1. Документирование деятельности коллегиальных органов.
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2019).
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
4. Использование современных технологий в документировании: обзор программных продуктов и аппаратных решений для распознавания речи и анализ возможностей использования таких продуктов в деятельности служб ДЗК, ИЗК.
5. Обзор законодательства по вопросам определения сроков хранения управленческих документов в зарубежной стране (можно брать любую страну, но они не должны повторяться).
Список источников
1. Документирование деятельности коллегиальных органов.
В первую очередь, важно отметить такой акт, как Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями [1].
Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.) [4].
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам [4].
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов.
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2019).
Архивное дело как отрасль государственной деятельности по созданию и комплектованию архивов, организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), охватывает научные, правовые, политические, практические вопросы.
В государственных архивах Республики Беларусь хранится основная часть документов НАФ, созданных в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности государства на всех этапах его развития.
Документы НАФ представляют собой достояние национальной и мировой культуры и освещают историю страны с XIV в. и до наших дней.
Наиболее древними из них являются подлинные пергаментные грамоты XIV – XVII вв., а также актовые книги судебных учреждений XV – XVIII вв. Среди этих документов – «Подтвердительный привилей князей Федора и Константина Корьятовичей пану Гринько на город Соколец. За верную службу» от 20 июня 1391 г., актовая книга Дрогичинского земского суда (1431-1444 гг.), универсал Богдана Хмельницкого от 7 мая 1656 г. купцам г. Слуцка на право свободно торговать на территории Украины и другие.
В архивах страны широко представлены документы по социальноэкономической истории Беларуси XVI – XIX вв., характеризующие феодально-крепостнические отношения, развитие капитализма.
Среди документов НАФ – источники по истории крестьянского восстания в Кричевском старостве в 1743-1744 гг. под руководством Василия Ващилы, Ивана Карпача и др., восстания 1794 г. во главе с Тадеушем Костюшко, восстаний 1830-1831 гг. и 1863-1864 гг., крестьянского и рабочего движения в XIX – начале XX вв.
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
Управление записями (англ. Records Management) — управление документами организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя формирование документов в делопроизводстве, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях — архивное хранение).
Раньше определение «управление записями» использовалось как обозначение управления теми записями, которые уже вышли из повседневного использования, но срок хранения которых еще не истек — «полу-актуальные», «неактивные», часто хранящиеся в подвале или вне предприятия. Более современное использование этого понятия включает в себя весь жизненный цикл записи — от точки создания до окончательного уничтожения.
Стандарт ISO 15489:2001 определяет управление записями как «область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, хранением, использованием и уничтожением записей, включая процесс сбора и ведения данных о деятельности и сделках предприятия в форме записи».
ISO определяет запись как «информацию, созданную, полученную и хранимую, в качестве свидетельства или информации, организацией или человеком в соответствии с юридическими обязательствами или ведением бизнеса».
Международный совет архивов (International Council on Archives (ICA)) определяет запись как «записанную информацию, подготовленную или полученную в процессе начинания, проведения и завершения корпоративной или индивидуальной деятельности, включающую содержание, контекст и структуру, достаточные для предоставления доказательств деятельности». Ключевое слово в определениях — свидетельство. Проще говоря, запись может быть определена как «свидетельство события».
4. Использование современных технологий в документировании: обзор программных продуктов и аппаратных решений для распознавания речи и анализ возможностей использования таких продуктов в деятельности служб ДЗК, ИЗК.
Распознавание речи чаще всего используется для выполнения голосовых команд. Однако сегодня существуют мощные приложения, способные не только распознавать и выполнять команды, но и распознавать речь в режиме диктовки.
Как правило, такие приложения либо снабжаются собственным редактором текста, либо способны работать с любыми редакторами текста и таблиц, например, такими, как Microsoft Word и Microsoft Excel.
Кроме того, система распознавания речи (увы, не способная работать с русским языком), входит в комплект современного офисного пакета Microsoft Office XP.
В качестве примера системы распознавания речи, способной работать как в режиме команд, так и в режиме диктовки текста, мы приведем программу DragonDictate. Она получила свое развитие в виде линейки программ Dragon NaturallySpeaking, информация о которых доступна в Интернете по адресу http://www.dragonsys.com.
После установки и настройки программы DragonDictate и Dragon NaturallySpeaking позволяют запускать при помощи голоса приложения Windows, управлять работой этих приложений в командном режиме, а также диктовать текст. К сожалению, программы DragonDictate и Dragon NaturallySpeaking не работают с русским языком, что сдерживает их применение.
5. Обзор законодательства по вопросам определения сроков хранения управленческих документов в зарубежной стране (можно брать любую страну, но они не должны повторяться).
Перечень сроков хранения бухгалтерских документов составлен для обеспечения сохранности Латвийского национального архивного фонда.
Перечень разработан на основании Закона от 26 марта 1991 года "Об архивах", Закона от 14 октября 1992 года "О бухгалтерском учете", "Указаний о документах бухгалтерского учета и их обороте" Министерства финансов от 19 июля 1993 года и "Инструкций по бухгалтерскому учету для государственных бюджетных учреждений" Государственного кассового департамента Министерства финансов за 1994 год. В перечень включена наиболее характерная типовая бухгалтерская документация, которая формируется в результате деятельности юридических лиц, финансируемых из бюджета государства или самоуправлений.
В соответствии с пунктом 3.2 раздела 3 "Указаний о документах бухгалтерского учета и их обороте" Министерства финансов руководитель предприятия (для индивидуального предприятия — собственник) избирает форму внутренних документов бухгалтерского учета (за исключением документов, которые регламентируются особо), число бухгалтерских регистров, приемы ведения и учета, в зависимости от структуры конкретного предприятия, характера хозяйственной деятельности, частоты (числа) хозяйственных сделок и объема обрабатываемой информации. Вышесказанное также объясняет, отчего перечень применим главным образом к юридическим лицам, финансируемым из бюджета.
Настоящий перечень используется при составлении типовой номенклатуры дел и индивидуальной номенклатуры дел. Так как настоящий перечень типовых документов не охватывает полностью все виды документов, каждое юридическое лицо, составляя номенклатуру дел, может дополнить настоящий перечень специфическими видами документов, которые возникают в бухгалтерском учете конкретного юридического лица.
