Введение
§1. Информационные технологии в архивной службе Беларуси
§2. Российский опыт информатизации архивного дела
§3. Международное сотрудничество
Заключение
Введение
Информатизация архивного дела – многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, экспериментальные работы, разработку программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ.
Начиная с середины 80-х гг. начинается активная работа по внедрению автоматизированных методов поиска документальной информации в практику работы архивов. В сфере НСА автоматизированные архивные технологии не только оказывают сильное влияние на способы создания и ведения справочно-поисковых средств, но и принципиально меняют характер доступа к ним пользователя и способы поиска информации, что позволяет более качественно удовлетворять потребности в архивной информации отдельного пользователя.
В это время в отечественных архивах началось сначала эпизодическое, а затем массовое использование персональных компьютеров отечественной разработки, а затем IBM – совместимых (IBM PC XT, как правило, «Роботрон», производства ГДР, IBM PC/AT – 286).[2]
С переходом на Windows 3.11 их заменили 386-е и 486-е IBM, затем началось внедрение ПЭВМ с процессорами Pentium и Celeron.
Среди программного обеспечения, используемого в архивах, стоит отметить базы данных. При их создании большое значение имеет выбор СУБД.
В начале 1990-х гг. для создания баз данных использовались СУБД FoxPro 2.0 for DOS, Clipper 5.5, FoxBase, Clarion и другие. Они позволяли поддерживать реляционную модель данных, представляющую собой логическую модель, описывающую структуру данных в виде наборов отношений. С 1992 г. в архивах началось массовое применение СУБД Q&A фирмы «Семантик». Данная программа относится к непрограммируемым базам данных.
§1. Информационные технологии в архивной службе Беларуси
Информатизация деятельности белорусских архивов развивается в трех направлениях.
Первое из них – обеспечить комплектование новыми видами документов, изначально создаваемыми в цифровой форме («цифророжденными», как именуют их в последнее время). Для этого в 1998 г. в структуре архивной отрасли был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД). Одной из его уставных функций является государственное хранение электронных документов Национального архивного фонда, для этого в структуре центра действует архив электронных документов. К моменту ввода в эксплуатацию в 2000 г. это был первый специализированный архив такого рода на постсоветском пространстве и один из первых в мире. На первых порах основными объектами его комплектования стали архивные копии информационных ресурсов (баз данных и интернет-сайтов), создаваемых в Беларуси. Управление архивом обеспечивает автоматизированная информационная система архива электронных документов (АИС архива ЭД), разработанная по заказу архивной службы Республиканским унитарным предприятием «Агат-Систем».
Параллельно велось создание нормативно-методической базы, позволяющей передавать на хранение цифророжденные документы государственных учреждений. Массовый переход на электронный документооборот в органах государственного управления ожидается в ближайшие годы. Можно констатировать, что базовый комплекс нормативных документов, регламентирующих порядок передачи электронных документов из структурных подразделений в архивы организаций, а затем на государственное хранение, в целом отработан. Предстоит осуществить модернизацию АИС
§2. Российский опыт информатизации архивного дела
В Российской Федерации настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.
Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.
Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.
Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных
§3. Международное сотрудничество по обмену опытом
Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов информатизации.
Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в себя:
- налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по информатизации;
- тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;
- установление деловых контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;
- сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания архивной информации;
- реализацию совместных проектов по применению современных информационных технологий в отечественных архивах.
Вместе с тем необходим критический и взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и
Заключение
На современном этапе развития общества эффективность и качество проводимых архивами работ по всем направлениям деятельности напрямую зависит от степени информатизации отрасли. В то же время недостаточная оснащенность архивов компьютерной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности оперативного использования документов в информационной и культурно-просветительной работе, снижает качество обслуживания учреждений, исследователей и граждан, обращающихся за справками социально-правового характера. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей, как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.
На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. В то же время, например, для любых организаций, не только архивов, характерны проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Говоря, о проблемах стоит отметить некоторые из них:
