Национальные стандарты управления документами на традиционной основе в России и Украине Реферат

Стандартизация терминологии в России является одной из важных функций стандартизации и управления документацией. В России традиционно создается и модернизируется стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» фиксирующий основную терминологию отрасли. Последняя редакция этого стандарта была осуществлена ВНИИДАД в 2013 г.

Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст с 1 марта 2014 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [3], взамен ГОСТ Р 51141-98.

Стандарт содержит 171 термин, три основных раздела – «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело» – и подразделы, отражающие составные части предметных областей. Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле. В разделе «Делопроизводство» выделены два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами». В разделе «Архивное дело» – три подраздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Информационная деятельность архива».

В ДОУ используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа, типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации, этапы, процедуры работы с документами, направления совершенствования. Большинство терминов, включенных в ГОСТ Р 7.0.8-2013, расположены в систематизированном порядке. Для каждого понятия в стандарте установлен один стандартизированный термин.

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 включены также «номены» – номенклатурные названия, или идентификаторы (например, наименования организаций,

Очередная редакция ДСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий» [12] разработана и принята 28.05.2004 УНИИАДД и начала действовать с 01.07.2005 г.

Документ определяется здесь как «информация, зафиксированная на материальном носителе, основная функция которого - хранить и передавать ее во времени и пространстве». В примечании уточняется знаковый характер информации (это - запись) и то, что могло бы соответствовать расширенной трактовке рек¬визитов: «жанровые характеристики записи информации».

Важное значение для делопроизводства и архивного дела имеют представленные в ДСТУ 2732:2004 определения таких разновидностей документа, как служебный документ, документ личного происхождения личный документ, архивный документ. Определено также понятие «документация» - как «совокупность служебных документов, объединенных по признаку принадлежности к определенной отрасли, сфере, направлению деятельности учреждения или его подраздела».

ДСТУ 2392-94 «Информация и документация. Базовые понятия. Термины и определения» [11] устанавливает термины и определения базовых понятий в области информации и документации. В том числе ДСТУ 2394-94 «Информация и документация. Комплектование фонда, библиографическое описание, анализ документов. Термины и определения» [12] содержит некоторые определения в сфере управления документами.

Стандартизация управления документами играет значительную роль в создании единого терминологического аппарата, установлении единых правил создания, использования и сохранения информационных ресурсов, важной составной частью которых являются документы.

В работе были рассмотрены основные действующие стандарты на документацию в России и Украине. Существующая на данный момент система стандартизации документации в этих государствах постепенно модернизируется в связи с необходимостью перехода на методы и принципы стандартизации, принятые в международной практике, но с учетом национальных особенностей и интересов, действующих нормативных требований к организации делопроизводства и архивного дела. Применение стандартов носит добровольный характер.

На наш взгляд, достижению сбалансированного подхода в управлении документами внутри какого-либо государства во многом способствует не только качество стандартов государственного уровня, но и своевременность их разработки и обновления. Полагаем, что вполне оправданным и востребованным для России, Украины и Беларуси представляется целесообразным предложить концепцию выстраивания взаимосвязанных и дополняющих друг друга стандартов, регулирующих процессы управления документами в целом и сферу ДОУ в частности, вокруг одного национального «генерального» нормативного акта, который урегулирует ряд правовых, терминологических, организационных и технических проблем.