Учет расчетов с подотчетными лицами Курсовая работа (проект)

Введение

В процессе деятельности организации вступают в многочисленные взаимоотношения с другими предприятиями и лицами по поводу приобретения товарно–материальных ценностей, реализации продукции, начисления и выплаты заработной платы и т.д.

Денежные расчет осуществляются в виде безналичных платежей, или наличными деньгами, безналичные расчеты производятся при помощи платежных поручений, чековой книжки, векселе и др.

Наличные расчеты осуществляются через кассу организации. Банк, обслуживающий организацию, контролирует целевое использование денежной наличности, находящейся в кассе.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно–правовой формы, объемов реализации и прочих финансово–экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально–производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно–хозяйственные и командировочные расходы, то есть деньги под отчет выдают на расходы по командировке, приобретение различных материалов, мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно – хозяйственные расходы.

Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. В комплексе мер по созданию системы бухгалтерского учета большое значение имеет формирование полной и достоверной учетной информации о расчетах по подотчетным суммам каждой организации, своевременности их осуществления.

1 Расчеты с подотчетными лицами, как объект бухгалтерского учета

1.1 Понятие расчетов с подотчетными лицами, их значение в деятельности организации, задачи учета

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц и прочим расчетам. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета: операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Это говорит о высокой трудоемкости и актуальности проверки расчетов с подотчетными лицами.

Контроль за правильным ведением и оформлением учета расчетов с подотчетными лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Для того, чтобы выстроить эффективную систему учета, необходимо разобраться с сущностью и значением исследуемых экономических категорий. Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений «подотчетное лицо» и «подотчетные средства».

По мнению Данилковой С.А., подотчетные лица — это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании [6, с. 156]. Пономаренко П.Г. под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов [3, с. 98].

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды

В процессе финансово–хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно–хозяйственные, операционные и командировочные расходы.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы ОАО «Моготекс» в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107 (в редакции от 31 марта 2014 г. № 199) [11].

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя ОАО «Моготекс» в начале года.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Моготекс» регламентирован учетной политикой (приложение Д), ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь. В учетной политике отражено, что при ведении бухгалтерского учета расчетов используется автоматизированная форма ведения учета на базе программного продукта «1С: Предприятие версия 7.7» с использованием типовых проводок, предусмотренных в нем.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется центральной бухгалтерией и созданными в структурных подразделениях, выделенных на отдельный баланс и имеющих счет в банке, бухгалтерскими службами, осуществляющими непосредственно в местах образования полный бухгалтерский учет данного структурного подразделения.

3 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами, развитие их учета

3.1 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский баланс (приложение Б) содержит следующие сведения. По статье «Краткосрочная дебиторская задолженность» (строка 250) показывается дебиторская задолженность, в том числе выданные авансы. По строке 638 «прочим кредиторам» показывается прочая кредиторская задолженность, учитываемая на счетах учета расчетов, не показанная по строкам 631 - 637, в том числе кредиторская задолженность перед работниками, учитываемая на счетах 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Примечание к бухгалтерской отчетности также содержат данные о расчетах с подотчетными лицами (приложение Г). Примечание к отчетности исследуемой организации содержит раздел «Информация о дебиторской задолженности», согласно которому, сумма дебиторской задолженности, погашение которой ожидается в течение 12 месяцев после отчетной даты, составляет на конец предыдущего года – 133 875 млн. руб. и на конец отчетного периода - 102 637 млн. руб. В том числе, расчеты с персоналом по прочим операциям составляют на конец предыдущего года – 2 194 млн. руб. и на конец отчетного периода - 4060 млн. руб.

Также в примечаниях к отчетности имеется раздел «Аналитические показатели деятельности организации», в котором приводится расшифровка бухгалтерского баланса.

Отчет об израсходованных суммах предоставляется подотчетными лицами не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Неиспользованные денежные средства также в эти сроки должны быть сданы в кассу.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

Заключение

Среди всего многообразия субъектов расчетных отношений особое место по величине, разнообразию, частоте и сложности долговых обязательств, при-надлежит именно внутренним хозяйственным субъектам: подотчетным лицам и персоналу организации. Подотчетные лица – это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании. Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на: хозяйственные нужды; командировочные расходы; оплату представительских расходов.

Рациональная организация учета расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия.

В состав ОАО «Моготекс»входят три фабрики: ткацкая, отделочная и швейная. В 1973 году ОАО «Моготекс» открыл первое производство. Основным видом деятельности ОАО «Моготекс» (в общем объеме выручки занимает свыше 20%) является производство тканей (хлопчатобумажных, шелковых и прочих).

Кроме него общество занимается другими видами деятельности:

– отделка тканей и текстильных изделий;

– производство готовых текстильных изделий и одежды;

– производство нетканых текстильных материалов и изделий из них;

– производство электроэнергии тепловыми электростанциями;

– передача, распределение и продажа электроэнергии;

– производство тепловой энергии тепловыми электростанциями, самостоя-тельными котельными, прочими источниками;

– теплоснабжение;

– оптовая и розничная торговля, общественное питание;

– и др.