Горизонтальные и вертикальные коммуникации в управленческой деятельности Реферат

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, являющийся сложнейшей проблемой в любой организации.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех. кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

В практическом плане коммуникации - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Коммуникации - ϶ᴛᴏ устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией [2, c. 67].

Рассмотрим цели коммуникации:

1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.

2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.

3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.

4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.

5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и канатов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого

Вертикальными коммуникациями называют перемещение информации между уровнями управления, а также между менеджментом и исполнителями. Она может передаваться по нисходящей – с высших уровней на низшие или по восходящей – с нижних уровней на высшие. По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.п. По восходящей передаются отчеты о работе, предложения сотрудников и т.п. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство, например, может узнавать о текущих или назревающих проблемах. Наличие восходящих коммуникаций значительно повышает эффективность работы организации.

К вертикальным коммуникациям относятся распоряжения, приказы, рекомендации, которые руководитель дает подчиненному, а также отчеты, сообщения о выполнении задания, то есть все виды сообщений, которые подчиненный передает руководителю [4, c. 66].

Принято выделять два вида вертикальных коммуникаций: 1) коммуникации между подразделениями, находящимися на разных уровнях организационной иерархии; 2) коммуникации между руководителями и подчиненными. Выделение этих двух видов коммуникаций оправдано тем, что второй вид отличается непосредственным влиянием на деятельность подчиненных и производственный процесс.

Нисходящие коммуникации решают пять основных задач:

1. ознакомление работников с целями организации с целью осознания ими важности выполняемой работы;

2. изложение конкретных инструкций по выполнению работ;

3. обеспечение понимания работы и ее связи с другими задачами организации;

4. предоставление информации о процедурах и методы выполнения работы;

5. обеспечение подчиненных информацией обратной связи о результатах деятельности организации.

Итак, коммуникации сверху вниз помогают связывать различные уровни организации, координировать их деятельность. Вместе с тем для коммуникаций сверху вниз характерна ряд недостатков:

– создание предпосылок для формирования авторитарной системы;

– значительные загрузки подчиненных работой;

– постоянные потери информации в результате искажений, ошибочной интерпретации.

Виды передаваемой в сообщении информации следующие:

1. об изменениях в политике организации;

2. о бюджете организации, его изменении, исполнении;

3. директивы вышестоящих органов управления;

4. о новых системах и процедурах;

Общение работников одного и того же организационного уровня называется горизонтальными коммуникациями. В современной часто хаотичной и быстро изменяющейся среде горизонтальные коммуникации нередко позволяют экономить время и улучшить координацию. Так, например, именно на коммуникативном взаимодействии такого тина в основном построена деятельность команде перекрестными функциями. Однако следует помнить, что если работники при этом не информируют своих менеджеров о принятых ими решениях и предпринятых действиях, то возможны появления конфликтных ситуаций.

Горизонтальные коммуникации соединяют между собой командные цепочки организации и позволяют координировать взаимодействие ее различных отделов и подразделений. Кроме того, нередко сотрудники компании предпочитают неформальное общение на одном и том же уровне вертикальным коммуникациям (нередко они доминируют в среде руководства) формальной цепочки инстанций. В горизонтальных коммуникациях существует такое понятие как «сеть» [2, c. 34].

Горизонтальные коммуникации играют очень важную роль, поскольку позволяют согласовывать действия при контроле за издержками, распределении ресурсов, сбыте продукции, а также помогают устанавливать равноправные отношения между подразделениями.

Организация состоит из множества подразделений, между которыми необходима координация действий, поэтому должна существовать горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специалисты, например, совещание по производству нового товара или проблемам качества, в которых принимают участие не только начальники и специалисты производства, но и сбытовики, маркетологи, экономисты.

Люди не механизмы, а потому устное или письменное общение является единственно возможным способом координации действий, а значит, и функционирования всего бизнеса. Коммуникации существовали, существуют и будут существовать, вне зависимости от стадии развития фирмы, ее численного состава и национальной принадлежности работников. Для руководителя важно позаботиться о том, чтобы каналы связи работали без сбоев. Информация должна быть максимально достоверной, открытой и связанной, так или иначе, с деятельностью фирмы.

Улучшению эффективности коммуникаций внутри организации способствует регулярное общение топ-менеджмента компании с коллективом в форме открытого диалога. С этой целью предлагается проводить собрания трудового коллектива, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения важных проблем.

В современном мире актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией, друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. В широком смысле слова, коммуникации – это процесс информирования. Менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником – коммуникация по восходящей; разговор с подчиненными – по нисходящей; разговор с начальником параллельного отдела – коммуникация по горизонтали.

В заключение хочется сказать, что нужно всегда помнить о важности коммуникации в организации. Те приемы коммуникации, которые вы будете в большей степени использовать в своей организации, могут в прямом смысле создать или разрушить ее управленческую структуру, также как и повлиять на отношения с клиентами.