Сравнительный анализ требований к оформлению традиционного и электронного документа Курсовая работа (проект)

Введение 

В последние годы многие государства мира переходят на электронный способ оказания государственных услуг. Переход к данному способу позволяет существенно расширить их номенклатуру, поднять их качество и осуществить реализацию принципа «одного окна» с наибольшей эффективностью. Необходимым условием для такого перехода является повсеместное внедрение электронных документов (ЭД) на базе использования интегрированных ресурсов профильных базовых регистров и ресурсов ведомственных информационных систем [1].

В настоящее время реализация единого порядка информационного взаимодействия государства и граждан (организаций) еще далека от желаемого из-за неразвитой инфраструктуры, большой циркуляции бумажных документов, традиционной психологии людей и др. Также нормативно-правовая база пока еще не отвечает требованиям сегодняшнего дня. В итоге продолжает действовать прежний порядок, когда и от заявителя, и от ведомства требуют предоставления документа исключительно в бумажном виде, т. е. путем личного предоставления этого документа или отправки по почте.

Понятие электронного документа формализовалось в 90-е гг. В разных странах это понятие трактуется немного по-разному. В действующим Законе Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» дается такое определение: «Электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом».

Таким образом, объект работы – общественные отношения, связанные с требованиями к оформлению электронного и традиционного документа.

Предмет работы – нормы права и научная литература, связанная с требованиями к оформлению электронного и традиционного документа.
[...]

На сегодняшний день общество и государство характеризуется достаточно активным развитием технических процессов и внедрением новых технологий во все сферы жизни и деятельности. Не могли не коснуться такие технологические процессы и сферы документооборота, который также подвергся процессу цифровизации.

Вместе с тем, следует отметить, что наряду с указанными выше процессами, центральное место по-прежнему занимает традиционный документ, так как на сегодняшний день не представляется возможным перенести документооборот полностью в электронный вид. Это обусловлено тем, что такой вид документооборота создаст некоторые предпосылки к нарушениям системы документооборота, к совершению проступков и даже преступлений. В этой связи отдельное внимание необходимо уделить порядку оформления традиционного документа. 

Официальный документ обладает 4-мя основными свойствами:

- юридическая сила;

- оригинальность;

- подлинность;

- копийность.

Юридическая сила документа это свойство документа быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые в нем отражены.[11] Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическим основанием создания документов в деятельности организаций являются:

- акты законодательства Республики Беларусь.
[...]

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон об электронном документе) дает следующее определение понятию «электронный документ»: документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:

- Portable Document Format/A (PDF/A);

- Office Open XML (DOCX);

- OpenDocument Format (ODT).

Форматы документов, используемых в электронной форме, должны обеспечивать достоверность, доступность и целостность информации. Также они должны отражать полноту информации о способах создания, транспортировки (получение, отправка), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при преобразовании документов в новые форматы [16]

В электронном документе должны быть указаны все реквизиты аналогичного бумажного документа. Исключение составляет изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также оттиски печатей и штампов [3].

Расположение и оформление деталей в виде документа в электронной форме (общая часть электронного документа) при его внешнем представлении (воспроизведение на электронных средствах отображения информации, на бумаге или другом материальном объекте в доступной и доступной форме) должны соответствовать требованиям, установленным Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Единые системы документооборота Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [17, c. 78].
[...]

Несмотря на все более широкое использование электронного документа, до сих пор основным видом документа, представляемого в различные инстанции, остается бумажный или, как его часто называют, аналоговый документ, заверенный ручной подписью и оттиском мастичной печати. И тогда возникают вопросы, как и на основании каких юридических документов происходит преобразование одного документа в другой? Кто несет ответственность за нарушение целостности, конфиденциальности или ошибки в документе?

Закон Республики Беларусь «Об электронных документах и электронных цифровых подписях» устанавливает правовые основы использования ЭД, основные требования к ЭД, права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в данной сфере. 

В законе дано определение понятий «электронная цифровая подпись (ЭЦП)», «средства ЭЦП», «подлинность», «целостность ЭЦП»; регулирует вопросы, связанные с распространением открытых ключей для проверки ЭЦП, а также вопросы сертификации средств защиты; определяет права, обязанности и ответственность участников правоотношений в сфере обращения ЭД [2].

Закон Республики Беларусь «Об электронных документах и электронных цифровых подписях» гласит: «Электронный документ приравнивается к бумажному документу, подписанному им самим, и имеет такую же юридическую силу». В статье 1 вводится понятие копии электронного документа - это «форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь».
[...]

Таким образом, необходимо уточнение или создание специализированной нормативно-правовой базы для однозначной трактовки понятий бумажного и электронного документа.

И бумажные, и электронные документы содержат идентифицируемую информацию, поэтому их содержательное описание одинаково. И тот, и другой - средства, используемые для обеспечения взаимодействия субъектов одной сферы деятельности. Оба документа являются документами, даже если они сделаны с использованием разных технологий.

Для обеспечения юридической силы бумажной версии документа, согласно действующему законодательству, необходимо, чтобы бумажный документ, напечатанный на фирменном бланке организации-эмитента, был заверен традиционным способом с ручной подписью руководителя и печатью. организации-эмитента с указанием традиционных выходных реквизитов (дата, номер). 

Аналогичный порядок предусмотрен при нотариальном удостоверении бумажной версии документа, созданного нотариусом на основе электронной версии, заверенной электронной цифровой подписью.

Чтобы документ стал электронным, необходимо подтвердить его целостность и подлинность с помощью сертифицированной ЭЦП. 

В соответствии со ст. 2 Закона об электронных документах, действие настоящего Закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении с документами в электронной форме, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без использования сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Кардинальное отличие электронных документов от бумажных (традиционных) заключается в их предназначении для функционирования в различных средах существования: электронных - среде программных и технических средств вычислительной техники; традиционные - среда мыслящих объектов, людей.