1 Теоретические вопросы
2 Составление и оформление делового документа
Список использованных источников
1 Теоретические вопросы
1. Дайте определение понятия «письмо». Раскройте правила оформления данного документа.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
Письма оформляются на специальных бланках (форматы А4, А5).
Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма.
По видам выделяют письма:
− директивные;
− гарантийные;
− сопроводительные;
− договорные;
− подтверждения;
− напоминания;
− извещения;
− информационные;
− приглашения;
− письма-ответы, письма-запросы;
− коммерческие;
− просьбы;
− претензионные;
− рекламационные.
Тон письма должен быть корректным и прагматичным. Следует отдавать приоритет простым и общепринятым предложениям, избегать неточностей, расплывчатых выражений, неправильного употребления слов и терминов.
По требованию этикета нельзя начинать письмо с заявления об отказе. Следует помнить, что сложные предложения смягчают впечатление неприятия.
Рекомендуется придерживаться прямого порядка слов в предложении: подлежащее должно предшествовать сказуемому; определение - стоять перед определяемым словом; ситуация - ближе к слову, задающему вопрос.
Текст письма следует разделить на несколько абзацев, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.
Большинство деловых писем характеризуются повторением одной и той же фразы, которую можно использовать для составления текста различных писем.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
«Уважаемый Александр Николаевич!»;
«Господин Иванов!»;
«Игорь Леонидович!»;
«Уважаемый г-н Петров!».
2. Опишите требования, предъявляемые к оформлению реквизитов: «отметка о наличии приложения», «отметка об исполнении документа», «отметка о поступлении документа».
Реквизит «Отметка о наличии приложения»
Отметка о наличии приложения проставляется ниже текста документа перед реквизитом «Подпись» и включает в себя слово «Приложение» и сведения о содержании приложения, количестве его листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров приложения.
Пример -
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Пример -
Приложение: 1. Проект положения об информационной безопасности предприятия на 12 л. в 1 экз.
2. Отзыв на проект положения об информационной безопасности предприятия на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложения.
Пример -
Приложение: письмо Министерства юстиции Республики Беларусь от 09.11.2015 N° 11-9/894 и приложение к нему всего на 5 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Пример -
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
2 Составление и оформление делового документа
1. Составьте распоряжение о командировании ведущего специалиста ОАО «Маяк» Никифорова Н.С. в г. Санкт-Петербург.
Основание: докладная записка начальника отдела сбыта Петрова А.П.; задание на служебную командировку.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
Открытое акционерное общество
«Маяк»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
07.05.2019 № 102
г. Бобруйск
О командировании
С целью расширения рынков сбыта выпускаемой продукции ОАО «Маяк» и развития сотрудничества с ПАО «Силуэт»
КОМАНДИРОВАТЬ:
1. НИКИФОРОВА Николая Сергеевича, ведущего специалиста отдела сбыта, в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация), сроком на 3 дня с 12.05.2019 г. по 14.05.2019 г. включительно.
Дата прибытия к месту командирования: 12.05.2019 г.
Дата выбытия с места командирования: 14.05.2019 г.
2. Главному бухгалтеру Малышевой О.М. произвести расчет командировочных согласно законодательству Республики Беларусь.
3. И.о. начальника финансового бюро Прохоровой И.С. обеспечить выплату командировочных.
4. Работнику по возвращению из командировки предоставляется другие дни отдыха за работу в выходные дни по письменному заявлению работника. Оплату труда работника за май месяц, в котором ему предоставляется другой день отдыха, производят исходя из полностью отработанной нормы рабочего времени в мае месяце.
1. Альбом форм организационно-распорядительных документов с комментариями / Разработчики: А.Е. Рыбаков, А.Н. Сукач, Е.В. Шумская – 6 изд., перераб. – Мн.: БелНИИДАД, 2020 – 228 с.
2. СТБ 6.38-2016. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Взамен СТБ 6.38-2004; введ. 01.05.2017. – Минск: Госстандарт, Минск: БелГИСС, 2017. – II, 23 с. – (Государственный стандарт Республики Беларусь).
3. Бахмат А.Б. Делопроизводство и основы документационного обеспечения управления: учеб-метод. пособие – Мн: ЗАО «Веды», 2015. – 72 с.
4. Гавриленко С.Д. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту – Мн: Амалфея, 2014. – 128 с.
5. Куриленко, А.Н. Делопроизводство: курс лекций / А.Н. Куриленко, Е.В. Кокиц. – Горки: БГСХА, 2019. – 70 с.
6. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха. – Минск: БГЭУ, 2011.
