Электронный формат закупок, размещения заказов и заключения контрактов в цепи поставок

В современной логистике понятие «закупочная логистика» определяется как логистическая подсистема регулирования потоков материалов и товаров в процессе снабжения организации необходимыми ресурсами. Можно определить закупочную логистику как управленческий процесс, регулирующий движение сырья, материалов, комплектующих изделий и запасных частей от процедуры закупок до склада предприятия. 

От того, насколько грамотно поставлено управление закупками зависит выполнение планов торговли и развития, маркетинга и сервисного обслуживания, рентабельность коммерческой деятельности. Главным в деятельности по организации и управлению закупками является достижение высокого качества обслуживания покупателя на всех стадиях продвижения товарной продукции. Эффективность закупочной работы подразумевает получение необходимых по количеству и качеству необходимой продукции в нужное время, в нужном месте и по приемлемой цене. Необходимо знать основные факторы, которые могут повлиять на деятельность службы закупок в организационной структуре торговой компании: 

- структура и размер затрат на закупаемые товары и материалы в расходах компании; 

- концепция закупаемой продукции и требования, предъявляемые к ней; 

- состояние конъюнктуры рынка продукции и услуг, которые закупаются предприятием в первую очередь;

- коммерческая и техническая компетенция закупщика, необходимая для выполнения основных торговых функций;

- задачи в области закупочной деятельности, способствующие достижению поставленных стратегических целей и решению тактических задач[6, c. 342].

Рассмотрим процесс перевода бумажного документооборота в электронный вид. Чтобы применить ЭЦП, необходимо учесть все требования Закона. Рассмотрев имеющиеся информационные ресурсы, позволяющие осуществлять экономическо-хозяйственную деятельность в SAP, было рассчитано, что минимальное количество рабочих мест, на которых будет применяться ЭЦП, составляет 230. Но, поскольку формирование первичных документов происходит на уровне низкоквалифицированных рабочих (кладовщиков, операторов, материально-ответственных лиц), необходимо учитывать особенность текучести персонала по данным профессиям, которая составляет 33%. Поскольку ЭЦП выдается каждому индивидуально и не может передаваться и использоваться другим человеком, при увольнении необходимо утилизировать имеющуюся и выдать новую ЭЦП принятому сотруднику. Это привело к расчету затрат на 306 рабочих мест.

На основании защиты информации, согласно Закону об электронной подписи, предприятию необходимо провести следующее. 

1. Приобрести оборудование (определено на базе решений крипто провайдера и разработчика РУЦ ГосСУОК, г Минск). 

1.1 Для защищенного документооборота: 

– закупить LISSI-SSF Server под управлением OC Linux, MS Windows 2000/XP, AIX, HP/UX, Solaris; 

–закупить LISSI-SSF Client для ОС MS Windows 2000/XP; 

– закупить криптопровайдер Lissi-CSP; 

– закупить ключевой носитель eToken для хранения ключевой пары пользователя; изготовить сертификаты на рабочие места пользователей.

1.2 Для организации защиты сетевых подключений: 

– закупить LISSI-SSF Server под управлением OC Linux, MS Windows 2000/XP, AIX, HP/UX, Solaris; 

– закупить LISSI-SSF Client для ОС MS Windows 2000/XP; 

– изготовить сертификаты на рабочие места пользователей.

Для внедрения и хранения информации на программном уровне: 

– закупить сервер хранения информации для SAP; 

– внедрить в SAP 2 формы для возможности подписи документа электронно-цифровой подписью. 

Витебский завод тракторных запасных частей создан приказом Министерства промышленности от 20 декабря 1994 г. № 33 на базе структурной единицы МТЗ.  Как республиканское унитарное предприятие «Витебский завод тракторных запасных частей» зарегистрировано решением Витебского областного исполнительного комитета от 1 ноября 1996 г. № 482.

Основной вид деятельности ОАО «ВЗТЗЧ» – производство узлов и деталей для сборочного конвейера ОАО МТЗ. Кроме того, общество занимается изготовлением запасных частей к тракторам МТЗ, товаров народного потребления и прочей продукции.       

Принципы построения организационной структуры управления, следующие: возглавляет ОАО «ВЗТЗЧ» директор, который управляет деятельностью предприятия. Он подотчетна наблюдательному совету и общему собранию акционеров.

По итогам работы за три года полученная организацией прибыль от реализации снизилась с 2 656 тыс. руб. в 2018 году до 2 102 тыс. руб. в 2020 году. Прибыль ОАО «ВЗТЗЧ»до налогообложения снизилась за три года на 1 453 тыс. руб. и составила в 2020 году 141 тыс. руб. В ОАО «ВЗТЗЧ» произошло снижение рентабельности продаж на 3,88 п.п. за три года до 12,47 % и рентабельности продукции на 6,54 п.п. за три года до 17,11 %.

В ОАО «ВЗТЗЧ» наблюдалось ежегодное сокращение среднесписочной численности работников – на 83 человека в 2019 году и еще на 48 человек за 2020 год. При этом производительность труда работников организации, увеличившись в 2019 году на 26,2 %, по данным за 2020 год снизилась на 4,4 % и составила в 2020 году 20,27 тыс. руб. 

На фоне более высокого роста заработной платы в 2019 году и ее снижения в 2020 году только на 2,4 % такая динамика показателя производительности труда говорит о неэффективном использовании фонда заработной платы в организации.

Изучив закупочную деятельность ОАО «ВЗТЗЧ» можно подвести следующие итоги: ответственными за материально-техническое обеспечение являются зам. директора по маркетингу и сбыту и отдел закупок; поставщики ресурсов выбираются на конкурентной основе по ряду критериев; планирование потребности производится ежемесячно с периодическими корректировками в случае необходимости; учет и оформление сырья и материалов ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и учетной политикой организации. Также следует отметить, что в организации не применяется электронный формат заключения договора на закупку.