1. Документирование деятельности коллегиальных органов.
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2017).
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
4. Использование современных технологий в документировании.
Список использованных источников.
1. Документирование деятельности коллегиальных органов.
Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.
Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:
органов государственной власти (заседание Палаты Представителей),
органов исполнительной власти (администрации),
органов местного самоуправления (собрание депутатов городского района, совета депутатов),
органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).
Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.
В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа. В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и полномочиями органа, в котором они создаются [1, c. 48].
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2017).
После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 – начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь. Областные партийные архивы Брестской и Витебской областей были присоединены к соответствующим государственным архивам, а партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей преобразованы в филиалы государственных архивов.
В октябре 1992 г. Главное архивное управление было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив). В мае 1993 г. ЦГАОР переименован в Белорусский государственный архив, а Центральный государственный исторический архив в Гродно – в Белорусский государственный исторический архив.
Таким образом, процесс развития государственных архивов имеет свои поэтапные особенности в истории развития архивного дела Республики Беларусь. В этот период происходит становление архивной службы, которое выражается в создании четкой структуры государственного архивного дела, активное создание архивов и реорганизация архивных служб для их дальнейшей деятельности. Важным направлением деятельности архивных органов было обеспечение сохранности архивных фондов, укрепление материально-технической базы, для дальнейшего развития и совершенствования архивного дела [4, c. 36].
В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции).
В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно.
Основные направления деятельности:
реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования.
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
Содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.
Понятия «жизненный цикл документа» (на английском языке «document lifecycle») и «управление жизненным циклом документов» («document lifecycle management») широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.
Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [1, с. 35].
Добавим к этому, что в случае создания электронного документа для его удостоверения используются иные способы (например, электронный аналог подписи, другие средства аутентификации и контроля целостности).
Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:
1) движение документа, которое возможно как в запрограммированном, так и в запрограммированном направлениях, в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;
2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при
Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования.
Можно выделить четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение.
4. Использование современных технологий в документировании.
Управление организациями основано на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль выполнения принятых решений.
Деятельность служб документационного обеспечения управления направлена на организационное и информационно-документационное обеспечение указанных процессов.
Документационное обеспечение управления - это отрасль информационного менеджмента, связанная с работой с информационными ресурсами учреждений, организаций и предприятий.
Функции документационного обеспечения управления формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией [2, c. 59].
Автоматизация документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:
в области работы с документами:
обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
упорядочение документооборота;
создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
В области контроля за исполнительской дисциплиной:
обеспечение контроля исполнения;
обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства.
