Особенности подготовки и проведения проблемных дисциплинарных и индивидуальных бесед

Деловая беседа: правила подготовки и ведения. Деловые разговоры произошли от примитивных, элементарных способов общения, которые, по мнению лингвистов, появились несколько тысяч лет назад. Эти разговоры сводились к мычанию и невнятной речи, когда предметом общения была еда (корни, плоды), жилище (дерево, пещера) или защита жизни (от животных, от других племен). Позже, в древности и средневековье, типы разговоров стали более многочисленными и разветвленными. В настоящее время почти все дела, все трудовые действия человеческого общества, любой коллективный человеческий труд начинаются, осуществляются и завершаются с помощью различных по форме, содержанию и функциям деловых разговоров.

Что включает в себя понятие «деловой разговор»? По словам уже упомянутого югославского психолога П. Мицича, это понятие достаточно расширяемое и его сложно дать конкретному определению. Однако в самом общем виде деловой человек означает осмысленное желание одного человека или группы людей через слово вызвать у другого человека или группы людей желание действовать, которое хоть что-то изменит в любом человеке. ситуации или установить новые. отношения между участниками разговора.

Формы делового разговора разнообразны. Это и недолгая мимолетная беседа, и подробный разговор по душам, и объяснение их требований, и спор по ряду вопросов, и попытка достичь согласия по любой проблеме, и многое другое.

Традиционно любой деловой разговор проходит несколько этапов:

начало разговора и установление контакта;

передача информации;

аргументация (изложение своих аргументов, выслушивание аргументов собеседника, принятие или опровержение этих аргументов);

подведение итогов, принятие решения.

 

Начало разговора - это мост между нами и собеседником. Цели первого этапа заключаются в следующем:

установление контакта с собеседниками;

создание приятной (комфортной) атмосферы для разговора;

чтобы привлечь внимание;

пробуждение интереса к разговору;

Иногда при необходимости и «перехват» инициативы.

Часто многие разговоры заканчиваются еще до того, как начинаются. Почему? Потому что первые фразы разговора оказались слишком незначительными. Но именно первые несколько предложений часто имеют решающее влияние на собеседника, то есть на его решение слушать нас дальше или нет. Собеседники обычно внимательнее прислушиваются к самому началу разговора - часто из любопытства, ожидания чего-то нового, для снятия напряжения, возникающего в начале разговора. Первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к разговору (рабочую атмосферу).

П. Мицич выделяет три типичных примера «самоубийства» в начале постели:

Извинения и признаки неуверенности. Фразы типа: «Извините, если я вмешался ...», «Прошу вас выслушать меня ...»;

Неуважение и пренебрежение к собеседнику. Фразы типа: «Я просто случайно прошел мимо и зашел на минутку к тебе ...», «Давайте вместе с вами быстро рассмотрим этот вопрос ...».

Весьма ответственным является заключительный этап беседы. Заигрывание, сюсюканье, запугивание не годятся для финала. Принятое решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося. Например: "Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, увольнения с работы вы не заслужили (именно: не заслужили), но выговора (строгого выговора, предупреждения, лишения денежного вознаграждения и др.) вам не избежать. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но как бы высоко не ценил ваши другие заслуги, иначе поступить не могу". Важно, чтобы провинившийся услыхал фразу об оценке своих былых заслуг.

Самое правильное в данный момент - сохранить выдержку и размеренный темп речи, чтобы работник не смог перебить. Если такие попытки будут, то следует их прекратить словами: "Минуточку подождите. Я еще не закончил".

После фразы-оценки необходимо сделать паузу в 10-15 секунд, чтобы продемонстрировать свои размышления о правильности выбранного наказания (решение дается руководителю нелегко, особенно, если приходится наказывать своих коллег). Но в большей степени эта пауза нужна для резкого поворота разговора, когда руководитель вдруг, помолчав, обращается к провинившемуся с просьбой.

Такой контраст совершенно необходим, так как ситуация складывается крайне необычно: после наказания следует просьба руководителя. Например: "А теперь, Сергей Петрович, у меня к вам личная просьба... Если можно, конечно? Пожалуйста, Сергей Петрович, избавьте меня на будущее от таких разговоров. Они мне неприятны, как и вам. Я прекрасно знаю, какой вы отличный специалист. Вот совсем недавно, как мне говорили, вы совершенно правильно (умело, прекрасно, точно и др.)...". И дальше должно следовать заключение всей беседы.