Оформление кадровой документации

Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности <1>. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.

Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся:

— государственные служащие;

— научные работники;

— руководители;

— специалисты.

Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность.

В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше.

Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен <6>. Не являются исключением временные и сезонные работники.

Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.

Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением.

Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.

При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации.

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения). Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности (см. таблицу 1).