Коммуникации и информационные потоки в организации

На сегодняшний день одной из актуальных задач для отечественных предприятий является оперативность управления, поскольку последствия экономического кризиса в значительной степени ослабили их позиции на отечественных и зарубежных рынках. С целью повышения конкурентоспособности предприятиям необходимо обеспечение своевременной реакции на изменения, происходящие во внешней среде. Для достижения этих целей целесообразно использование всех ресурсов организации, в том числе нематериальных.

Воплощение любого решения невозможно без передачи информации, т.е воплощение любого решения невозможно без коммуникационного процесса в организации. Информация – один из инструментов управления в организации, поэтому от того, как пользуются этим инструментом во многом зависит воплощение принятых решений.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Коммуникация и информация взаимосвязанные понятия, информация – это то, «что передается», коммуникация включает себя информацию и то, «как» передается [2, c. 135]. 

Рассмотрим современные теоретические подходы в менеджменте и теории управления предприятием, касающиеся управленческих аспектов информации и коммуникаций.

Так, в связи с изменениями, происходящими в управлении предприятиями Д. Тапскотт дает определение предприятию «нового типа» – «это предприятие, которое работает в режиме реального времени и постоянно, без малейшей проволочки подстраивается к изменяющимся условиям деятельности, благодаря оперативности получения информации» [8, с. 78].

О. Мельник определяет предприятие как сложную социально-экономическую систему, «которая функционирует в условиях жесткой внешней среды и формирует внутреннее пространство с собственной экономикой» и так же подчеркивает, что «именно в этом аспекте информация приобретает факторные признаки производственного ресурса, который имеет стоимость и существует в виде продукта, принимает участие в экономическом обороте и имеет возможность к воссозданию» [15, с 137].

Российско-литовское совместное предприятие «Ксант-Инвест» общество с ограниченной ответственностью зарегистрировано Министерством иностранных дел Республики Беларусь в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей 29.06.2001 г. за № 400258949.

Юридический адрес: 246026, Республика Беларусь, г. Гомель, ул. Химзаводская, 5, ком. 5.

Устав организации зарегистрирован Решением Гомельского областного исполнительного комитета № 344 от 25.04.2007 г. в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Учредители организации на 31.12.2013г.:

- ООО «Техноинвест», Российская Федерация, г. Москва, ул. Юных Ленинцев, д. 111, корпус 1 – 76% уставного фонда.

- ЗАО «UAB Ekochema» Литовская Республика, г. Каунас, пр. Европас 124 – 24% уставного фонда.   

Уставный фонд на конец 2013 года составляет 85679 долларов США, в соответствии с долями:

- ЗАО «UAB Ekochema» – 20563 доллара США, состоящие из денежного вклада на сумму 8213 долларов США и не денежного вклада в виде доли в чистых активах на сумму 12350 долларов США; 

- ООО «Техноинвест» – денежный вклад 20563 доллара США, не денежный вклад на сумму 44553 доллара США, состоящий из оборудования на сумму 17064 доллара США и доли в чистых активах на сумму 27489 долларов США.

Основой вид деятельности ООО «Ксант-Инвест» – производство сульфата алюминия и сопутствующей продукции, применяемых в широком спектре отраслей народного хозяйства. На предприятии налажено производство и реализация следующих номенклатурных видов продукции:  водный раствор, жидкий сульфат алюминия; сульфат алюминия 1-го сорта; сульфат алюминия 2-го сорта; электролит для кислотных аккумуляторов. 

Как показал проведенный анализ, на ООО «Ксант-Инвест» необходимо внедрение более современных компьютерных систем управления и учета запасов и обращения материальных ресурсов, внедрения систем по контролю за текущими расходами в отдельных хозяйственных областях на предприятии (склады, транспорт), а также развития электронных систем взаимоотношений с покупателями.

Так, рассмотрим одно из возможных направлений повышения эффективности управления информацией и коммуникациями на ООО «Ксант-Инвест» – повышение уровня автоматизации управления складским хозяйством путем внедрения информационной системы, являющейся совместным решением фирмы «1С» и компании AXELOT Logistics – «1С-Логистика: Управление складом». 

Многочисленные успешные внедрения системы (в настоящее время зарегистрировано 229 предприятий-пользователей в 50 городах стран СНГ) подтверждают, что она может эффективно использоваться на складе любого размера и типа – от небольшого магазина до крупного распределительного центра или склада готовой продукции крупного промышленного предприятия в самых разных отраслях. 

Система обеспечивает адресный учет на складе и автоматизацию всех основных складских бизнес-процессов – приемки, размещения, отбора, отгрузки, инвентаризации товара. 

Также стоит отметить наличие в тиражной версии этой системы автоматизированного принятия решений модуля для склада ответственного хранения. «1С-Логистика: Управление складом» позволяет вести учет товара и операций в разрезе владельцев, рассчитывать стоимость оказанных услуг по различным категориям. В дополнение к учетным функциям система обеспечивает управление складом в реальном времени с использованием технологии штрих-кодирования и радиотерминалов сбора данных.

Процесс внедрения системы автоматизации склада можно разделить на множество этапов, в ходе реализации которых изменяются пропорции ответственности сторон за результат. В качестве сторон реализации проекта в рамках данной работы мы будем рассматривать заказчика в лице ООО «Ксант-Инвест» и исполнителя, в лице работников компании AXELOT Logistics. 

С целью повышения конкурентоспособности предприятиям необходимо обеспечение своевременной реакции на изменения, происходящие во внешней среде, что может быть достигнуто путем использования всех ресурсов организации, в том числе нематериальных. Фактические в современных условиях в процессе управления предприятием воплощение любого решения невозможно без передачи информации, т.е воплощение любого решения невозможно без коммуникационного процесса в организации. Информация – один из инструментов управления в организации, поэтому от того, как пользуются этим инструментом во многом зависит воплощение принятых решений.

Информация и коммуникации на современном предприятии является неотъемлемой составляющей эффективного управленческого процесса. Передача информации охватывает все подразделения и все стороны деятельности. Эффективная работа современного предприятия в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая – правильно её воспринимает. Это обуславливает необходимость правильной и эффективной организации коммуникаций и информационных потоков на предприятии.

Для предприятий «нового типа» информация становится неотъемлемой частью управленческой деятельности, а также производственным ресурсом способным повысить эффективность деятельности организации. Однако информация не может быть рассмотрена отдельно от коммуникации. Большинство авторов определяют коммуникацию как явление или процесс, в основе которого лежит передача информации, в то же время рассмотрение ее только как информационного процесса не отражает социальную суть коммуникации. На основании анализа мнений зарубежных об отечественных исследователей коммуникация определена как процесс информационного и неинформационного взаимодействия как внутри организации, так и с внешним окружением, направленный на достижение целей предприятия. Главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации, с этой целью необходимо устранять шумы, возникающие в процессе обмена информацией путем совершенствования обратных связей, регулирования информационных потоков, фильтрации информации и рационализации структуры коммуникационного процесса.