Введение
Германия – это государство, где сложились давние и устойчивые нормы, правила и традиции в делопроизводстве. В Республике Беларусь тоже существуют особенности делового общения, которые отличаются от международных, связаны они с начальной стадией формирования рыночных отношений в нашей стране.
В Беларуси формальным сторонам деловой корреспонденции уделяется не столь пристальное внимание, как в Западных странах. Главное же отличие немецкого стиля делопроизводства — это высокая степень официальности. Этикет в Германии – это составная часть национального менталитета, который предполагает стремление к порядку во всех деталях: в делах, в повседневной обычной жизни, в быту и в мыслях. Во время делового общения, немцы ведут себя сдержанно, на их лицах достаточно редко выражаются какие-либо эмоции, они мало жестикулируют и внимательно выслушивают, друг друга, не перебивают.
Соблюдение правил переписки свидетельствует о вежливости, уважительном отношении к партнеру. В Западных странах очень пристальное внимание уделяется этике ведения бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется в Беларуси. Там считается, например, совершенно необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденно сложившуюся задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, обеспечить конфиденциальность получения информации, поблагодарить за оказанную любезность, помощь или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по карьерной лестнице или, например, с днем рождения.
Большинство немецких предпринимателей отлично владеют английским языком и свободно на нем ведут переговоры. Однако, в штате крупных компаний всегда есть компетентные специалисты-переводчики. Несмотря на это, принято, что языком ведения бизнеса является язык заказчика, поэтому команда профессионалов по экспорту должна иметь квалифицированного специалиста, который владеет на высоком уровне немецким языком.
Цель работы – ознакомить с правилами деловой корреспонденции на немецком языке, изучить ее особенности на основе примеров.
Понятие делового письма в немецком языке
Слово der Brief в немецком языке произошло от латинского словосочетания breve skriptum – «краткое послание», формат которого зависит от содержания.
Жанр делового или служебного письма представляет собой переписку партнеров (учреждений, компаний, предприятий, организаций и частных лиц) в процессе социальной, управленческой, коммерческой и иной деятельности. Официальное письмо может адресоваться определенному должностному или частному лицу, так как адресат и адресант выступают в качестве юридических лиц. Такое письмо имеет особый деловой стиль, этот стиль отличается лаконичностью изложения при ёмкости передаваемой информации, стереотипными словесными оборотами, словосочетаниями и терминологией. В виде писем рассылаются различные по содержанию документы: информационные сообщения, требования и запросы, гарантии и напоминания, отчеты и счета, поздравления, приглашения и т.п. Письмо исключительно негативного содержания (уведомление об увольнении с работы, о расторжении договора или предупреждение о нем, приговор суда и т.д.) принято называть голубым (нем. blauer Brief). Разновидностями деловой корреспонденции также считаются рекламные предложения в виде проспектов, анкет, каталогов.
Деловое письмо (der Geschäftsbrief) – это визитная карточка компании. По переписке владелец бизнеса может привлечь клиентов, не только сохранить, но и потерять.
Обычное деловое письмо, как правило, точно читаемо и подразумевает ответ. Часто принимающий письмо должен проконсультироваться: он пропустил некоторую информацию, понял содержание лишь частично, например, из-за неизвестных ему фактов.
Деловое письмо должно быть формальное, содержательное и стилистически выдержанное. Чисто, аккуратно и разборчиво написано даже если оно рукописное. Вежливое и любезное, по крайней мере корректное и деловое, если необходимо критиковать и жаловаться. Грубый тон также остается, если он кажется оправданным на основании определенных происшествий. Естественно, на безошибочном немецком языке и с правильной пунктуацией. Данный вид письма документальный характер [1, с. 20].
Деловое письмо, как правило, посылается на бланке фирмы; письмо может быть напечатано и на чистом листе, однако, при этом всегда должен оставаться неизменным основной набор реквизитов.
Оформление и реквизиты делового письма
Деловая корреспонденция является коммерческим или профессиональным сообщением предпринимателей, лиц свободных профессий, поставщикам, клиентам, органам власти. Она принципиально имеет постоянно одну и ту же форму и может изменяться сугубо индивидуально. Внешняя форма подлежит инструкциям согласно DIN 5008 и DIN 67 (DIN – Немецкий институт стандартизации).
1. Шапка (der Briefkopf), которая содержит: название фирмы- отправителя (den Namen der Fa.) и ее торговый знак (das Firmenzeichen), адрес (die Postanschrift), номера телефонов, телекса, факса (die Telefon-, Telex- und Faxnummem).
Нередко включают вид деятельности данной организации, фирмы или учреждения, инициалы руководителей. Сведения, которые указаны в шапке, чрезвычайно важны, так как кроме информации (так называемого «обратного адреса») они способствуют созданию определенного имиджа адресанта.
Шапка письма, которая печатается обычно на типографском бланке, находится в центре листа. Но в немецком письме часто вся информация занимает либо левый верхний угол, либо разделена на 2 части: название и почтовый адрес организации указываются слева в верхнем углу, а телеграфный адрес, номера телефонов, номера факса и телекса — справа в верхнем углу, или наоборот.
Такое же расположение рекомендуется при оформлении письма, если по какой-то причине оно было напечатано не типографским способом.
2. Область адресата (das Anschriftsfeld): тип отправления (печатное – Drucksache; срочно – Eilzustellung; заказное – Einschreiben; партия товара – Warensendung; АВИА – mit Luftpost); название организации и/или имя адресата; улица (die Straße), номер дома (das Haus), почтовый индекс и город (die Postleitzahl und Stadt), страна (das Land). Город и страна в письмах, которые отправляются за границу, пишутся большими буквами.
3. Строчка ссылок (die Bezugszeichenzeile) состоит из указания на предыдущую переписку, номера или сокращения отдела или ведущего переписку: Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom, Telefon, Ortsname (Datum).
4. Повод (der Betreff): приглашение (die Einladung), реклама (Werbeangebot), вызов представителя (Bitte um Vertreterbesuch), запрос (die Anfrage), предложение (das Angebot über ), рекламация (die Mängelrüge) и т.д.
5. Текст письма (der Brieftext) с обращением (mit der Anrede).
Виды деловых писем
Рассмотрим и охарактеризуем основные виды писем деловой корреспонденции:
Письма-сообщения (Mitteilungsbriefe) — один из самых распространенных видов деловой переписки: сообщается конкретная информация, данная информация во многих случаях закладывает основу для договоров и переписки. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слов «Ich teile Ihnen mit…» или контекстуальных синонимов этого глагола (ich sende, ich übersende): Wir bitten Sie, diese Nummer bei Ihrer Zahlung anzugeben.
Письма-запросы (Anfrageschreiben) в большинстве случаев предшествуют всей последующей работе по заключению различных соглашений между партнерами по деловой переписке. Письма-запросы подразумевают обязательную реакцию адресатов в виде конкретного письменного ответа по существу дела: Welche Möglichkeiten haben Sie hier? Frag doch bitte noch einmal nach.
В конце текста возможно выразить адресату свои пожелания относительно сроков предоставления интересующей информации: Ich bitte um Meinung bzw. Stellungnahme v. allen bis Montag 16.12.13 (einschließlich).
Письма-подтверждения (Bestätigungsschreiben) подтверждают какой-либо факт, например, получение письма. Почти всегда в письмах-подтверждениях содержатся такие фразы, как Hiermit möchten wir bestätigen.... Hiermit möchten wir bestätigen, dass die Rechnung Nr. … gem. Vertrag Nr. … v. … erstellt wurde.
Письма-рекламации (претензионные письма) (Reklamationsbriefe) – используются для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.
Die Reklamation für den zweiten Sensor… von Smartec (Rek-Nr. …) werde ich stornieren, weil ….
Письмо-рекламация содержит четкие указания относительно того, какие непосредственно от адресата ожидаются действия:
Anbei die Reklamation von dem Kunden… Bitte überprüfen und GS erstellen.
Письма-предложения (оферты) (Angebotsschreiben) ставят своей целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная черта письма-
Заключение договора
Совершение торговой сделки может происходить двумя путями:
а) запрос — предложение — заказ, затем следует подтверждение заказа (в случае предложения без обязательств или заказа устно, по телефону или телеграфу) — поставка + оплата;
б) заключение договора при непосредственном участии договаривающихся сторон. В таком случае договор содержит следующие пункты:
1. Место и время заключения договора – Ort und Datum des Vertragsabschlusses.
2. Имена сторон, заключающих договор – Namen der vertragschließenden Parteien.
3. Предмет договора – Gegenstand des Vertrages.
4. Цена и общая стоимость – Preis und Gesamtwert.
5. Сроки поставки – Liefertermine.
6. Неустойка – Konventionalstrafe.
7. Условия оплаты – Zahlungsbedingungen.
8. Качество и вес товара – Qualität und Gewicht der Ware.
9. Упаковка, маркировка – Verpackung, Markierung.
10. Испытания и контроль – Prüfung, Erprobung und Inspektion.
11. Гарантии – Gewährleistung.
12. Страховка – Versicherung.
13. Форс-мажор («обстоятельства непреодолимой силы») - Force majeure.
14. Арбитраж – Schiedsgericht.
15. Другие условия – Sonstige Bedmgungen.
16. Юридические адреса сторон в договоре – Juristische Anschliffen der Parteien.
17. Подписи сторон – Unterschriften der Parteien [4, с. 39].
Таким образом, форма немецкого договора имеет те же основные составляющие, что и договор в Республики Беларусь, но оформляется в соответствии с государственной инструкцией ФРГ.
Заключение
Стилистика деловой корреспонденции индивидуальна и зависит конкретно от целей и назначения каждого делового письма, так как обусловлена многообразием деловых ситуаций и особенностями адресата. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых единиц и средств, в нем много речевых клише и фраз.
Наличие формуляра является признаком, не только объединяющим коммерческую корреспонденцию, но и различительным показателем, который позволяет выявить особенности национального делового стиля той или иной страны.
Деловое письмо является отдельным видом переписки. В ФРГ уделяется большое внимание корректному обращению и правильному использованию деловой переписки во время ведения переговоров, что, в свою очередь, влияет и на требования, предъявляемые к данному виду корреспонденции.
Деловая корреспонденция в Германии оформляется в соответствии с инструкцией государственного образца. Любой вид делового письма должен содержать обязательные реквизиты. Деловая немецкая корреспонденция отличается от аналогичной корреспонденции в Беларуси и носит более четкий и организованный характер.
Имеются различные виды деловых писем, которые различаются по содержанию, цели и адресату.
Форма немецкого договора имеет те же основные составляющие, что и договор в Республики Беларусь, но оформляется в соответствии с государственной инструкцией ФРГ.
