КОНЦЕПЦИЯ ЦИФРОВОГО КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Эссе

На современном этапе оцифровывание архивных документов является одним из прогрессивных и перспективных направлений деятельности государственных архивных учреждений Республики Беларусь. Технология оцифровывания позволяет создавать удобные в использовании цифровые копии архивных документов, обеспечивающие сохранность их оригиналов.

В настоящее время цифровые копии имеются в большинстве государственных архивов. Для организации в архивах соответствующего порядка подготовки и передачи архивных документов для оцифровывания, хранения и учета цифровых копий, передачи цифровых копий в Фонд цифровых копий архивных документов разработаны Методические рекомендации подготовке и передаче архивных документов для оцифровывания, учету и хранению цифровых копий.

Архивный документ – это документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства [9].

Цифровая копия архивного документа – графический файл или набор файлов, содержащий образ архивного документа, созданный путем сканирования или цифровой фотосъемки [9].

Фонд цифровых копий архивных документов (ФЦК) – массив цифровых копий, хранящийся в архиве электронных документов Государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (БелНИЦЭД) [9]. ФЦК создается с целью обеспечения длительной сохранности цифровых копий архивных документов и размещается территориально обособленно от архивных документов, с которых выполнены цифровые копии, на базе архива электронных документов.

Очевидными преимуществами наличия архивных документов в цифровом формате являются [3]:

– способность цифровых копий при необходимости заменить оригинал;

– возможность многократного копирования документа без потери качества;

– возможность как частичной, так и полной реставрации внешнего вида оцифрованного документа средствами программного обеспечения;

– обеспечение быстрого доступа к цифровой копии документа с помощью информационно-поисковых систем.

Цифровые копии архивных документов создаются путем [2]:

1) полного оцифровывания всех документов фонда, которое целесообразно проводить для фондов, содержащих значительное количество интенсивно используемых уникальных и особо ценных дел, не имеющих микрофотокопий фонда пользования;

2) частичного оцифровывания документов фонда, что наиболее оптимально при создании цифровых копий активно используемых документов. Целью частичного оцифровывания является возможность сделать доступными для широкого круга пользователей наиболее актуальные документы. При отборе наиболее используемых документов для оцифровывания особое внимание уделяется:

– выработке критериев активности использования фондов, их частей и отдельных документов с учетом мнения специалистов об эффективности использования этой информации;

– учету колебаний активности спроса для различных отраслей знания и видов документов;

3) создания тематических коллекций цифровых копий документов – один из приемлемых вариантов оцифровывания. Критерий отбора документов зависит от тематики коллекции, которая определяется Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов или государственным архивным учреждением Республики Беларусь с учетом повышенной актуальности определенной темы. Для формирования тематических коллекций цифровых копий целесообразно использование внешних информационных ресурсов, так как привлечение источников других архивов, библиотек, музеев и т. д. позволит создать электронную коллекцию большей полноты и ценности (например, онлайн-версия электронного Архива Коминтерна).

Технологии перевода архивных документов в цифровой формат основаны на применении современных средств компьютерной техники и программного обеспечения, обеспечивающих автоматизацию процессов оцифровывания, обработки, хранения (переноса на сменные машинные носители) цифровых копий [3].

В состав комплексов технических средств для оцифровывания должны входить: оборудование для оцифровывания; а также оборудование для обработки и хранения информации, включающее средства первичного накопления, средства обработки информации и средства хранения информации (переноса на сменные машинные носители).

На выбор аппаратных и программных средств для оцифровывания архивной документации оказывают влияние:

– вид носителя;

– формат;

– физические свойства документа;

– объем документации, подлежащей оцифровыванию.

Архивные документы подразделяются:

по виду носителя – на бумажном носителе; на микроносителе (микроформах) и других видах носителей (наиболее характерный для научно-технической документации – калька);

по формату — A3 и меньше; A2–A0;

по физическим свойствам – документы на хорошо сохранившемся носителе; на физически ослабленном бумажном носителе; с хорошо читаемыми текстами; со слабоконтрастными и угасающими текстами.

Архивные документы на бумажных носителях могут быть несброшюрованы; сброшюрованы и не подлежат расшивке; сброшюрованы, но их расшивка допускается

Для оцифровывания сброшюрованных и не подлежащих расшивке документов форматов A3 и меньше необходимо использовать только специализированные книжные сканеры, работающие как планетарная камера, что позволяет делать оцифровывание на расстоянии.

Подготовка документов для оцифровывания включает сортировку по виду, формату и качеству предоставленного материала; формирование пакетов оцифровывания для каждого вида оборудования. Также подготовка документов может включать при необходимости выравнивание документа, разгибание краев, очистка от песка (клеевых крошек), вложенных скрепок, обрывков, выкладывание прошивочных нитей таким образом, чтобы максимально был виден текст или изображение документа.

Сортировка по формату и качеству может потребоваться в случаях, когда сканирующее оборудование требует настройки на определенный набор условий (например, при съемке цифровой фотокамерой со штатива). Как правило, современные книжные сканеры автоматически определяют размер сканируемого объекта и меняют режим сканирования в зависимости от цвета или контрастности оригинала. В таких случаях сортировка по размеру и качеству не требуется.

Процесс оцифровывания документов заключается в создании их цифровых копий в виде графических файлов.

Технология оцифровывания определяется техническими особенностями применяемых для этого устройств и должна конкретизироваться в инструкциях операторам таких устройств. Однако нужно учитывать ряд общих требований [3]:

– на копии должны быть видны края листа, тогда при использовании не будет возникать сомнений, не осталась ли часть информации за кадром;

– для возможности воспроизведения цифровых копий в натуральную величину вместе документом в кадр нужно помещать узкую линейку с сантиметровыми делениями;

– при сканировании цветных оригиналов в случаях, когда может потребоваться распечатка полноцветной копии, необходимо также помещать в кадр стандартные калибровочные цветовые шкалы (например, Kodak Со1ог Control Patch и Kodak Gгеу Sса1е, поставляемые вместе со сканером);

– документ может содержать листы, расположенные с нарушением логической последовательности (например, подшитые тетрадным способом). В таких случаях можно снимать документ вместе с полоской текста «Продолжение на листе...» или учитывать это обстоятельство при присвоении файлам идентификационных имен.

После выполнения заказа на изготовление цифровых копий архивных документов осуществляется возвращение архивных документов и прием цифровых копий в архив.

Порядок приема архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания является обязательным для архивов, цифровые копии документов которых изготавливаются специализированными лабораториями.

При оцифровывании документов в архивах порядок приема архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания может быть изменен на основании соответствующего организационного документа.

При приеме цифровых копий архивом проверяются [2]:

– наличие документов и машинных носителей;

– наличие файлов описаний;

– соответствие количества файлов и их объемов, указанных в заказе на изготовление цифровых копий и файле описания их фактическому наличию на машинных носителях;

– присвоение имен файлам описаний и файлам цифровых копий для каждого дела (аудиовизуального документа) согласно Методическим рекомендациям по унификации процесса оцифровывания архивных документов и идентификации их цифровых копий; соответствие имен файлов описаний на машинных носителях и в заказе на изготовление цифровых копий архивных документов;

– качество изготовления цифровых копий.

Машинные носители, предназначенные для записи цифровых копий архивных документов и файлов описаний, регистрируются в журнале учета машинных носителей.

Учету в архиве подлежат машинные носители и цифровые копии архивных документов, описей дел, книг учета и описания аудиовизуальных документов.

Общий объем машинных носителей, количество поступивших и выбывших машинных носителей в течение года закрепляется итоговой записью на 1 января каждого года [2].

Архивы составляют один из важнейших элементов социально-культурной среды, духовного и культурного наследия прошлого. Информация, заключенная в архивных документах, используется в научных, политических, экономических, социально-культурных, управленческих целях.

С середины 2000-х годов начался переход к массовому созданию цифровых копий, что потребовало организационных мероприятий в рамках всей архивной отрасли.

Собственное оборудование для оцифровывания (книжные и планшетные сканеры, цифровые фотокамеры) к настоящему времени имеют все шесть центральных архивов Беларуси. Поставлена цель создать центры оцифровывания в каждой из шести областей. Пока областные и зональные архивы пользуются в основном услугами Республиканской технической лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации в городе Гомеле, на технической базе которой создано более 70 % всех имеющихся на сегодняшний день копий. В последнее время к процессу оцифровывания описей подключилась также Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда в городе Минске.

Частично оцифровывание документов архивов осуществляется и на оборудовании, принадлежащем БелНИЦЭД. Но главным образом центр обеспечивает освоение новых видов высокотехнологичного сканирующего оборудования, определение оптимальных режимов копирования и разработку рабочих инструкций для пользователей. Затем такое оборудование передается архивам и лабораториям.

Экземпляры цифровых копий, созданные архивными учреждениями или специализированными лабораториями и записанные на съемные носители, передаются в единый центр хранения. Обеспечение длительного хранения рабочих и резервных копий возлагается на архив электронных документов БелНИЦЭД. Исходные экземпляры возвращаются архивам-владельцам, где они могут использоваться в качестве цифрового фонда пользования в читальных залах. В случае их утраты или повреждения носителей архив имеет возможность восстановить его копию с помощью экземпляров, хранящихся в БелНИЦЭД.

При таком подходе обеспечивается централизованное хранение двух экземпляров цифровых копий, что делает нашу историю сохраненной в максимальном объеме и доступной будущим поколениям.