Вопрос 1. Документирование деятельности коллегиальных органов. Постановления и решения.
С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует правительство, представительные органы местного управления и самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации ‒ ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями.
Вопрос 2. Основные направления развития законодательства в отрасли делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2015)
После 1991 г. в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Был создан Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).
6 октября 1994 г. был принят Закон Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” (в редакции от 9 января 1999 г.).
18 декабря 2011 г. вступил в силу Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 №323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон об архивном деле и делопроизводстве). Одновременно прекратил действие Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон 1994 года).
Принятие нового Закона в сфере архивного дела было обусловлено необходимостью совершенствования норм действующего законодательства, приведения норм Закона 1994 года в соответствие с другими законодательными актами Республики Беларусь, обеспечения комплексности правового регулирования. В Законе систематизированы нормы действовавших законодательных актов в сфере архивного дела и делопроизводства. В частности, нашли отражение нормы Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 №373) и снят ряд противоречий в правовом регулировании архивного дела.
Вопрос 3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
Термин “управление документами” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Английский термин “Records Management” переводится как управление документами.
В Республике Беларусь согласно стандарту СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования» термин «управление документами» (records management) определяется как область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности.
Управление документами отличается и от делопроизводства и от ДОУ.
Организация управление документами в зарубежных странах отличается, однако имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций.
Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.
Управление документами складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
4. Использование современных технологий в документировании: обзор программных продуктов и аппаратных решений для оптического распознавания символов (рукописные тексты документов) и анализ возможностей использования таких продуктов в деятельности служб ДОУ, ИОУ.
Автоматизацию процесса ввода в компьютер типографских, машинописных и даже рукописных текстов выполняют программы оптического распознавания символов. Пакеты данного класса содержат разнообразные средства, облегчающие работу пользователя и повышающие вероятность правильного распознавания. Применяются, как правило, совместно со сканерами. Например, одной из дополнительных функций, которые учитываются при выборе автоматизированной системы управления документами, является распознавание текстов отсканированных документов. А перенос информации с бумажного бланка на компьютерный ‒ одна из актуальных задач в области делопроизводства.
Выделяют два вида таких систем: OCR (Optical Character Recognition) и ICR (Intelligent Character Recognition). К OCR-системам относятся, например, ABBYY FineReader, CuneiForm, OmniPage Professional. Технология работы таких пакетов заключается в следующем: в процессе анализа на изображении выделяются блоки (текст, таблица, рисунок); блоки подразделяются на более мелкие объекты (строки, слова, символы), которые затем обрабатываются и распознаются; на основе распознанных символов создается аналог исходного документа.
Вопрос 6. Обзор законодательства по вопросам электронного документа и электронной цифровой подписи в Республике Казахстан.
Применение электронных документов в различных сферах практической деятельности общества, прежде всего, требует законодательного регулирования вопросов, связанных с ними. Важно отметить, что вопросы документационного обеспечения управления в Республике Казахстан получили широкую популярность в рамках реализации проекта Единой системы электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО). Создание ЕСЭДО была направлена не повышение оперативности и качества принятия управленческих решений, а также эффективности государственного управления. Для этого предусматривался перевод государственных органов на использование безбумажных технологий делопроизводства и электронного документооборота, использование механизмов коллективного использования документов и создание баз данных и системы управления знаниями.
Основные принципы работы с электронными документами опираются на положения, регулируемые нормативными правовыми актами и нормативно-методическими документами. В Казахстане создана определенная база, позволяющая сделать выводы по работе с электронными документами. К основным нормативным правовым актам, регулирующим вопросы по работе с электронными документами и электронной цифровой подписью являются: Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Закон Республики Казахстан «Об информатизации», Закон Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Правила электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан, Справочники ЕСЭДО.
Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» принят 7 января 2003 г. Настоящий Закон введен в действие с 1 июля 2003 года. Он направлен на регулирование отношений, возникающих при создании и использовании электронных
