Анализ составления номенклатуры дел

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на директора учреждения, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки или передачи на хранение. Объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов за год. В документационном обеспечении управления выделяется четыре группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы, документы строгой отчетности (полученные и выставленные счета, бухгалтерские документы, платежные поручения) и внутренние документы. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств компьютерной техники.

Таким образом, объект работы – общественные отношения, связанные с анализом составления номенклатуры дел.

Предмет работы – нормы права и научная литература, связанная с анализом составления номенклатуры дел.

Цель работы – проанализировать нормы права и научную литературу, связанную с анализом составления номенклатуры дел.

Цель образует задачи:

- рассмотреть понятие номенклатуры дел;

- определить особенности номенклатуры дел;

- определить общую характеристику составления номенклатуры дел;

- провести анализ составления номенклатуры дел в Гуманитарном колледже УО «ГрГУ им. Я. Купалы»;

 - рассмотреть проблемы составления номенклатуры дел;

- определить пути совершенствования составления номенклатуры дел.

В соответствии со ст. 25 Закона от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в ред. от 25 ноября 2011 г.; далее – Закон об архивах) все субъекты хозяйствования независимо от формы собственности, а также государственные органы обязаны соблюдать установленные требования, которые предъявляются к:

порядку работы с документами;

их созданию;

обработке;

их движению.

Данный процесс в совокупности именуется делопроизводством [8, c. 56].

Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в ред. от 30 декабря 2015 г.).

Номенклатура дел – это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Гуманитарный колледж УО «ГрГУ им. Я. Купалы» является некоммерческой организацией, созданной для оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством полномочий в сфере образования. 

Под ведением номенклатуры дел мы будем понимать внесение в нее изменений в соответствии с изменениями, происходящими в документальном фонде организации. Ответственность за своевременное и качественное осуществление этого процесса лежит на службе делопроизводства.

Вопросы ведения номенклатуры дел можно разделить на:

1) процессуальные, связанные с организацией получения сведений об изменениях в численности и составе дел;

2) связанные с порядком внесения изменений.

Состав документов, образующихся в процессе деятельности учреждения, определяется его компетенцией и функциями, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), характером взаимодействия между учреждениями и другими организациями. В состав документов учреждения входят [6]:

- организационные документы (Устав; договор с учредителем; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка) [7]; 

- распорядительные документы (приказы, инструкции);

- информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, договоры, трудовые договоры, контракты и другое).

На протяжении жизненного цикла документ может менять свою форму. Изменение формы может потребоваться в процессе работы с документом или быть запланировано еще до создания документа. Для обработки и хранения листы, заполненные традиционным способом, переводились в электронный вид. Получившиеся «графические образы переписных листов» вместе с листами, заполненными в электронной форме, имеют постоянный срок хранения, а бумажные оригиналы уничтожаются. При этом для аутентичных электронных документов предусмотрено следующее условие: «Открытые ключи электронной подписи и их сертификаты хранятся в течение всего периода хранения электронных документов в архиве юридически значимых документов (до передачи в Государственный архив)» [5].

В качестве еще одного – едва ли не самого весомого – критерия для выбора формы существования конкретного вида (разновидности) документа и определения срока его хранения, сегодня можно рассматривать возможность обеспечения аутентичности, сохранности и пригодности для использования, то есть, к критериям ценности при работе с электронными документами добавляются и критерии оценки рисков. Высокие риски при использовании и хранении приводят к тому, что подавляющая масса электронных документов в настоящее время это документы, имеющая временные сроки хранения (до 10 лет включительно), а документы постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения организации создают по-прежнему на бумажном носителе.

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. 

В настоящее время в Республике Беларусь действуют два перечня типовых документов: