Анализ организации документооборота Курсовая работа (проект)

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. Документы – это основные информационные ресурсы предприятия (учреждения), работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. 

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. 

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретного предприятия. Этим объясняется актуальность темы работы.

Объектом данного исследования является филиал «Гродненские электрические сети» РУП «Гродноэнерго». 

Предметом исследования является анализ организации документооборота в организации.

Цель работы – анализ документооборота в организации, разработка на его основе мероприятий, направленных на повышение эффективности документооборота.

Задачи на курсовую работу: 

изучить организационные формы делопроизводства в организации;

рассмотреть процесс документооборота в организации;

описать организацию документооборота;

выявить недостатки в организации документооборота и определить пути повышения эффективности документооборота в организации. 

В работе использовались учебные материалы по документообороту, а также данные объекта исследования и собственные разработки автора. 

 

Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 г. № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. 

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.