Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством и пути его совершенствования Курсовая работа (проект)

Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно, в речевой практике он появился несколько раньше) [16]. 

На территории Беларуси появился в конце XVIII – начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называться делопроизводством [9].

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники. Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формирование дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив [5].

Открытое акционерное общество «Гродненский мясокомбинат» создано в соответствии с законодательством об акционерных обществах и о разгосударствлении и приватизации государственной собственности в Республике Беларусь путём преобразования государственного предприятия «Гродненский Мясокомбинат» (приказ Гроднооблимущества №73 от 30 декабря 1995 года) и является правопреемником имущественных прав и обязанностей последнего. Гродненский мясокомбинат введён в строй в 1973 году. Структурно ОАО «Гродненский мясокомбинат» входит в состав Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь и является предприятием перерабатывающей промышленности. 

Юридический адрес Комбината: 230005, Республика Беларусь, г. Гродно, ул. Мясницкая 25.

Основные виды деятельности акционерного общества: производство, оптовая и розничная торговля мясом и мясными продуктами. 

Открытое акционерное общество «Гродненский мясокомбинат» является одним из крупнейших производителей мяса и мясных продуктов в Гродненской области и в Республике Беларусь. Вся продукция выпускается согласно ТНПА.

Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Управление документацией в ОАО «Гродненский мясокомбинат» осуществляется на стадии приема и регистрации, рассмотрения документов директора, прохождения их в организации, исполнения, контроля исполнения, формирования дел, подготовки и передачи дел в архив.

Движение документов в ОАО «Гродненский мясокомбинат» образует документооборот, который отвечает следующим требованиям:

1. Оперативности и целесообразности;

2. Исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;

3. Соблюдению единой схемы движения, утвержденной руководством организации;

4. Использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;

5. Доступности оперативного контроля исполнения.

На ОАО «Гродненский мясокомбинат» спроектированы маршруты движения документов, установлены конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контроль прохождения документов по всем рабочим местам.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющие отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Инструкция по делопроизводству обязательно должна быть в каждой компании. На крупных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. 

Инструкция по делопроизводству - это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты. В небольших предприятиях инструкция по делопроизводству необходима, потому что она: регламентирует, как создавать, использовать, хранить, уничтожать документы; способствует стабильности бумажной работы; обеспечивает соблюдение требований законодательных и правовых нормативных актов; закрепляет, как нужно организовать делопроизводство в организации; определяет ответственных за делопроизводство.

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ. Юристы и работники архива тоже участвуют в процессе. Когда инструкция по делопроизводству готова, руководитель отдела ее подписывает, после чего она вступает в действие. В начале инструкции располагается гриф утверждения, в котором указывается, кто и когда подписал документ. Вместо этого может быть дана ссылка на дату и номер распорядительного документа. Инструкция по делопроизводству рассылается во все отделы предприятия, если утверждена. Сотрудники обязаны ее соблюдать. Служба  документационного обеспечения управления обучает ответственных за делопроизводство в своих отделах новым правилам. Инструкция по делопроизводству доводится до всех сотрудников. Служба ДОУ контролирует, соблюдаются ли ее положения.

В ОАО «Гродненский мясокомбинат» ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой структурой фирменных магазинов, поставкой продукции в другие организации.

Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Организацией документооборота на предприятии занимается сектор делопроизводства. Суть данного подразделения заключается в организации потоков документов на ОАО «Гродненский мясокомбинат».

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных, и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.