1. Дать определение понятия «документ». Укажите классификацию документов
2. Опишите требования, предъявляемые к оформлению реквизитов: «гриф приложения», «подпись», «отметка о поступлении»
3. Практическое задание
Список использованных источников
1. Дать определение понятия «документ». Укажите классификацию документов
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. Среди специалистов в области документоведения, информатики и др. сфер пока нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений.
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Реквизитами являются наименование издавшей документ организации, дата издания (принятия), регистрационный номер документа, подпись, печать, текст документа и др.
Классифицируются документы по различным основаниям:
1. По наименованию.
Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Например, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
2. По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
3. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.
4. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
5. По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
2. Опишите требования, предъявляемые к оформлению реквизитов: «гриф приложения», «подпись», «отметка о поступлении»
Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 по делопроизводству, реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Рассмотрим требования, предъявляемые к оформлению реквизитов, данных в задании.
1. «Гриф приложения» проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля. Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
Пример:
Приложение
к приказу Министра финансов Республики Беларусь
09.05.2008 № 49
2. «Подпись» – обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.
Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации.
Пример:
Директор Белорусского
научно-исследовательского
института документоведения
и архивного дела Подпись В. В. Федосов
3. Практическое задание
Оформите приказ (с продольным расположением реквизитов) о премировании работников ОАО «Ранг», в связи с уменьшением брака и повышением производительности труда. Премировать работников в размере должностного оклада.
Самостоятельно оформите недостающие реквизиты.
1. Андреева, В. И. Делопроизводство. Работа с документами. Документооборот фирмы. Издание 10 / В. И. Андреева. – М.: 2005. – 296 с.
2. Белкин, Р. С. Избранные труды / Р. С. Белкин. – М.: Норма, 2008. – 765 с.
3. Гваева, И.В. Делопроизводство/ И.В Гваева, С.В. Собалевский. – Мн.: тетралит, 2014. – 224 с.
4. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. М-вом юстиции Респ. Беларусь 19.01.09: в ред. постановления М-ва юстиции Респ. Беларусь от 15.01.2013 г. // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2019.
5. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2019.
6. Об информации, информатизации и защите информации: Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г., № 455-З: в ред. Закона от 04 янв. 2014 г. №102 З // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2019.
7. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Письмо Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 N 69 «СТБ 6.38-2004»// Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2019.
