшением непроизводительных потерь рабочего времени сотрудников, расчет которых может быть проведен с применением функционально-стоимостного анализа. Указанная методика позволит выявить операции, время выполнения которых может существенно сократиться или вообще устранить отдельные операции. В качестве примера можно указать, что внедрение СЭД позволяет сократить время на регистрацию, поиск, согласование документов, подготовку типовых отчетов, передачу документа на исполнение или ознакомление и прочее. Кроме того, необходимо отметить, что внедрение СЭД также способствует формированию новых операций, которых до реализации проекта не было (например, управление и поддержка системы, сканирование документов и прочее).

Электронный документооборот по сути является «кровеносной системой» государственного или частного предприятия. Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в настоящее время является одним из наиболее динамичных направлений в отечественной ИТ-отрасли, что связано с активным строительством электронного правительства и воплощением масштабных программ информатизации госсектора.

Для проведения исследования использовалась информация из открытых источников (информационные сайты рассматриваемых программных продуктов и компаний-разработчиков в сети Интернет, демонстрационные версии СЭД).

Существующие системы автоматизации документооборота имеют различия как по предлагаемым функциям, так и в цене. Внедрение одних программ предполагает полную автоматизацию, других – автоматизацию отдельных операций над документами (или совокупность нескольких отдельных операций): контроль исполнения документов, электронный архив с функцией поиска документа по задаваемому пользователем критерию и т.д. Для того чтобы выбрать подходящую СЭД, необходимо знать функции и предназначение предлагаемых программ автоматизации документооборота.

К этим критериям относятся:

1) область применения системы;

2) функциональные характеристики системы (функции ДОУ);

3) эксплуатационные характеристики системы;

4) технология делопроизводства;

5) открытость и масштабируемость;

6) стоимость.

Для выбора наиболее оптимальной СЭД нами предлагается использовать описанный Б. Андерсеном и П.-Г. Петтерсеном метод тестирования критериев. Этот инструмент можно использовать для перенесения фокуса с критериев оценки на СЭД.

Развитие технологий повсюду сопровождает новые начинания и упрощение всех процессов человеческой жизни. Эти тенденции направлены на развитие многих сфер деятельности, в том числе в сфере офисного управления.

В настоящее время электронный рабочий процесс получил широкое распространение на белорусских и зарубежных предприятиях, который с каждым годом охватывает все больше компаний, стремящихся перейти с аналоговой системы управления документами (бумажная форма) на цифровую форму.

Документооборот - это процесс создания, получения и дальнейшей обработки наиболее важных для организации документов, включающий передачу, хранение, изменение документации.

Несмотря на широкое использование информационных и компьютерных технологий во всех сферах экономики, внутренний документооборот по-прежнему основан на использовании бумажных носителей. Отсюда сочетание традиционных, «бумажных» методов с более продвинутыми, электронными методами в российской бумажной работе. Системы электронного документооборота сопровождают только документооборот, снижая сложность рутинных операций по обработке документов, что ограничивает инновационную составляющую корпоративной обработки документов. На Западе документооборот и управление документами уже давно строятся исключительно на безбумажных принципах.

Международные организации по стандартизации систематически и последовательно работают над созданием единого общего стандарта. Стандарт ISO 16175 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к записям в электронной офисной среде» (ISO 16175 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде»).

Стандарт состоит из трех частей, которые составляют серию стандартов, посвященных одной теме, и рассматривают различные аспекты одной проблемы - проблемы определения функциональных требований к электронным документам и их электронной среде (для документов в электронной среде).

Стандарт может быть использован такими лицами, как:

- разработчики систем электронного документооборота: как рекомендации по разработке программного продукта и его совершенствованию;

- текущие клиенты системы: в качестве основы для проведения аудита использования системы;

- потенциальные клиенты: как основа для написания технических заданий;

- специализированные учебные заведения: как методический материал для написания учебных курсов по электронной офисной работе.

Важной вехой реформирования архивной системы Украины стало принятие Верховной Радой Украины в декабре 1993 г. Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях». Это событие положило начало украинского архивного законотворчества и ввело новую целостную категорию культуры и права – Национальный архивный фонд (НАФ). В декабре 2001 г. была утверждена новая редакция Закона о НАФ, которая более соответствовала реалиям времени. В частности, введение понятия об оперативном (динамическом) документе, архивном документе и документе НАФ, способствовало более полному отражению и различению фаз «жизни» документа. Углубление понимания понятия «Национальный архивный фонд» дало возможность рассматривать его как «составную часть отечественного и мирового культурного наследия и информационных ресурсов общества» (Раздел II, ст. 4), а документы НАФ – как «культурные ценности» (Раздел II, ст. 4). Через приоритетное назначение НАФ – «удовлетворение информационных потребностей общества и государства, реализация прав и законных интересов каждого человека» (Раздел II, ст. 4) был сделан акцент на расширении доступа к архивной информации.

В Беларуси организация архивной деятельности, передача и прием документов на хранение осуществляется в соответствии с Законом о архивному делу и делопроизводству в Республике Беларусь (от 25.11.2011 №323-З), Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» с изм. и доп., «Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь» от 20.09.1996 № 373, с изм. и доп., Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь №143 от 24.05.2012, Правилами работы в государственных архивах Республики Беларусь (Минск, 2006) с учетом изм. и доп., утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь №142 от 24.05.2012. и др. Архивное законодательство Беларуси (на 2010 год) полностью обеспечивает потребности архивной службы государства и не требует дальнейшего совершенствования.