Учет расчетов с подотчетными лицами Курсовая работа (проект)

Рыночная экономика создала широкие возможности для осуществления различной предпринимательской деятельности. В процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. 

Подотчетное лицо – доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус - (лат. status) правовое положение, состояние). Статус подотчетного лица – совокупность прав и обязанностей физического лица, находящегося в определенных отношениях с предприятием - работника данного предприятия, должностного лица, владельца предприятия. В понятие статуса входят права и обязанности лица, предусмотренные для участника трудовых, административно-правовых отношений. С этим работником в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности.

Расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д. [1]

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль использования на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, поэтому часто возникает комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учете и налогообложении, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Так как расчеты по командировкам составляют значительную часть раздела учета с подотчетными лицами, то практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Как правило, деньги под отчет на предстоящие расходы выдаются авансом. Начиная с 01.09.2014 г. выдача наличных денег из касс банков на расчеты между юридическими лицами производится в размере не более 100 базовых величин в течение одного дня. В исключительных случаях по решению руководителя субъекта хозяйствования допускается использование личных денежных средств (банковской платежной карточки, расчетного чека, наличных денег и т.п.) физических лиц.

Сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет, устанавливает руководитель субъекта хозяйствования. Вместе с тем они не должны превышать:

- 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения (предпринимателя);

- 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения субъекта хозяйствования;

- 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению (у предпринимателя) [9].

Важно помнить:

1 наличные деньги под отчет выдаются только при условии полного отчета по ранее выданным суммам;

2 наличные деньги, выданные под отчет одному лицу, запрещено передавать другим лицам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Составляется авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие расход денежных средств. Целевое использование наличных денег, выданных под отчет, контролирует бухгалтерия юридического лица, подразделения.

Подотчетные лица могут использовать в расчетах денежные средства, полученные под отчет посредством зачисления на счет с выдачей корпоративной банковской платежной карточки либо денег с личной карточки.

Работники, получившие деньги под отчет подобным образом и расходовавшие их с использованием корпоративных либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, а также иные документы, подтверждающие целевой характер расходов:

- при использовании корпоративной карточки – не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств на цели в соответствии с законодательством. День расходования денег на иные цели не учитывается;

- при использовании личной карточки - не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств.

Согласно Закону «О бухгалтерском учёте и отчётности» от 12.07.2013 г.  № 57-З, отчётность – это система стоимостных показателей об активах, обязательствах, о собственном капитале, доходах, расходах организации, а также иная информация, отражающая финансовое положение организации на отчётную дату, финансовые результаты деятельности и изменения финансового положения организации за отчётный период.

Пользователи отчётности – это потребители отчётности, к которым относятся  физические и юридические лица, а также соответствующие государственные органы, обращающиеся к ней за получением необходимой информации.

Потребители  информации в отчётности делятся на внешних и внутренних пользователей.

Внешние пользователи подразделяются на пользователей:

- с прямым интересом (акционеры, потенциальные партнеры, реальные  партнёры, поставщики, подрядчики, покупатели, заказчики, инвесторы и кредиторы);

- с косвенным интересом (органы государственного управления, страховые компании, биржи, аудиторы, СМИ, общественные организации).

Внутренние пользователи – это владелец предприятия, учредители, администрация, работники предприятия.

Значение отчётности состоят в следующем:

- отчётность необходима для того, чтобы оперативно руководить хозяйственной деятельностью предприятия;

- отчётность является важнейшим источником информации для контроля и руководства предприятием; 

- данные отчётности используются для экономического анализа деятельности предприятия;

- отчётность служит исходной базой для последующего планирования;

- отчётность должна способствовать укреплению режима экономии при использовании трудовых, денежных и материальных ресурсов.  

Качество отчётности определяется, её полнотой, своевременностью, а также правильностью (достоверностью, точностью) данных. 

Отчётность должна точно отражать на дату её составления итоги работы хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

Кроме того, отчетность должна отвечать следующим требованиям:

- обязательность – отчётность составляется согласно действующим инструкциям и положениям и представляется в строго предусмотренные сроки;

- единообразностъ – отчётность составляется по единым формам для всех предприятий и организаций;

- достоверность – данные,  указываемые в отчётности, должны всегда подтверждаться первичными документами, инвентаризационными   описями, правильностью оценки статей баланса, распределением доходов и расходов по соответствующим отчётным периодам в учётных регистрах;  

- эффективность – все приводимые в отчётности показатели необходимы для оценки результатов хозяйственной деятельности и применяются для воздействия на хозяйственные процессы; неиспользуемая информация является избыточной.