Введение
В процессе деятельности организации вступают в многочисленные взаимоотношения с другими предприятиями и лицами по поводу приобретения товарно–материальных ценностей, реализации продукции, начисления и выплаты заработной платы и т.д.
Денежные расчет осуществляются в виде безналичных платежей, или наличными деньгами, безналичные расчеты производятся при помощи платежных поручений, чековой книжки, векселе и др.
Наличные расчеты осуществляются через кассу организации. Банк, обслуживающий организацию, контролирует целевое использование денежной наличности, находящейся в кассе.
Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно–правовой формы, объемов реализации и прочих финансово–экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.
Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально–производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны про-изводиться через подотчетных (материально ответственных) лиц.
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно–хозяйственные и командировочные расходы, то есть деньги под отчет выдают на расходы по командировке, приобретение различных материалов, мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно – хозяйственные расходы.
Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. В комплексе мер по со-зданию системы бухгалтерского учета большое значение имеет формирование полной и достоверной учетной информации о расчетах по подотчетным суммам каждой организации, своевременности их осуществления.
Актуальность выбранной темы исследования – «Учет расчетов с подотчетными лицами» – обуславливается тем, что в настоящее время особый интерес у организаций вызывают вопросы учета расчетов с подотчетными лицами, правильность отнесения тех или иных в затраты производства, т.к. эти расходы включаются в себестоимость продукции и в конечном итоге влияют на финансовый результат деятельности организации. Также возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.
Цель исследования – изучение действующей методики учета расчетов с подотчетными лицами, а также разработка направлений ее совершенствования.
1 Расчеты с подотчетными лицами, как объект бухгалтерского учета
1.1 Понятие расчетов с подотчетными лицами, их значение в деятельности организации, задачи учета
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц и прочим расчетам. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета: операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Это говорит о высокой трудоемкости и актуальности проверки расчетов с подотчетными лицами.
Контроль за правильным ведением и оформлением учета расчетов с под-отчетными лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.
Для того, чтобы выстроить эффективную систему учета, необходимо разобраться с сущностью и значением исследуемых экономических категорий. Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений «подотчетное лицо» и «подотчетные средства».
По мнению Данилковой С.А., подотчетные лица — это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании [6, с. 156]. Пономаренко П.Г. под под-отчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов [3, с. 98].
Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс.
По мнению В.В. Ковалева [15, с. 376] командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Проанализируем понятие экономической категории «расчеты». Расчеты являются неотъемлемой частью жизни общества, возникнув на этапе развития цивилизации, который Я. В. Соколов назвал «расширенным порядком человеческого сотрудничества» [31, с. 89], характеризующемся общественным разделением труда, развитием процессов обмена и распределения, возникновением торговли и
2 Учет расчетов с подотчетными лицами
2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды
В процессе финансово–хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также раз-личных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно–хозяйственные, операционные и командировочные расходы.
Выдача наличных денег под отчет производится из кассы ОАО «Моготекс» в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107 (в редакции от 31 марта 2014 г. № 199) [11].
Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя ОАО «Моготекс» в начале года.
Порядок расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Моготекс» регламентирован учетной политикой (приложение Д), ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь. В учетной политике отражено, что при ведении бухгалтерского учета расчетов используется автоматизированная форма ведения учета на базе программного продукта «1С: Предприятие версия 7.7» с использованием типовых проводок, предусмотренных в нем.
Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется центральной бухгалтерией и созданными в структурных подразделениях, выделенных на отдельный баланс и имеющих счет в банке, бухгалтерскими службами, осуществляющими непосредственно в местах образования полный бухгалтерский учет данного структурного подразделения.
В состав ОАО «Моготекс» входят обособленные структурные подразделения, имеющие отдельный баланс и счет в банке:
1. Филиал ОАО «Моготекс» в г. Полоцке
2. Торговый Дом «Моготекс» ОАО «Моготекс»
3. Комбинат общественного питания ОАО «Моготекс»
4. Дом культуры текстильщиков ОАО «Моготекс»
На данные структурные подразделения возлагается ведение обособленно-го учета, определение финансовых результатов, исчисление сумм налогов и сборов, и исполнение налоговых обязательств, с последующим включением активов и пассивов в сводный баланс предприятия.
Ведение кассовых операций (в белорусских рублях и в валюте) в структурных подразделениях, в штатном расписании которых отсутствует должность кассира, и у которых отсутствует специально оборудованная касса, возлагается на
3 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами, развитие их учета
3.1 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский баланс (приложение Б) содержит следующие сведения. По статье «Краткосрочная дебиторская задолженность» (строка 250) показывается дебиторская задолженность, в том числе выданные авансы. По строке 638 «прочим кредиторам» показывается прочая кредиторская задолженность, учитываемая на счетах учета расчетов, не показанная по строкам 631 - 637, в том числе кредиторская задолженность перед работниками, учитываемая на счетах 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Примечание к бухгалтерской отчетности также содержат данные о расчетах с подотчетными лицами (приложение Г). Примечание к отчетности исследуемой организации содержит раздел «Информация о дебиторской задолженности», согласно которому, сумма дебиторской задолженности, погашение которой ожидается в течение 12 месяцев после отчетной даты, составляет на конец предыдущего года – 133 875 млн. руб. и на конец отчетного периода - 102 637 млн. руб. В том числе, расчеты с персоналом по прочим операциям составляют на конец предыдущего года – 2 194 млн. руб. и на конец отчетного периода - 4060 млн. руб.
Также в примечаниях к отчетности имеется раздел «Аналитические показатели деятельности организации», в котором приводится расшифровка бухгалтерского баланса.
Отчет об израсходованных суммах предоставляется подотчетными лицами не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Неиспользованные денежные средства также в эти сроки должны быть сданы в кассу.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.
Основными реквизитами авансового отчета (приложение И) являются:
– наименование организации (ОАО «Моготекс»);
– ФИО и должность работника (Севрук В.И., начальник УП);
– номер и дата составления авансового отчета (№ 0000001479 от 31.08.2016 г.);
– назначение аванса (командировочные расходы);
– сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером (14 руб.);
– и некоторые другие реквизиты.
На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:
– дата (31.08.2016 г.);
– порядковый номер документа (№ 0000001479);
– кому, за что и по какому документу уплачено (суточные за 1 день);
– сумма оплаты (14 руб.);
– итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица (180000 руб.).
Заключение
Среди всего многообразия субъектов расчетных отношений особое место по величине, разнообразию, частоте и сложности долговых обязательств, при-надлежит именно внутренним хозяйственным субъектам: подотчетным лицам и персоналу организации. Подотчетные лица – это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные де-нежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления от-чета об их использовании. Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на: хозяйственные нужды; командировочные расходы; оплату представительских расходов.
Рациональная организация учета расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия.
В состав ОАО «Моготекс»входят три фабрики: ткацкая, отделочная и швейная. В 1973 году ОАО «Моготекс» открыл первое производство. Основным видом деятельности ОАО «Моготекс» (в общем объеме выручки занимает свыше 20%) является производство тканей (хлопчатобумажных, шелковых и прочих).
Кроме него общество занимается другими видами деятельности:
– отделка тканей и текстильных изделий;
– производство готовых текстильных изделий и одежды;
– производство нетканых текстильных материалов и изделий из них;
– производство электроэнергии тепловыми электростанциями;
– передача, распределение и продажа электроэнергии;
– производство тепловой энергии тепловыми электростанциями, самостоятельными котельными, прочими источниками;
– теплоснабжение;
– оптовая и розничная торговля, общественное питание;
– и др.
В 2014-2015 гг. наблюдается значительное снижение эффективности деятельности ОАО «Моготекс». Данную тенденцию вызвало превышение темпов роста себестоимости реализованной продукции над темпами роста выручки, что привело к значительному снижению уровня прибыли от реализации продукции и появлению убытка. Основную долю полученного убытка составил убыток от реализации продукции, работ, услуг. Снижение рентабельности деятельности, говорит о неэффективной работе предприятия, что также подтверждают рассчитанные коэффициенты платежеспособности, которые не достигли установленных нормативных значений.
В частности, коэффициент текущей ликвидности на 01.01.2016 г. упал на 0,91 п.п. и составил 0,84 (норматив не менее 1,5) и свидетельствует о том, что оборотные активы не могут в полной мере обеспечить уплату по краткосрочным обязательствам общества.
1. Бланк, И.А. Финансовый менеджмент: учебный курс [Текст]: 3-е изд., перераб. и доп. / И.А. Бланк. - Киев: Ника-Центр, 2009. - 656 с.
2. Большой экономический словарь / под ред. А. Н. Азрилияна. - 3-е изд. - М. : Ин-т новой экономики, 1998. - 864 с.
3. Бухгалтерский учет : учеб. для вузов / П.Г. Пономаренко, А.В. Медведев, А.Н. Трофимова, Н.Н. Затолгутская, Н.В. Пузенко ; под ред. П.Г. Пономаренко. - Минск : Выш. шк., 2013. - 543 с.
4. Василенко, В. А. Совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами / Вячеслав Василенко // Финансы, учет, аудит. - 2015. — № 5. — С. 31—33.
5. Гражданский кодекс Республики Беларусь : закон Респ. Беларусь от 07 дек. 1998 г., № 218-З: в ред. Закона от 31 дек. 2014 г., № 226-З и от 5 янв. 2015 г., № 231-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 1998.– 2/744.
6. Данилкова, С.А. Ревизия и контроль : учеб. для ссузов / C.А. Данилкова. - Минск : РИПО, 2014. - 359 с.
7. Дробышевский, Н.П. Ревизия и аудит : учеб.-метод. пособие для вузов / Н.П. Дробышевский. - Минск : Мисанта, 2013. - 416 с.
8. Ивашкевич, В.Б., Семенова, И.М. Учет, анализ и аудит внутренних расчетов организации [Текст] / В.Б. Ивашкевич, И.М. Семенова. - Москва: Бухгалтерский учет, 2010. - 192 с.
9. Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов : утв. постановлением М–ва финансов Респ. Беларусь от 30 сен. 2011 г., № 102: в ред. Постановления от 31 дек. 2013 г., № 96 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2012. – № 12. – 8/24697.
10. Инструкция о порядке составления бухгалтерской отчетности : утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь от 31 окт. 2011 г., № 111: в ред. Постановления от 10 дек. 2013 г., № 84 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2012. – № 11. – 8/24675.
11. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь : утв. постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь от 29 марта 2011 г., № 107 :в ред. Постановления от 31 марта 2014 г., № 199 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2014. – №25. – 8/27866.
12. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: утв. постановлением М–ва финансов Респ. Беларусь от 12 апр. 2000 г., № 35 :в ред. Постановления от 1 июля 2014 г., № 48 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2014. – №41. – 4/56789.
13. Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу : утв. постановлением М-ва труда и социальной защиты Респ. Беларусь от 30 июля 2010 г., №115 :в ред. Постановления от 10 июня 2014 г., № 31 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2014. – №43. – 4/56678.
14. Инструкция по инвентаризации активов и обязательств : утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь от 30 нояб. 2007 г., № 180 : в ред. Постановления от 22 апреля 2010 г., № 50 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2008. – № 16. – 8/17745.
15. Ковалев, В.В. Финансовый учет и анализ: концептуальные основы [Текст] / В.В. Ковалев. - Москва: Финансы и статистика, 2010. - 715 с.
16. Козырев, С. Н. Перспективы внедрения международных стандартов учета и отчетности / Сергей Козырев // Главный бухгалтер. - 2015. — № 1. — С. 72—76.
17. Крейнина, М.Н. Финансовый менеджмент [Текст]: учебное пособие /М.Н. Крейнина. - Москва: Дело и Сервис, 2009. - 398 с.
18. Ламаев, Ю.А. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании : учеб. пособие для вузов / Ю.А. Ламаев, А.М. Петров. - М. : Вузовский учеб., 2015. - 352 с.
19. Налоговый кодекс Республики Беларусь. Общая часть : закон Респ. Беларусь от 19 дек. 2002 г., № 166-З : в ред. Закона от 30 дек. 2014 г., № 224-З) // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2003. – № 4. – 2/920.
20. Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки» : утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь от 10 дек. 2013 г., № 80 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2014. – 8/28368.
21. Новик, С. Автоматизация учета расчетных операций / Светлана Новик // Государственный контроль: анализ, практика, комментарии. - 2015. — № 1. — С. 43.
22. Об аудиторской деятельности : закон Респ. Беларусь от 12 июля 2013 г., № 56-З: в ред. Закона от 5 января 2015 г. № 231-З // Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2015.– 2/2054.
23. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках : постановление М-ва финансов Респ. Беларусь от 08 авг. 2013 г., № 53 // Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2013.– 2/6785.
24. О бухгалтерском учете и отчетности : Закон Респ. Беларусь от 12.07.2013 г. № 57 –З: в ред. Закона Республики Беларусь от 4 июня 2015 года №268-З // Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2015. - № 4 – 2/1624.
25. О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь : указ Президента Респ. Беларусь от 16 окт. 2009 г., № 510: в ред. Указа от 4 июня 2015 г., № 231// Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2009. – №253. – 1/11062.
26. Правила аудиторской деятельности: утв. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 24 июня 2003 г. № 100: в ред. Постановлением от 28 апреля 2015 г. №23// Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2015. – №17. – 8/9717.
27. Прокопова, Т. Проблемные аспекты учета расчетных операций и пути их решения / Татьяна Прокопова // Моя бухгалтерия. Опыт проверок. - 2015. — № 3. — С. 18—22.
28. Пукатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ : учеб. для вузов / М.Д. Пукатьева, В.А. Бирюков. - М. : ИНФРА-М, 2015. - 252 с.
29. Пятов, М.Л. Управление обязательствами организации [Текст] / М.Л. Пятов. - Москва: Финансы и Статистика, 2011. - 256 с.
30. Роговец, Е. Контроль расчетов с подотчетными лицами: типичные нарушения учета / Елена Роговец // Моя бухгалтерия. Все для годового отчета. - 2015. — № 2. — С. 64—66.
31. Стражева Н.С. Бухгалтерский учет: учебно–методическое пособие / Н.С .Стражева, А.В. Стражев. – Минск: Современная школа, 2010. – 943 с.
32. Сушко, Т.И. Бухгалтерский учет и отчетность в промышленности : учеб. пособие для вузов / Т.И. Сушко. - Минск : Выш. шк., 2013. - 527 с.
33. Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов: утв. постановлением М–ва финансов Респ. Беларусь от 29 июня 2011 г. № 50: в ред. Постановления от 30 июня 2014 г., № 46 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2011. – № 143. – 8/24548.
34. Трудовой кодекс Республики Беларусь : закон Респ. Беларусь от 26 июл. 199 г., № 296-З: в ред. Закона от 15 июл. 2015 г., № 305-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2015.–2/70.
