Введение
Глава 1. Теоретические основы документирования деятельности учреждений
1.1. Документооборот. Основные правила составления и оформления документов
1.2. Требования к бланкам документов
Глава 2. Документирование деятельности государственных учреждений
2.1. Организация работы с документами
2.2. Формирование документального фонда, учет и хранение документов
Заключение
Список использованных источников
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
Процесс ведения деловой и архивной документации в настоящий момент в связи с научно-техническим прогрессом подвергается постоянному контролю качества и модернизации.
В рамках документационного обеспечения управления любой организации особые требования предъявляют к документированию деятельности организации (в особенности, управленческой), так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех работы в целом.
В Республике Беларусь любая деятельность, будь то производственная, или образовательная, правовая, научная, регламентируется конкретными правилами и процедурами функционирования в области работы с документами.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В любой организации, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации и персональных данных. Рациональное управление документирования базируется на потреблении информации и служит одним из показателей стабильности деятельности организации. Следует также отметить, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Информация, которая фиксируется в документах, принимает организационную форму и перемещает ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ
1.1 Документооборот. Основные правила составления и оформления документов
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки [8, с. 16].
Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий. Выделяют документы входящие и исходящие.
К входящим документам относятся: документы органов власти и управления и документы вышестоящих организаций: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы; документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, письма, докладные записки, акты; документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные, запросы и др.); обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.
К исходящим: документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение; распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.); докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы [8, с. 17].
Основные правила оформления документации включают:
1. Оформление реквизитов документов.
2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
Исследование особенностей документирования деятельности государственных учреждений проводилось на базе Государственного учреждения образования «Гимназия № 39 г. Минска» (далее ГУО «Гимназия № 39 г.Минска»).
Целью исследования являлось изучение системы организации работы с документацией учреждения, ее учет и хранение.
Инструкции по делопроизводству в гимназии нет, поскольку данные организации не нуждаются в ее разработке в виду использования инструкции, разработанной вышестоящими органами. В нашем случае, гимназия руководствуется инструкцией по делопроизводству, разработанной в Управлении образования, спорта и туризма администрации Фрунзенского района г. Минска.
2.1 Организация работы с документами
При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем – необходимость их стандартизации и унификации. В связи с этим любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.
Управленческие документы составляют ядро документации учреждений образования. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Анализ литературы по теме работы позволил нам сделать следующие выводы:
Документооборот в организациях Республики Беларусь осуществляется в соответствии с нормативно-методическими документами комитета по архивам и делопроизводству, уставами министерств, отдельных учреждений и предприятий.
Среди потока всей документации выделяют две большие группы: документы входящие и исходящие.
К отдельным видам документов относятся: протокол, акт, приказ, докладная записка, служебное письмо, указание.
Каждый документ имеет свои правила оформления, учета и хранения.
В процессе деятельности каждого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов, как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.).
Анализ документации ГУО «Гимназия №39 г.Минска» показал следующее:
Основная документация, регламентирующая деятельность учреждения представляет собой: постановления и распоряжения управления образования и отдела образования; приказы управления образования и отдела образования; письма и справки отдела образования; собственные внутренние приказы; заявления, жалобы, обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением; должностные инструкции работников учреждения.
Регистрируемые документы делятся на два потока: документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; документы в адрес структурных подразделений.
В практической деятельности, в зависимости от объема в ГУО «Гимназия №39 г.Минска», используют журнальную форму регистрации документов.
1. Альбом форм организационно-распорядительных документов / Гос. ком. по арх. и делопроизводству Респ. Беларусь. БелНИИДАД; Авт.-разраб.: Э.Н. Давыдова, П.А. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. Минск: БелНИИДАД, 1999. 144 с.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство Практическое пособие. – 10-е изд., перераб. и доп. – М.: Управление персоналом, 2005. – 200 с.
3. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко; под ред. Н.М. Березиной. – 2-е изд. – СПб: Питер, 2007. – 272 с.
4. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации / С.Д. Гавриленко. – 2-е изд. – Минск: Амалфея, 2005. – 176 с.
5. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. – Минск: Амалфея, 2002. – 128 с.
6. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: Учебно -практическое руководство. – 6-е изд., стереотип / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков – Минск: ТетраСистемс, 2003. – 288 с.
7. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – 3-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2009. – 256 с.
8. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 16487-83. – Введ. 2002–07–01. – М., ИПК Издательство стандартов, 2002. – 57 с.
9. Илюшенко, М.П. Формуляр документа / М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова. – М., 1986. – 85 с.
10. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь, 19 янв. 2009 г., №4: в ред. постановлений Минюста от 24 окт. 2011 г., № 235: 27 янв. 2012 г., №18; 15 янв. 2013 г., №9 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2013.
11. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/186.
12. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для вузов по специальности «Менеджмент» / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, Новосибирский гос. ун-т экономики и управления. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 364 с.
13. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.
14. Кудряева, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева. – М: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
15. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве / С.Л. Кузнецов. – 2-е изд., перераб.и доп . – М.: Интел-Синтез, 1999. – 208 с.
16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. 3-е изд., испр. и доп. М., 2002. – 384 с.
17. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. - 3-е изд. – Минск: Амалфея, 2010. – 452 с.
18. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования делопроизводства в современных условиях / М.В. Ларин. – М: ЮНИТ, 2007. – 26 с.
19. Паневчик, В.В., Некраха, С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум / В.В. Паневчик, С.В. Некраха – Минск: БГЭУ, 2003.
20. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения: утв. постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь от 24 мая 2012 г., № 140 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2013.
21. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. Пособие / Г.Д. Пешкова. – 2-е изд. – Минск: Дикта, 2010. – 318 с.
22. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 25.11.2005 №7, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Белкомархива РБ от 01.03.2006 № 2 и Минюста РБ от 19.06.2007 № 40. – Минск – 2007.
23. Рыбаков, А. Нормативная база по организации делопроизводства в организациях, учреждениях и на предприятиях / А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. – 1999. – №1. – С. 56-59.
24. Рыбаков, А. Е. Документоведение: пособие / А. Е. Рыбаков, А. М. Назаренко. Минск: БГУ, 2013. 267 с.
25. Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ 6.38–90. - Введ. 1996–07–01. – Минск: Белстандарт, 1996. – 36 с.
