Производственная практика

Вопросы организации бухгалтерского учета экономического субъекта и его бухгалтерской службы, формирования документов и текущей работы с ними относятся к основообразующим теоретическим и практическим учетным элементам. В связи с чем всегда актуальными являются профессиональные подходы в оценке места и роли, сущностного содержания этих вопросов. 

Достаточно широко и привычно используются в учетной среде понятия «организация бухгалтерского учета», «бухгалтерская служба», «документы и документооборот» и пр.

Однако несколько оригинально выглядит одна из формулировок, представленных в профессиональном стандарте «Бухгалтер» [1].

Так, применительно к трудовой функции «Составление бухгалтерской (финансовой) отчетности» в составе необходимых умений главного бухгалтера указано «организовывать делопроизводство в бухгалтерской службе», что заслуживает, по мнению автора, определенного осмысления и уточнения.

Применительно же к организации делопроизводства в бухгалтерии это понятие ассоциируется с необходимостью осуществления в его рамках документооборота, являющегося «формой реализации процесса делопроизводства» [4 , с. 3 ] , а также подчеркивается принадлежность организации делопроизводства в бухгалтерии к элементам учетной политики, то есть одному из способов ведения бухгалтерского учета [2, с. 3].

Как известно, организация бухгалтерского учета – определенная система мероприятий ( условий и элементов) по строения бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой, с учетом специфики работы экономического субъекта, его структуры, другими условиями и предпосылками.

В соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации применяются правила утвержден документооборот и технология обработки бухгалтерской информации.

В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и передачи их для отражения в бухгалтерском учете определяются графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

Фактический график рабочего процесса отражает систему рабочего процесса, разработанную в организации.

График включает перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, бухгалтерских книг, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности головной организации, отдельных структурных подразделений и организации в целом; ответственные за это подразделения (сотрудники) с указанием их взаимоотношений и сроков выполнения этих работ.

Существенным недостатком в организации первичного бухгалтерского учета является отсутствие графика документооборота. Законодательно, отсутствие графика, не влечет никаких негативных последствий. Однако, отсутствие графика может привести к нарушениям. График документооборота позволит разрабатывать инструкции о порядке и сроках сбора первичных данных, а также их регистрации; проводить проверку за своевременностью и правильностью оформления первичных документов, что, в свою очередь, позволит следить за сроками предоставления документов. Бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия. В качестве рекомендаций по усовершенствованию организации первичного учета может быть предложена разработка графика документооборота. Разработка графика документооборота осуществляется в несколько этапов:

1. Определение перечня документов;

2. Назначение ответственных лиц;

3. Определение сроков, в которые работник будет должен передать документ в бухгалтерию;

4. Выбор способа оформления графика. 

Документооборот должен обеспечиваться техническими средствами обработки документов, в том числе персональный компьютер, принтер, сканер, ксерокс, факс. Документы, поступающие в организацию, необходимо направлять на первичную обработку, регистрацию, а затем на рассмотрение руководством и направление исполнителям.

Таким образом, график документооборота выступает одним из элементов системы внутреннего контроля. Сложность внедрения графика документооборота заключается в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать, а так же возможная несбалансированность сроков исполнения.