Скачать готовую работу по теме

Документирование деятельности государственных учреждений

Купить эту готовую работу со скидкой за 60,00 BYN

Стоимость

от

60,00

75,00

BYN

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы документирования деятельности учреждений

1.1. Документооборот. Основные правила составления и оформления документов

1.2. Требования к бланкам документов

Глава 2. Документирование деятельности государственных учреждений

2.1. Организация работы с документами

2.2. Формирование документального фонда, учет и хранение документов

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Выдержка из работы

ВВЕДЕНИЕ

Процесс ведения деловой и архивной документации в настоящий момент в связи с научно-техническим прогрессом подвергается постоянному контролю качества и модернизации.

В рамках документационного обеспечения управления любой организации особые требования предъявляют к документированию деятельности организации (в особенности, управленческой), так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех работы в целом.

В Республике Беларусь любая деятельность, будь то производственная, или образовательная, правовая, научная, регламентируется конкретными правилами и процедурами функционирования в области работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В любой организации, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации и персональных данных. Рациональное управление документирования базируется на потреблении информации и служит одним из показателей стабильности деятельности организации. Следует также отметить, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Информация, которая фиксируется в документах, принимает организационную форму и перемещает ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ

1.1 Документооборот. Основные правила составления и оформления документов

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки [8, с. 16].

Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий. Выделяют документы входящие и исходящие.

К входящим документам относятся: документы органов власти и управления и документы вышестоящих организаций: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы; документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, письма, докладные записки, акты; документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные, запросы и др.); обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.

К исходящим: документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение; распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.); докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы [8, с. 17].

Основные правила оформления документации включают:

1. Оформление реквизитов документов.

2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

Исследование особенностей документирования деятельности государственных учреждений проводилось на базе Государственного учреждения образования «Гимназия № 39 г. Минска» (далее ГУО «Гимназия № 39 г.Минска»).

Целью исследования являлось изучение системы организации работы с документацией учреждения, ее учет и хранение.

Инструкции по делопроизводству в гимназии нет, поскольку данные организации не нуждаются в ее разработке в виду использования инструкции, разработанной вышестоящими органами. В нашем случае, гимназия руководствуется инструкцией по делопроизводству, разработанной в Управлении образования, спорта и туризма администрации Фрунзенского района г. Минска.

2.1 Организация работы с документами

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем – необходимость их стандартизации и унификации. В связи с этим любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Управленческие документы составляют ядро документации учреждений образования. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ литературы по теме работы позволил нам сделать следующие выводы:

Документооборот в организациях Республики Беларусь осуществляется в соответствии с нормативно-методическими документами комитета по архивам и делопроизводству, уставами министерств, отдельных учреждений и предприятий.

Среди потока всей документации выделяют две большие группы: документы входящие и исходящие.

К отдельным видам документов относятся: протокол, акт, приказ, докладная записка, служебное письмо, указание.

Каждый документ имеет свои правила оформления, учета и хранения.

В процессе деятельности каждого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов, как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.).

Анализ документации ГУО «Гимназия №39 г.Минска» показал следующее:

Основная документация, регламентирующая деятельность учреждения представляет собой: постановления и распоряжения управления образования и отдела образования; приказы управления образования и отдела образования; письма и справки отдела образования; собственные внутренние приказы; заявления, жалобы, обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением; должностные инструкции работников учреждения.

Регистрируемые документы делятся на два потока: документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; документы в адрес структурных подразделений.

В практической деятельности, в зависимости от объема в ГУО «Гимназия №39 г.Минска», используют журнальную форму регистрации документов.

Список литературы

1. Альбом форм организационно-распорядительных документов / Гос. ком. по арх. и делопроизводству Респ. Беларусь. БелНИИДАД; Авт.-разраб.: Э.Н. Давыдова, П.А. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. Минск: БелНИИДАД, 1999. 144 с.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство Практическое пособие. – 10-е изд., перераб. и доп. – М.: Управление персоналом, 2005. – 200 с.

3. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко; под ред. Н.М. Березиной. – 2-е изд. – СПб: Питер, 2007. – 272 с.

4. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации / С.Д. Гавриленко. – 2-е изд. – Минск: Амалфея, 2005. – 176 с.

5. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. – Минск: Амалфея, 2002. – 128 с.

6. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: Учебно -практическое руководство. – 6-е изд., стереотип / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков – Минск: ТетраСистемс, 2003. – 288 с.

7. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – 3-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2009. – 256 с.

8. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 16487-83. – Введ. 2002–07–01. – М., ИПК Издательство стандартов, 2002. – 57 с.

9. Илюшенко, М.П. Формуляр документа / М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова. – М., 1986. – 85 с.

10. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь, 19 янв. 2009 г., №4: в ред. постановлений Минюста от 24 окт. 2011 г., № 235: 27 янв. 2012 г., №18; 15 янв. 2013 г., №9 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2013.

11. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/186.

12. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для вузов по специальности «Менеджмент» / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, Новосибирский гос. ун-т экономики и управления. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 364 с.

13. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.

14. Кудряева, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева. – М: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

15. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве / С.Л. Кузнецов. – 2-е изд., перераб.и доп . – М.: Интел-Синтез, 1999. – 208 с.

16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. 3-е изд., испр. и доп. М., 2002. – 384 с.

17. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. - 3-е изд. – Минск: Амалфея, 2010. – 452 с.

18. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования делопроизводства в современных условиях / М.В. Ларин. – М: ЮНИТ, 2007. – 26 с.

19. Паневчик, В.В., Некраха, С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум / В.В. Паневчик, С.В. Некраха – Минск: БГЭУ, 2003.

20. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения: утв. постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь от 24 мая 2012 г., № 140 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2013.

21. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. Пособие / Г.Д. Пешкова. – 2-е изд. – Минск: Дикта, 2010. – 318 с.

22. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 25.11.2005 №7, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Белкомархива РБ от 01.03.2006 № 2 и Минюста РБ от 19.06.2007 № 40. – Минск – 2007.

23. Рыбаков, А. Нормативная база по организации делопроизводства в организациях, учреждениях и на предприятиях / А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. – 1999. – №1. – С. 56-59.

24. Рыбаков, А. Е. Документоведение: пособие / А. Е. Рыбаков, А. М. Назаренко. Минск: БГУ, 2013. 267 с.

25. Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ 6.38–90. - Введ. 1996–07–01. – Минск: Белстандарт, 1996. – 36 с.

Купить эту работу