ВВЕДЕНИЕ
Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п.
На данный момент документация имеет очень важные функции: социальную, правовую, функции исторического источника, учета, управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того, документы являются средством управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.
Кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет большое значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, так как она связана не только с деятельностью организации, но и охватывает большинство сфер деятельности общества в целом.
Актуальность темы исследования заключается в том, что в современном обществе организация кадрового документооборота является довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью организации.
Объект исследования – СП «Ксант» ООО.
Предмет исследования – организация делопроизводства в кадровой работе в СП «Ксант» ООО.
Цель курсовой работы – провести анализ и выявить мероприятия по совершенствованию организация делопроизводства в кадровой работе СП «Ксант» ООО.
В курсовой работе для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:
– изучить теоретические аспекты организации делопроизводства в кадровой работе;
– провести анализ организации кадрового делопроизводства в СП «Ксант» ООО;
– разработать мероприятия, направленные на совершенствование организации кадрового делопроизводства СП «Ксант» ООО.
Поставленные задачи определили структуру курсовой работы, которая включает в себя введение, три раздела, заключение, список использованных источников, приложения.
При выполнении курсовой работы использовались методы наблюдения, анализа и синтеза, сравнения, индукции и дедукции.
Методологической и теоретической основой исследования являются нормативные и законодательные акты, а так же экономическая литература, и материалы периодической печати, отражающие различные подходы к документационному обеспечению управления, документообороту, организации делопроизводства в кадровой работе следующих авторов: И. В. Гваева, А. А. Тепляков, О.Н. Демушина, Е. П. Занкович, М.Ю. Рогожин, Л.А. Мишина и др.
Эмпирическую базу работы составляют первичные документы, бухгалтерская и статистическая отчетность СП «Ксант» ООО.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ
1.1 Сущность и значение документационного обеспечения управления
Любое предприятие, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом:
– правовые,
– организационно-распорядительные,
– планово-финансовые,
– внешние нормативные,
– внутренние нормативные,
– технические [12, с. 116].
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
– регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
– распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
– накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
– передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.) [13, с.55].
Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СП «КСАНТ» ООО
2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика деятельности СП «КСАНТ» ООО
Белорусско-Российско-Литовское совместное предприятие «КСАНТ» Общество с ограниченной ответственностью (далее – СП «КСАНТ» ООО) создано на базе производственных мощностей по выпуску коагулянтов ОАО «Гомельский химический завод» в 1996 году.
Основой вид деятельности СП «КСАНТ» ООО – производство сульфата алюминия, применяемого в широком спектре отраслей народного хозяйства. Наличие современного оборудования, высококвалифицированного персонала позволяют выпускать до 4000 тн. в месяц коагулянтов высокого качества.
На сегодняшний день СП «КСАНТ» ООО является единственным в Республике Беларусь производителем сульфата алюминия кристаллического и занимает практически всю рыночную нишу Республики Беларусь. В настоящее время 45% продукции поставляется на внутренний рынок, более чем 40 предприятиям.
СП «КСАНТ» ООО осуществляет свою деятельность на основании устава (Приложение А) в соответствии с законодательством Республики Беларусь. СП «КСАНТ» ООО зарегистрировано Министерством иностранных дел Республики Беларусь 29 июня 2001 г. в Едином государственном реестре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за номером 400258949.
Место нахождения СП «КСАНТ» ООО: г. Гомель, ул. Химзаводская, 5.
СП «КСАНТ» ООО основано на частной форме собственности и создано на неопределенный срок. Целью деятельности предприятия является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли.
СП «КСАНТ» ООО является юридическим лицом, имеет расчетный счет в банке, печати, штампы, эмблему и другие реквизиты.
3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ В СП «КСАНТ» ООО
3.1 Мероприятия, направленные на совершенствование делопроизводства СП «КСАНТ» ООО
Исследование организации делопроизводства в кадровой работе СП «КСАНТ» ООО выявило, что для совершенствования организации делопроизводства в кадровой работе необходимо разработать комплекс мероприятий.
1. Для централизации документационного обеспечения управления персоналом СП «КСАНТ» ООО необходимо введение должности секретаря в штатное расписание. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря.
Введение данной должности позволит как улучшить качество документационного обеспечения управления, так и высвободить бухгалтера для выполнения более свойственных ему функций.
2.В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для СП «КСАНТ» ООО.
Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подведем итоги и сделаем выводы.
В работе изучены теоретические аспекты организации делопроизводства в кадровой работе, проведен анализ организации кадрового делопроизводства в СП «Ксант» ООО, разработаны мероприятия, направленные на совершенствование д кадрового делопроизводства СП «Ксант» ООО.
Изучение материала по данной теме позволяет сделать вывод, что кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом.
Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документы по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности во время работы в организации.
Исследование организации кадрового делопроизводства СП «КСАНТ» ООО выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.
В СП «КСАНТ» ООО отсутствует специальное подразделение, занимающееся документооборотом. Только один бухгалтер и инспектор по кадрам, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением.
Сотрудники СП «КСАНТ» ООО часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации.
Исследование движения внутренней документации в СП «КСАНТ» ООО показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.
Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами: нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников.
Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.
На предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.
Для совершенствования организации делопроизводства в кадровой работе в СП «КСАНТ» ООО необходимо:
1. Для централизации документационного обеспечения управления персоналом СП «КСАНТ» ООО ввести должность секретаря в штатное расписание. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря.
2. Для комплексного документального обеспечения управления внедрение системы электронного документооборота «Канцлер».
3. Создать архив. Данное мероприятие позволит СП «КСАНТ» ООО не нарушать положения Закона «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25 ноября 2011 г. № 323-З. Соблюдение норм законодательства позволит избежать уплаты штрафов.
Экономический эффект от внедрения предложенных мероприятий составит 6,851 тыс. руб. После внедрения вышеуказанных мероприятий в СП «КСАНТ» ООО усовершенствуется организация делопроизводства в кадровой работе.
1 Баранашник, А. В. Порядок оформления документов по личному составу / А.В. Баранашник // Кадровая служба. –2017. – № 2. – С. 34–44.
2 Гваева, И. В. Делопроизводство: курс лекций / И. В. Гваева, А. А. Тепляков. – Минск: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2012. – 231 с.
3 Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Минск: Амалфея, 2004. – 48 с.
4 Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25 ноября 2011 г. № 323-З // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]. – Минск: ООО «ЮрСпектр», 2018.
5 Занкович, Е. П. Делопроизводство: учеб пособие / Е. П. Занкович. – Минск, 2011. – 151 с.
6 Кадровое делопроизводство в Республике Беларусь [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.pbk.by/service/upravlenie-stroitelnyiim-proektami/kadrovoe-deloproizvodstvo/. – Дата доступа: 20.02.2018.
7 Кондакова, Н. Номенклатура дел организации / Н. Кондакова // Кадровик. Управление персоналом. – 2016. – № 24. –С. 25–33.
8 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова.– М.: Интел-Синтез, 2012. – 328 с.
9 Литвинович, А. Регистрация распорядительных документов / А. Литвинович // Кадровик. Управление персоналом. – 2015. – № 3. – С. 42–43.
10 Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. – Минск : Амалфея, 2010. – 452 с.
11 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь : постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 // Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2009. – 17 февр. (№ 42). – С. 28-79.
12 Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие для вузов / М.Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби, 2010. – 384 с.
13 Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации : учеб. пособие для вузов / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. –М. : КноРус, 2010. – 160 с.
14 Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов : учеб. пособие для вузов / О.П. Сологуб. – М. : Омега-Л, 2015. – 207 с.
15 Трудовой кодекс Респ. Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296–З (в ред. от 15.07.2015) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]. – Минск: ООО «ЮрСпектр», 2018.
