УВОДЗІНЫ
ЭКСПЕРТЫЗА КАШТОЎНАСЦІ ДАКУМЕНТАЎ. АСНОЎНЫЯ ЭТАПЫ І КРЫТЭРЫІ
ЗАКЛЮЧЭННЕ
ЛІТАРАТУРА
УВОДЗІНЫ
Экспертиза ценности документов является важнейшим направлением деятельности в делопроизводстве и архивном деле, поскольку решает такую важную задачу, как определение научно-исторической, социально- культурной, политической ценности документов, их практической значимости. В условиях перехода на электронный документооборот данная работа приобретает особую остроту, т.к. непосредственно влияет на то, сохраним ли мы документы, имеющие значение, как для исторической науки, так и для каждого человека.
ЭКСПЕРТЫЗА КАШТОЎНАСЦІ ДАКУМЕНТАЎ. АСНОЎНЫЯ ЭТАПЫ І КРЫТЭРЫІ
Первым этапом экспертизы ценности является оценка документов в бумажной форме при составлении номенклатуры дел организации, а также при подготовке дел для передачи в архив организации. В то же время проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, возбужденных в соответствии с номенклатурой дел, и соответствие установленному порядку формирования дел.
Второй этап проводится в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организациях, являющихся источником сбора государственного архива), а также во время выделения на уничтожение документов и временное хранение дел с истекшим сроком годности.
Критерием экспертизы документов является система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии делятся на три большие группы:
Критерии происхождения документов:
важность учреждения или лиц в жизни общества - определяются группы учреждений, из которых документы полностью передаются государству (ценная документация этих учреждений), или выборочно.
Необходимо учитывать значимость деятельности учреждения для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.
Критерии значимости человека в обществе чрезвычайно сложны для архивариуса; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль конкретного человека (необходимо учитывать мнение специалистов этой отрасли, ученых, коллег и сотрудников).
ЗАКЛЮЧЭННЕ
При осмотре ценностей осуществляется отбор случаев постоянного и временного (более 10 лет) хранения, переданных на государственное хранение в архив; временное хранение в структурных подразделениях; случаи, предназначенные для уничтожения, у которых истек срок хранения. Соответственно составляются следующие записи: постоянный срок годности; временное хранение (более 10 лет); по персоналу, а также разрабатывается акт о выделении на уничтожение дел, не подлежащих хранению.
Так, различные документы организационного, административного и справочного характера хранятся в приемной и в учебном отделе. Согласно штатному расписанию в состав этих отделов входят следующие должности: ведущий специалист учебно-методического отдела, специалист учебно-методического отдела, методист. Изучив должностные инструкции этих специалистов, можно увидеть, что ни одна должностная инструкция не содержит информации о формировании документов и их передаче в архив. В связи с этим зачастую проверка ценности документов не проводится на уровне структурных подразделений, что влечет за собой некорректное кадровое обеспечение архивных файлов.
Критерии для выявления внешних особенностей документов:
аутентичность важна, так как именно оригиналы предпочтительнее при выборе документов для государственного хранения (наличие бланка, штампа, подписи, что напрямую связано с формой сертификации документа);
внешний вид документа (форма передачи содержимого, заверение и оформление документов, включая художественные, палеографические, лингвистические и другие особенности; физическое состояние документов (если поврежденные документы могут хотя бы частично восстановить текст, он оставлен на постоянное хранение, восстановлен или фотокопирован).
1. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебно-практическое пособие / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. — Минск: ТетраСистемс, 2005. — 345 с.
2. Делопроизводство: конспект лекций для студентов дневной и заочной формы обучения / БГАТУ, Кафедра белорусского и русского языков; сост. Е.П. Занкович — Минск, 2005. — 150 с.
3. Делопроизводство: учебно-методическое пособие для студентов дневной и заочной формы обучения / БГАТУ, Кафедра белорусского и русского языков; сост. Е.П. Занкович — Минск, 2005. — 52 с.
4. Паневчик,В.В. Деловое письмо: практическое пособие / В.В.Паневчик. – 2-е изд. – Минск: Амалфея, 2000. — 160с.
5. Паневчик, В.В. Деловая переписка: практическое пособие /В.В.Паневчик, С.В.Некраха, Н.В.Самодеева. — Минск: Дикта, 2005. — 335 с.
6. Практикум по курсу «Делопроизводство и документационное обеспечение предприятия» / БГАТУ, Кафедра белорусского и русского языков; сост. Е.П.Занкович — Минск, 2002. — 18 с.
7. Язык и стиль документов: учебное пособие по дисциплине «Делопроизводство». / БГАТУ; Кафедра белорусского и русского языков; сост. Е.П.Занкович, Т.М.Капустич — Минск, 2007. — 84 с.
