Документоведение

Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства состоит из Конституции Республики Беларусь, настоящего Закона и иных актов законодательства, а также международных договоров Республики Беларусь.

Отношения по владению, пользованию и распоряжению документами Национального архивного фонда регулируются гражданским законодательством в той мере, в какой они не урегулированы настоящим Законом.

Если международным договором Республики Беларусь установлены иные правила, чем те, которые предусмотрены настоящим Законом, то применяются правила международного договора.

После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь. Областные партийные архивы Брестской и Витебской областей были присоединены к соответствующим государственным архивам, а партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей преобразованы в филиалы государственных архивов [3, c. 59].

В октябре 1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив.

Таким образом, процесс развития государственных архивов имеет свои поэтапные особенности в истории развития архивного дела Республики Беларусь. В этот период происходит становление архивной службы, которое выражается в создании четкой структуры государственного архивного дела, активное создание архивов и реорганизация архивных служб для их дальнейшей деятельности. Важным направлением деятельности архивных органов было обеспечение сохранности архивных фондов, укрепление материально-технической базы, для дальнейшего развития и совершенствования архивного дела [4, c. 36].

В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).

В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно.

Управление записями (англ. Records Management) — управление документами организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя формирование документов в делопроизводстве, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях — архивное хранение).

Документ (record) может быть представлен на материальном носителе (бумага, микрофиша, микрофильм) или в цифровом виде (файлы на магнитной ленте, компакт-диске, на винчестере и т.д.). Это могут быть свидетельства о рождении, рентгеновские снимки, документы, базы данных, прикладные данные или электронная почта. Управление документами, в первую очередь, сосредоточено на материалах о деятельности организации, и, как правило, применяется в соответствии с юридической ценностью документов, а не их физической формой. Документы, отличаются от файлов наличием реквизитов (исх.№, наименование организации, наличие подписи руководства, печати и т.п.). Хранению обычно подлежат документы с реквизитами, выходящими из процесса делопроизводства и по срокам хранения (в соответствии с номенклатурой) подпадающие в разряд временного или постоянного хранения.

После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. Кроме того, документ в своем тексте уже может содержать поручения конкретным исполнителям, с указанием того, что необходимо сделать и в какие сроке.

Исполнители, по мере выполнения резолюций по документу (либо пунктов самого документа), возвращают его вместе с отчетами руководителям - авторам и контролерам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии [4, c. 49].

Документ, созданный на предприятии, также сначала регистрируется. При этом если документ предназначен для использования в организации, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.

Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)».

Управление организациями основано на следующих процессах:

- получение информации и ее обработка;

- анализ, подготовка и принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль выполнения принятых решений.

Деятельность служб документационного обеспечения управления направлена на организационное и информационно-документационное обеспечение указанных процессов.

Документационное обеспечение управления - это отрасль информационного менеджмента, связанная с работой с информационными ресурсами учреждений, организаций и предприятий.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и его хранения. Электронный документооборот имеет свою специфику и организован с использованием автоматизированной многопользовательской системы, в которой документы организации обрабатываются централизовано в электронном виде.

Иными словами, электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий, при этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ.

Функции документационного обеспечения управления формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией [2, c. 59].

Автоматизация документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области работы с документами:

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

- упорядочение документооборота;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение контроля исполнения.

Электронная подпись – это данные в электронном формате, которые прилагаются к другим электронным данным или логически ассоциируются с ними и служат в качестве метода установления аутентичности.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе[ii].

Повсюду в мире все шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном уровне долгое время затрудняло ее использование.

В 1973 г. 239 банков стран Европы и Северной Америки учредили Сообщество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций с целью создания международной сети для передачи данных между финансовыми организациями. Сегодня S.W.I.F.T. является ведущей международной организацией в сфере финансовых телекоммуникаций, обеспечивающих оперативную, безопасную и надежную передачу финансовых сообщений по всему миру. Пользователями этой системы являются крупнейшие финансовые институты из 177 стран мира.

Сравнительно до недавнего времени отсутствовало должное правовое регулирование отношений, возникающих в момент создания электронной цифровой подписи и их последствий на государственном уровне. Особая важность правового регулирования этой проблемы обусловлена тем, что сегодня, в эпоху глобальной информатизации, сложно решать какие-либо вопросы без современных средств подписания документов, законным образом оформляющих заключение сделок.

С 1996 г. начались работы по созданию Типового закона об электронной подписи в специально созданной рабочей группе в рамках Комиссии ООН по праву международной торговли (UNCITRAL). В феврале 2000 г. был представлен проект Типового закона, вызвавший, впрочем, неоднозначную реакцию в деловых кругах. Документ представляет собой, скорее, набор основных принципов регулирования электронной подписи и должен рассматриваться как минимальный стандарт для регулирования сделок и сообщений, передаваемых электронным путем. Новейшее законодательство об электронной подписи, принятое в Европейском Союзе, США, Японии и некоторых других странах, идет значительно дальше по сравнению с проектом Типового закона UNCITRAL.

Европейский Союз, как и некоторые наиболее развитые страны мира, понимая важность проблемы законодательного регулирования электронной цифровой подписи, рассмотрел вопрос о регулировании отношений, возникающих при заключении различных сделок в электронном виде. В декабре 1999 г. Европейский парламент совместно с Советом приняли Директиву о порядке использования электронных подписей в Европейском Сообществе нормы которой подлежали имплементации в национальное законодательство до июля 2001 г.