Документирование деятельности организаций строительной отрасли в Республике Беларусь

Строительство — создание (возведение) зданий, строений и сооружений[1].

В широком смысле к строительству (как отрасли) также относят капитальный и текущий ремонт зданий и сооружений, а также их реконструкцию, реставрацию и реновацию.

Процесс строительства включает в себя все организационные, изыскательские, проектные, строительно-монтажные и пусконаладочные работы, связанные с созданием, изменением или сносом объекта, а также взаимодействие с компетентными органами по поводу производства таких работ.

Результатом строительства считается возведённое здание (сооружение) с внутренней отделкой, действующими инженерно-технологическими системами и полным комплектом документации, предусмотренным законом.

Источниковую базу исследования можно разделить на четыре группы: 

1) нормативные правовые акты, регулирующие договорные отношения, 

2) законодательство в сфере строительства, 

3) законодательство в сфере документационного обеспечения управления, 

4) локальные документы ООО «ВентИнстал». 

Нормативные правовые акты, регулирующие договорные отношения. В первую очередь необходимо отметить Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК). Под договором в ГК понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;

стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

методические указания по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь;

унифицированная система организационно-распорядительной документации [22];

основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» включает 11 глав, регламентирующих деятельность архивов, порядок организации и ведения делопроизводства в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Беларусь.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.

В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь устанавливает:

правила подготовки и оформления документов;

организацию работы с документами;

контроль исполнения документов;

составление номенклатуры, оформление и формирование дел;

экспертизу ценности документа;

составление описи дел;

оперативное хранение документов;

передачу дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

Строительная отрасль занимает одно из ведущих мест в экономике страны. Строительное производство в настоящее время обеспечивает порядка 7-8 % валового внутреннего продукта Республики Беларусь [1]. Это многопрофильная и многофункциональная сфера деятельности. Стратегию развития отрасли определяет Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь, образованное в 1994 г. Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь обеспечивает координацию и методологическое руководство деятельности всех организаций, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности, что имеет определяющее значение при выработке и осуществлении масштабных государственных задач, реализацию государственной инвестиционной программы, контроль за выполнением заданий по строительству и вводу в действие жилья, в том числе в сельскохозяйственных организациях.

В состав Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь по состоянию на 01.01.2006 г. входит 170 производственных единиц, в их числе 80 строительных организаций, 70 – промышленных и 20 – научных, проектных и прочих организаций, имеющих долю государственной собственности в уставном фонде.

Национальный строительный комплекс Республики Беларусь объединяет более 4,5 тысяч субъектов хозяйствования различных форм собственности и ведомственной подчиненности, в том числе 109 строительных трестов и объединений, 200 предприятий промышленности строительных материалов и стройиндустрии, более 40 проектных институтов, около 20 научно-исследовательских и конструкторско-технологических организаций. На протяжении последних лет темп роста подрядных работ в стране ежегодно достигает 20-40%.

Частные строительные организации составляют более 85% от общего количества организаций, занятых на строительном рынке, а, объем подрядных работ, выполняемых ими, в Республике Беларусь составляет порядка 70%.

Строительный комплекс имеет развитую производственную базу. Заводы отрасли производят более 130 видов строительных материалов и изделий, в т. ч. асбестоцементные изделия, легкие металлоконструкции, кровельные и стеновые материалы, щебень, пористые заполнители, облицовочную керамику, черепицу, полированное оконное стекло, линолеум, столярные изделия, изделия из стекла, хрусталя, фарфора и многое другое.

Среди предприятий, производящих строительную продукцию, хорошо известны в ближнем и дальнем зарубежье такие, как «Белорусский цементный завод», крупнейшее в Европе предприятие по производству щебня «Гранит», «Молодечненский завод легких металлоконструкций», акционерные общества: «Керамин», «Гомельстекло», «Гомельстройматериалы» и целый ряд других.

Основной целью организации является получение прибыли в интересах акционеров Общества.

Предметом деятельности общества является насыщение потребительского рынка товарами и услугами.

Общество в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

- изготовление и реализация строительных деталей и конструкций;

-строительство, капитальный ремонт и реконструкция объектов жилищного фонда и промышленных зданий и сооружений;

-благоустройство;

- производство товаров народного потребления;

- торгово-закупочная.

Жилищное строительство является одним из приоритетов социальной политики белорусского государства. В 2008 году в стране за счет всех источников финансирования было введено в эксплуатацию более 5 млн. м2 жилья (это наивысший показатель после 1990 года).

Инвестиционная программа на 2009 год, утвержденная Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2008 г. № 562 определены приоритетные направления финансирования строительных объектов за счет средств республиканского бюджета: многопрофильный культурно-спортивный комплекс «Минск-арена», атомная электростанция, реконструкция производства инфузионных растворов на РУП «Несвижский завод медицинских препаратов», установки по обработке твердых бытовых отходов, ила и осадков сточных вод в Бресте.

В документировании процесса выполнения строительных и ремонтных работ в ООО «ВентИнстал» задействованы многие подразделения, в том числе отдел по работе с клиентами. 

Строительство (в широком смысле) включает деятельность следующих субъектов:

Инвестор — лицо, вкладывающее собственные или заёмные средства в строительство[4].

Лица, специализирующиеся на капитальных вложениях в строительство с целью последующего извлечения прибыли, называются девелоперами.

Особая форма инвестиционной деятельности — долевое строительство, когда привлекаются средства граждан для строительства многоквартирных домов[5].

Застройщик — лицо, обеспечивающее строительство на принадлежащем ему земельном участке[6] лицо, уполномоченное инвесторами, которое осуществляет реализацию инвестиционных проектов. Заказчиками могут быть сами инвесторы.

Строительство представляет собой отдельную самостоятельную отрасль экономики страны, которая предназначена для ввода в действие новых, а также реконструкции, расширения, ремонта и технического перевооружения действующих объектов производственного и непроизводственного назначения. Определяющая роль отрасли строительство заключается в создании условий для динамичного развития экономики страны. [1, стр.23]

В.З. Черняк строительство (капитальное строительство) определяет как отрасль материального производства, возведение и реконструкцию зданий и сооружений: в техническом, инженерном смысле - это вид производственной деятельности, который связан с проектно-изыскательскими работами, собственно строительством, реконструкцией, модернизацией, переоборудованием, перепрофилированием; в экономическом - это отрасль народного хозяйства. Продукцией строительства являются новые и реконструируемые производственные предприятия, жилые и общественные здания, а также сооружения, включая капитально отремонтированные. В состав капитального строительства он включает: организации стройиндустрии, осуществляющие подрядным способом строительные и монтажные работы, а также капитальный ремонт зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения; проектно-изыскательские организации по обслуживанию строительства и капитального ремонта; организации по эксплуатационному бурению, связанному со строительством нефтяных и газовых скважин и других объектов капитального строительства; органы управления, ведомства, фирмы и т. п. [4, стр. 31].

В.П. Николаев отмечает, что реально происходящие процессы в строительстве - это конкуренция между взаимозаменяемыми собственниками капитала на всех стадиях - до, во время и после завершения строительства. [6, стр. 4].

Как отрасль материального производства строительство имеет ряд особенностей, отличающих его от других отраслей. Особенности отрасли объясняются характером его конечной продукции, специфическими условиями труда, рядом специфик применяемой техники, технологии, организации производства, управления и материально-технического обеспечения. Указанные особенности подразделяются на общие, присущие всей отрасли независимо от сооружаемых объектов и их назначения, и специальные, характерные для от дельных строительных министерств.

Общие особенности строительства:

1. Нестационарность, временный характер, неоднотипность строительного производства и характера конечной продукции. С вводом в эксплуатацию объектов строительно-монтажные работы прерываются на обжитом месте, и средства производства перемещаются на новое место. В строительстве подвижными являются рабочие места и строительные машины, механизмы, оборудование, технико-технологическое оснащение труда, а продукция -- неподвижной. В промышленности, как правило, продукция имеет подвижной характер, а рабочие места пространственно закреплены. Конечная продукция строительства создается в течение определенного времени и используется там же, где она закреплена территориально. Продукция строительной отрасли является предметом длительного пользования и служит обществу десятки и сот ни лет.

2. Технологическая взаимосвязь всех операций, входящих в состав строительного процесса. В промышленности до начала выпуска продукции отрабатывается технология производства. В строительстве до начала строительно-монтажных работ создаются временные производственно-бытовые и административно-хозяйственные здания, выполняются про кладки инженерных коммуникаций, дорог, линий электропередачи и т.д. Все эти особенности требуют своеобразных организационных форм и дополнительных затрат. Технология строительного производства требует строгой последовательности в выполнении отдельных его процессов: завершение одного рабочего процесса предшествует началу другого. Ни один строительный процесс не может начаться без окончания предыдущего; продукцию своего труда в этих условиях нельзя накапливать на промежуточных складах. В связи с этим строительные процессы нельзя расположить пространственно, возникают затруднения одновременного использования рабочих в соответствии с их специальностью и квалификацией.

Образование и развитее строительной организации ООО «ВентИнстал» послужило хорошим стимулом для развития строительной отрасли. 

На сегодняшний день она является одной из наиболее востребованных отраслей хозяйственной деятельности.

 Несмотря на существующий спектр проблем, препятствующих развитию, организация не потеряла своих позиций на строительном рынке.

В ООО «ВентИнстал» необходимо доработать форму договора и включить важные условия договора: форс-мажорные обстоятельства и количество экземпляров договора.

 Также, в форме договора не указывается место составления, что является нарушением. 

Так, необходимо под словом договор указать место составления (г. Минск).

Документы, образующиеся в деятельности ООО «ВентИнстал» носят специфический характер и значительно отличаются от тех, которые привыкли видеть в непосредственной работе документоведы.

В современных условиях, когда и законодательство нашей страны, и экономическая ситуация в ней меняются очень быстро, любая организация может успешно функционировать, только если она владеет нужной информацией, которая давно стала товаром, причем очень дорогим, а носителем информации является документ.

Одной из главных составных частей делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов. в нем, в свою очередь, выделяют общее и специальное документирование.

Одним из факторов, который имеет существенное значение для слаженной работы всей организации, является правильно построенная и четко организованная система работы с документами. 

Исходя из этого документационное обеспечение управления (делопроизводство) организации рассматривается сегодня как важнейшая функция управления, имеющая свои специфические задачи, выполнение которой, как правило, возлагается на специальное подразделение — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ)

В первой главе проводится анализ организации делопроизводства в ООО “ВентИнстал”. 

ООО “ВентИнстал” было образовано в 2015 г. Организация осуществляет строительно-монтажные работы, проводит инженерные сети (вода, электричество, отопление, вентиляция). 

Законодательство, расскрывающее договорную деятельность в строительстве не расскрыто. 

Имеются законодательные акты, касающиеся различных моментов в строительстве и отдельно имеются нормативные правовые акты, отражающие договорную деятельность. В ООО “ВентИнстал”, также, не имеется локальных документов, которые регулируют договорную деятельность организации. 

Поэтому, ООО “ВентИнстал” необходимо доработать локальные документы о порядке составления и оформления договоров.

Для достижения поставленных целей и перечисленных видов деятельности, предприятия ООО “ВентИнстал” имеет свою организационную структуру и систему управления..

Основными документами, регламентирующими ведение делопроизводства, являются: Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ, утвержденная Постановлением Министерства юстиции РБ от 19.01.2009 N 4, СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. 

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Все виды работ по делопроизводству осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и Регламентом по электронному документообороту в ООО “ВентИнстал”.

Во второй главе рассмотрены пути совершенствования делопроизводства в исследуемом предприятии. В ходе исследования организации делопроизводства в ООО “ВентИнстал” мною были выявлены следующие недостатки:

регистрация части документов в журнальной форме;

не все сотрудники предприятия обладают навыками работы в СЭД.

Для устранения вышеперечисленных недостатков необходимо усилить работу по обучению специалистов работе в СЭД. Это приведёт к следующим результатам:

Экономия средств предприятия и рабочего времени сотрудников. Будет ускорено прохождения документов и предоставления услуг это связано со своевременностью и оперативностью принятия решений. 

Будет формироваться единое информационное пространство, которое стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников, предоставит им информационные и коммуникационные возможности (через удаленное взаимодействие, обеспечивая возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры), что особенно актуально в нынешней эпидемиологической ситуации. 

Таким образом, поставленные цели работы достигнуты.