Делопроизводство и деловые отношения Контрольная

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов деятельности учреждения и территориального расположения ее структурных подразделений.

В практике работы с документами сложились несколько организационных форм делопроизводства (форм работы с документами):

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

Централизованная форма организации делопроизводства предусматривает, что в учреждении функционирует специализированная служба делопроизводства все операции по обработке документов (прием и отправка, регистрация и учет, контроль за исполнением документов, формирование дел, справочная работа по документам), а также их поиск и хранение, передача на архивное хранение возложены на указанную службу. При наличии службы делопроизводства сотрудникам других структурных подразделений учреждения ненужно отвлекаться на технические операции с документами, зато они имеют возможность творчески работать с ними, то есть рассматривать, изучать, анализировать, готовить на их основе новые. В таком случае в структурных подразделениях не предусмотрена должность секретаря, который выполняет делопроизводственные функции.

В структурных подразделениях хранятся только те документы, с которыми работают сотрудники, в т. ч. копии уже завершенных делопроизводством документов, которые могут пригодиться исполнителям в дальнейшем. При этом они могут выбирать любой удобный для себя способ хранения исполненных документов, поскольку вся документация хранится централизованно в службе делопроизводства.

С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является самой эффективной, поскольку обеспечивает полный цикл обработки документов в одном подразделении - службе делопроизводства. Это обеспечивает наиболее рациональное использование средств компьютерной и организационной техники, лишает структурные подразделения необходимости формировать и хранить дела, надежнее обеспечивает сохранность документов. Более квалифицированно проводится экспертиза ценности документов, значительно упрощается процесс передачи документов на хранение в архив учреждения, поскольку эту работу служба делопроизводства выполняет фактически без привлечения структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства применяется, как правило, в учреждениях с незначительным и средним объемом документооборота - до 40-60 тыс. документов в год. В учреждениях с большим объемом документооборота, имеющих сложную структуру или территориально разобщенные структурные подразделения, централизованная форма делопроизводства применяется редко, поскольку требует значительных средств и совершения определенных организационных мероприятий.