1. Документирование деятельности коллегиальных органов
Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.
Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:
- органов государственной власти (заседание Палаты Представителей),
- органов исполнительной власти (администрации),
- органов местного самоуправления (собрание депутатов городского района, совета депутатов),
- органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).
Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности [1, c. 48].
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.
В таблице представим характеристику документов коллегиального органа:
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2017)
Изучение архивного дела является одним из важнейших направлений исследований по развитию делопроизводства Беларуси, поскольку именно документы являются основным источником сведений значительного отрезка истории. Для архивного дела Республики Беларусь ХХ века характерен резкий всплеск творческой активности архивистов и историков, научные работы которых в содержательном плане соотносятся с архивоведческой тематикой. Появляются специализированные периодические издания, архивными учреждениями выпускаются сборники научных и научно-популярных публикаций, проводятся конференции по архивному делу, источниковедению, археографии. Впервые в истории Беларуси создаются научные учреждения, занимающиеся архивоведческими, археографическими и документоведческими исследованиями. Статус научных учреждений получают республиканские государственные архивы. Формируется правовая нормативная база отрасли, постепенно обновляется и расширяется комплекс методических пособий, выходят в свет новые архивные справочники.
После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь. Областные партийные архивы Брестской и Витебской областей были присоединены к соответствующим государственным архивам, а партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей преобразованы в филиалы государственных архивов.
В октябре 1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив.
Таким образом, процесс развития государственных архивов имеет свои поэтапные особенности в истории развития архивного дела Республики Беларусь. В этот период происходит становление архивной службы, которое выражается в создании четкой структуры государственного архивного дела, активное создание архивов и реорганизация архивных служб для их дальнейшей деятельности. Важным направлением деятельности архивных органов было обеспечение сохранности архивных фондов, укрепление материально-технической базы, для дальнейшего развития и совершенствования архивного дела [4, c. 36].
В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа
С документами - независимо от их содержания - необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских учреждениях традиционно сложились определенные правила организации этой работы.
Документ, поступивший в организацию извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.
После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. Кроме того, документ в своем тексте уже может содержать поручения конкретным исполнителям, с указанием того, что необходимо сделать и в какие сроке [5, c. 49].
Исполнители, по мере выполнения резолюций по документу (либо пунктов самого документа), возвращают его вместе с отчетами руководителям - авторам и контролерам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии.
Документ, созданный на предприятии, также сначала регистрируется. При этом если документ предназначен для использования в организации, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.
Содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.
Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [1, с. 35].
4. Использование современных технологий в документировании
Традиционный документооборот в бумажной форме обладает рядом недостатков и существенно затрачивает рабочее время. Процесс перехода всех государственных органов власти на электронный документооборот продолжается и по настоящее время.
На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства, наблюдения за эволюцией форм документооборота показывают, что среда создания и обращения документированной информации является зеркалом, отражающим важнейшие социальные процессы, жизнь общества и каждого человека во всем их многообразии.
Новые условия научно-технического прогресса и изменения в экономике, политике, культуре ставят и новые задачи в документальном сохранении истории ХХI века, в информационном обеспечении всех форм деятельности современного общества. Как «чувствует» себя документ в условиях информационного, компьютерного общества, в киберпространстве новых технологий - эти и иные вопросы задаются в научном сообществе. Постановка некоторых назревших проблем, прежде всего нормативно-правового регулирования электронного документа и его включения в системы обращения документированной информации, находятся в центре внимания специалистов в области информационного права.
Формирование «информационного общества» связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации. Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документальной информации, способов фиксации деятельности людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства; имеются ввиду, в первую очередь, процессы глобализации всех, и прежде всего экономических отношений, формирования глобальной системы знаний. В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. В-четвертых, человек становится участником не только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками большого информационного пространства [3, c. 47].
В обиход управленческой деятельности прочно входят новые, современные технологии, в том числе и электронный документ. Организация работы предприятия все больше становится связана с такими явлениями, как база и банк данных, сервер, сайт, портал, с необходимостью сочетать привычные бумажные документы и документы, получаемые с помощью ЭВМ.
В научной литературе отмечается, что применение элементов электронного документооборота стало эффективным управленческим инструментом, который создает принципиально новые возможности повышения оперативности в работе с документами, улучшения качества информационного обеспечения руководителей и специалистов.
5. Обзор законодательства по вопросам электронной цифровой подписи в Украине
В Украине деятельность в сфере электронной цифровой подписи регулируется специальным Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», принятым в 2003 году.
Закон определяет правовой статус электронной цифровой подписи и регулирует отношения, возникающие при использовании электронной цифровой подписи.
В соответствии с данным Законом Украины, субъектами взаимоотношений в сфере услуг ЭЦП являются:
1. подписанты;
2. пользователи;
3. центры сертификации ключей (ЦСК);
4. аккредитованные ЦСК (АЦСК);
5. удостоверяющие центры органа исполнительной власти или иного государственного органа;
6. центральный удостоверяющий орган (ЦУО);
7. контролирующий орган.
Согласно законодательству, электронная цифровая подпись по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) при условии, если:
1. электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата открытого ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
2. во время проверки использовался усиленный сертификат открытого ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи;
3. личный ключ подписывающего соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности для засвидетельствования действия открытого ключа используют только усиленный сертификат ключа.
Порядок применения электронной цифровой подписи в банковской системе Украины и субъектами перевода денежных средств определяется Национальным банком Украины.
Сертификат ключа содержит в себе следующие обязательные данные:
1. наименование и реквизиты центра сертификации ключей (Центрального удостоверяющего органа, удостоверяющего центра);
2. указание, что сертификат выдан в Украине;
3. уникальный регистрационный номер сертификата ключа;
4. основные данные (реквизиты) подписанта – собственника личного ключа;
5. дату и время начала и окончания срока действия сертификата.
