Анализ соблюдения требований нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства Курсовая работа (проект)

Важнейшими составляющими делопроизводства являются документация и рабочий процесс.

Документирование - это процесс подготовки и создания документов с использованием различных методов, методов и средств защиты информации на материальном носителе [20].

Организация работы с документами - это создание условий, обеспечивающих перемещение, поиск и хранение документов при офисной работе.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи в архивное хранилище) или отправки [2].

Делопроизводство - неотъемлемая часть менеджмента. Поскольку сотрудники сферы управления (руководители, специалисты) тратят на работу с документами до 75% своего рабочего времени, необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать работу офиса так, чтобы это не был традиционный офис, в котором документы «созревают» [4].

На предприятии должна соблюдаться единая процедура (единые требования) по оформлению документов и работе с ними. Эта процедура может быть закреплена инструкциями по работе в офисе или доведена до сведения сотрудников в виде специальных инструкций, положений и т. д. [5]

Делопроизводство преследует следующие цели:

1. Информационное обеспечение управления (основная цель).

2. Фиксация информации (создание текстовых документов в сфере управления);

3. Организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих перемещение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

ДОУ в организации осуществляется специальной службой, выступающей в качестве самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. 

К основным задачам совершенствования форм документов следует относиться: при унификации - целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации - обязательное введение ограничений, позволяющих наиболее эффективно использовать этот документ.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческой работы.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству. Незаконные положения должны быть заменены новыми. Иначе говоря, устав должен постоянно обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки, изменения и дополнения должны быть утверждены полномочным органом.

После утверждения устав подлежит обязательной регистрации (перерегистрации) в соответствующих государственных органах, о чем на титульном листе устава производится запись установленной формы.

Уставы оформляются на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают, нумеруют и скрепляют печатью.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура, определяется штатная численность, составляется штатное расписание, издаются положения, правила и другие документы.

Делопроизводство - неотъемлемая часть менеджмента. Поскольку сотрудники сферы управления (руководители, специалисты) тратят на работу с документами до 75% своего рабочего времени, необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать работу офиса так, чтобы это не был традиционный офис, в котором документы «созревают».

Важно отметить соблюдение Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Рассматриваемый закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов и иных организаций в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь. Действие закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Основная часть закона посвящена вопросам организации архивного дела. Что касается регламентации делопроизводства, то законом регламентируется само понятие делопроизводства (ст. 1), рамочные требования к организации и ведению делопроизводства (ст. 26). В частности, законом определено, что республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, функции которого в настоящее время выполняет Министерство юстиции Республики Беларусь, уполномочен устанавливать общие требования к документированию и организации работы с документами, разрабатывать правовые акты в сфере делопроизводства. Помимо этого законом установлено, что все государственные органы и иные организации, а также индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.