Назначение, основные задачи, функции информационных систем в бизнесе

Информационная система:

1) представляет собой совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса программно-технических средств;

2) представляет собой систему обработки информации в совокупности с относящимися к ней ресурсами предприятия, предоставляющая и распространяющая информацию.

Эффективность информационной системы определяется в терминах её вклада в достижение предприятием поставленных стратегических целей.

Основное назначение информационной системы – это производство информации, которая необходима предприятию для обеспечения эффективного управления всеми его ресурсами, и для формирования информационной и технической среды для осуществления управления предприятием [2, c. 10].

Основными процессами, обеспечивающими работу информационной системы любого назначения, являются: выявление информационных потребностей; сбор информации; отбор источников информации; ввод информации из внешних и внутренних источников; вывод информации для предоставления потребителям или передачи в другую ИС; выполнение действий по обработке информации, оценке её полноты и значимости и по предоставлению её в удобном для потребителей виде; организация обратной связи; применение информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии [2, c. 11].

Если рассматривать информационную систему с точки зрения бизнеса, такая информационная система представляет собой организационное и управленческое решение, которое основывается на информационных технологиях, предназначенное для работы в любом окружении. Данное определение показывает организационную и управленческую природу информационных систем. 

Для того, чтобы иметь полное представление об информационных системах, сотрудники должны разбираться во всех общих, организационных и управленческих аспектах таких систем (рисунок 1.1) и знать их возможности в области решения возникающих при ведении деловых операций проблем [3].

Информационные бизнес системы представляют собой совокупность из информационных технологий, функциональных подсистем и управления их взаимодействием для обеспечения информационных процессов поддержки и принятия решений социально-экономических задач и задач бизнеса.

Основные задачи информационных систем в бизнесе [6, 7]:  

- задачи по управлению основными средствами: планирование, контроль, ремонт, обслуживание на протяжении всего цикла функционирования оборудования; 

- учет затрат и прибыли;

- повышение обоснованности принимаемых управленческих решений;

- увеличение эффективности управления планово-экономическим отделом предприятия;

- облегчение труда управленческого персонала;

- повышение своевременности принятия решения;

- рост производительности труда за счет качественного планирования;

- подготовка первичных документов, отчетности;

- автоматизация процесса обработки информации;

- формирование экономических данных в удобном для хранения и анализа виде;

- получение более достоверной, точной и детальной информации;

- хранение контактов клиентов и история взаимоотношений с ними; 

- контроль работы менеджеров;

- сбор аналитических данных и построение отчетов;

- автоматизация бизнес-процессов;

- анализ ассортимента (селективный маргинальный доход, оборачиваемость запасов, статистическое управление запасами, фондоотдача);

- распределение площадей, раскладка;

- анализ эффективности деятельности менеджеров и мотивация персонала;

- планирование и анализ эффективности рекламы, акций, распродаж и т.п.;

- управление ценообразованием.

Функции информационных систем в бизнесе [8, 9]:  

- автоматизация управления производственными ресурсами;

- автоматизация управления цепочками поставок;

- автоматизации расширенного объемно-календарного планирования;

- автоматизация управления технологической документацией;

- автоматизация конечного планирования ресурсов;

- автоматизация управления взаимоотношениями с клиентами;

К информационным бизнес системам относятся:

1 SAP ERP [10] 

SAP ERP представляет собой информационную корпоративную систему, которая основана на методологии ERP и направлена на достижение оптимальности бизнес-процесса.

Данный продукт позволяет решить обширный спектр задач, таких как: Логистика, Финансы, CRM (Управление отношениями с клиентами), Бюджетирование и казначейство, Производство, Управление персоналом, Управление проектами.

Основными преимуществами SAP ERP являются: охват всех ключевых направлений деятельности компании, поэтому может заменить большинство используемых в настоящее время систем; содержание опыта лучших компаний в соответствующей отрасли, выраженный в готовых процессах и документации; дает возможность интегрировать новое решение с существующей системой, что уменьшает инвестиции, вложенные в текущее решение; при необходимости может быть объединено с решениями сторонних разработчиков.

Интерфейс программы представлен в приложении на рисунке П.1

2 Oracle (E-Business Suite, BI, Business Process Analysis) [11]

СУБД Oracle представляет собой современную систему управления реляционными базами данных, которая поддерживает работу в различных операционных средах. 

Система Oracle реализует самые современные технологии, и поддерживает многие возможности, что позволяет характеризовать ее как достаточно мощную систему. СУБД можно рассматривать как операционную систему, которая разработана специально для управления доступом к данным; ее основные функции – хранение, выборка и обеспечение безопасности данных. Подобно операционной системе СУБД Oracle управляет доступом одновременно работающих пользователей базы данных к некоторому набору ресурсов. 

К основным функциям ядра СУБД Oracle, управляющего базой данных, относятся: 

- управление памятью; 

- ввод-вывод; 

- контроль распределенных операций; 

- управление блокировками; 

- управление хранением данных; 

Информационные бизнес системы представляют собой совокупность из информационных технологий, функциональных подсистем и управления их взаимодействием для обеспечения информационных процессов поддержки и принятия решений социально-экономических задач и задач бизнеса. Информационные бизнес системы состоят из процессов (алгоритмов), управления (сотрудников) и информационных технологий.

Основные задачи информационных систем в бизнесе: учет затрат и прибыли; повышение обоснованности принимаемых управленческих решений; увеличение эффективности управления планово-экономическим отделом предприятия; облегчение труда управленческого персонала; повышение своевременности принятия решения; рост производительности труда за счет качественного планирования; формирование экономических данных в удобном для хранения и анализа виде; получение более достоверной, точной и детальной информации; хранение контактов клиентов и история взаимоотношений с ними; контроль работы менеджеров; сбор аналитических данных и построение отчетов; автоматизация бизнес-процессов; анализ ассортимента (селективный маргинальный доход, оборачиваемость запасов, статистическое управление запасами, фондоотдача); распределение площадей, раскладка; анализ эффективности деятельности менеджеров и мотивация персонала; планирование и анализ эффективности рекламы, акций, распродаж и т.п.; управление ценообразованием.

Функции информационных систем в бизнесе: автоматизация управления производственными ресурсами; автоматизация управления цепочками поставок; автоматизации расширенного объемно-календарного планирования; автоматизация управления технологической документацией; автоматизация конечного планирования ресурсов; автоматизация управления взаимоотношениями с клиентами; бизнес-аналитика; конфигурирования системы; управление контактами; управление взаимодействиями с клиентами; управление потенциальными сделками; управление заключенными сделками; автоматическая подготовка коммерческих предложений; генерация отчетности; анализ и формирование целевой аудитории; централизованное хранение документов; возможности карточки документа; возможность хранения версий; поиск по хранилищу документов; интеграция с электронной почтой; сканирование и распознавание документов; техническая поддержка.

Примеры информационных систем в бизнесе: SAP ERP; Oracle (E-Business Suite, BI, Business Process Analysis); 1С: Предприятие; CRM системы; DSS системы; и системы электронного документооборота.