ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОДЕРЖАНИЯ И РОЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 Понятие, принципы, особенности организации делопроизводства
1.2 Формы и методы исследования делопроизводства
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГУ «ЗАСЛУЖЕННЫЙ КОЛЛЕКТИВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ «БРЕСТСКИЙ ТЕАТР КУКОЛ»
2.1 Деятельность ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» по организации делопроизводства
2.2 Анализ показателей эффективности организации делопроизводства в ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях основными ресурсами управления являются информация и документы. Выбранная тема исследования является актуальной, так как современная организация управления требует серьезного подхода к профессионализму служащих и специалистов, обеспечивающих делопроизводство в учреждении. В условиях скоротечного прогресса, развития рыночных отношений, конкурентной экономики, своевременное и точное решение эффективных и тактических задач определяет жизнеспособность предприятий и организаций. Деятельность любой организации в первую очередь фиксируется и учитывается в документах. Документация во многих случаях ведется на основании законодательства Республики Беларусь, соблюдение которых способствует устойчивости организации, ее авторитету, а так же дальнейшему процветанию.
Объектом исследования является организация системы делопроизводства ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол», а предметом исследования – организация документационного обеспечения управления.
Цель работы – дать оценку организации документооборота в ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол».
Для достижения цели работы были поставлены следующие задачи:
– определить особенности нормативного правового и методического регулирования делопроизводства ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»;
– выявить недостатки документационного обеспечения управления основной деятельности ГУ «Заслуженный коллектив Республифки Беларусь «Брестский театр кукол».
На момент написания курсовой работы исследовательской базой являются нормативно-правовые документы и акты Республики Беларусь, а также различные учебно-методические, справочные пособия и публикации по изучаемой тематике.
К источникам, использованным при написании курсовой работы, относятся нормативные и методические документы общегосударственного, отраслевого и локального уровней регламентации, а также материалы делопроизводства театра.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОДЕРЖАНИЯ И РОЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 Понятие, принципы, особенности организации делопроизводства
Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [1].
В процессе развития делопроизводства, с внедрением в управленческий аппарат информационных и компьютерных технологий, которые позволяют создавать новые формы записи информации и виды её носителей появился термин «документационное обеспечение управления». Этим термином определяется деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [1].
Определения ключевых понятий в сфере информации – «информация», «информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец программно-технических средств, информационных ресурсов, информационных систем и информационных сетей», «пользователь информации» и другие закреплены в Законе Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» [9].
Действие указанного Закона распространяется на общественные отношения, возникающие при:
1. поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении и (или) предоставлении информации, а также пользовании информацией;
2. использовании и создании информационных технологий, информационных систем и информационных сетей, разработке источников информации;
3. организации и обеспечении защиты информации.
Законами Республики Беларусь могут быть определены конкретные детали нормативных правовых актов, относящихся к информационным отношениям, отнесенным к государственной тайне, персональным данным, рекламной, научно-технической, статистической, правовой и иной информации.
Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГУ «ЗАСЛУЖЕННЫЙ КОЛЛЕКТИВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ «БРЕСТСКИЙ ТЕАТР КУКОЛ»
2.1 Деятельность ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» по организации делопроизводства
ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, действует на основании законодательства Республики Беларусь (приложение В).
В ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» функции по организации делопроизводства возложены на секретаря приемной. Рабочее место секретаря, ответственного за организацию работы офиса, оснащено необходимыми видами компьютерной техники, оргтехникой, средствами связи, компьютерной техникой и новой офисной мебелью.
В ходе изучения документов выяснилось, что в документационном обеспечении ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» можно выделить три группы документов:
1) поступающие (входящие) документы (письма (приложение И), телеграммы, телефонограммы, факсы, планово-финансовая документация, счета на оплату, периодические издания, поздравительные открытки и др.);
2) отправляемые (исходящие) документы. Группу этих документов представляют письма (приложение К) и письма-ответы, справки, телеграммы, факсы и др.;
3) внутренние документы: приказы (приложение Л), протоколы заседаний комиссий ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» (приложение М), служебные документы и др.
Организация работы по приему документов начинается с этапа приема документов и регистрации. Входящую корреспонденцию получает и регистрирует в бумажном журнале регистрации секретарь приемной ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол», при этом сортируя на регистрируемые и нерегистрируемые. Далее секретарь передает документы на рассмотрение директору ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» либо тому сотруднику, кому письмо адресовано. Поручения по исполнению документа от директора предприятия даются в форме резолюции. Директором сроки исполнения документа не устанавливаются, в резолюции отмечаются только исполнители, поэтому бывают нарушения сроков исполнения документов исполнителями.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Изучение организации делопроизводства в организациях – сложный процесс, который требует больших усилий.
в ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» функции по организации делопроизводства возложены на секретаря приемной. Рабочее место секретаря, ответственного за организацию работы офиса, оснащено необходимыми видами компьютерной техники, оргтехникой, средствами связи, компьютерной техникой и новой офисной мебелью. Больше всего времени секретарь приемной тратит на телефонные переговоры, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции и регистрацию внутренних документов. На переговоры с руководителем тратится меньше времени, так как обычно они осуществляются по несколько минут в начале и конце рабочего дня, а также перед совещаниями и после приема сотрудников организации.
Общий объем документооборота в 2020 году снизился по сравнению с предыдущими годами: на 45 меньше, чем в 2018 году. на 716 шт. в 2019 году.
В документационном обеспечении ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» выделяется три группы документов:
1) поступающие (входящие) документы (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, планово-финансовая документация, счета на оплату, периодические издания, поздравительные открытки и др.);
2) отправляемые (исходящие) документы. Группу этих документов представляют письма и письма-ответы, справки, телеграммы, факсы и др.;
3) внутренние документы: приказы, протоколы заседаний комиссий ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол», служебные документы и др.
Во-первых, в ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол» проблемой является несоблюдение сотрудниками требований методической инструкции по делопроизводству. Зачастую, в работе оформления документов, в составе реквизитов сотрудниками делопроизводственной службы допускаются ошибки.
Во-вторых, отсутствие системы электронного документооборота тоже является минусом в работе по организации делопроизводства, так как на бумажный документооборот тратится довольно большое количество времени и документы не всегда в срок попадают к исполнителям, иногда происходит утеря документов.
1 Александрова, А.Я. Опыт разработки первых методик рационализации делопроизводства / А.Я. Александрова // Актуальные проблемы социальной коммуникации материалы второй Международной научно-практической конференции. – 2011. – С. 324–327.
2 Альперович, Е. Основные положение по методике обследований: учебное пособие / Альперович Е. – М.: Изд-во НК РКИ. – 58 с.
3 Басаков, М.И. Делопроизводство: учебное пособие / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2011. – №9. – 192 с.
4 Бызов, Л.А. Пути рационализации учреждений (методологические очерки): учебное пособие / Л.А. Бызов. – М. – 69 с.
5 Варадинов, Н.В. Делопроизводство или Теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самых дел, с приложением к оным образцов и форм [Электронный ресурс] / Н.В. Варадинов. – Режим доступа: http://simlib.ru/handle/123456789/536.
6 Васильев, М.И. Обследование и реорганизации предприятий и учреждений / М.И. Васильев. – М.: НКПС, Транспечать. – 48 с.
7 ГОСТ 16487-83 ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. – Минск, 2020. – Режим доступа: www.garant.ru
8 Документоведение: учебник для студентов высш. образования / М. В. Ларин, Е. А. Плешкевич, В. Ф. Янковая и др.; под ред. д-ра ист. наук, проф. М. В.Ларина. – М.: Издательский центр «Академия», 2016. – 320 с.
9 Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2017. – 256 с.
10 Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: Проспект, 2019. – 480 с.
11 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Учебное пособие. Под общ. ред. проф. д.т.н. Кузнецовой Т.В. – М.: Форум, 2012. – 256 с.
12 Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство. – 2004. – №3. – С. 18-24.
13 Кукарина, Ю.М. Сборник материалов III-ей Международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее», посвящанной памяти профессора Т.В. Кузнецовой // Сост. А.Ю. Конькова, Ю.М. Кукарина. М.:ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2017. – 552 с.
14 О некоторых вопросах в сфере государственных секретов: Закон Республики Беларусь от 25 февраля 2011 г. № 68 [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. – Режим доступа: http://www.pravo.by.
15 Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. – Режим доступа: http://www.pravo.by.
16 Об информации, информатизации и защите информации: Закон Республики Беларусь от 11 мая 2016 г. № 362-З [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. – Режим доступа: http://www.pravo.by.
17 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года № 4 [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. – Режим доступа: http://www.pravo.by.
18 ОКРБ 010-95 [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. – Режим доступа: https://tnpa.by.
19 Отле, П. Трактат о документации [Электронный ресурс] / П. Отле. – Режим доступа: http://dilo.kiev.ua/pdf/Otlet_Paul.pdf.
20 Селезнева, Т. А. Соотношение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» / Т.А. Селезнева. – Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2016. – №16. – С. 229-240.
21 Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. – М.: Омега-Л, 2015. – 208 с.
22 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Электронный ресурс] – Минск, 2020. – Режим доступа: https://statut.by.
23 Хвостенко, Т.М. Современные средства автоматизации документационного обеспечения управления персоналом / Т.М. Хвостенко, Л.Л. Прокопенко, Т.В. Гришанова // Вестник образовательного консорциума. – 2016. – №2 (8). – С. 50-54.
24 Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. – М.: Юрайт, 2018. – 376 с.
25 Эрасмус, А.А. Метод научной реорганизации делопроизводства / А.А. Эрасмус. – М.: Изд-во «Вопросы труда». – 105 с.
26 Янковая, В.Ф. Оптимизация документооборота организации / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 5. – С. 35–41.
27 Номенклатура дел ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
28 Инструкция по делопроизводству ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
29 Устав ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
30 Журнал исходящей корреспонденции ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
31 Журнал входящей корреспонденции ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
32 Должностная инструкция секретаря ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
33 Входящее письмо ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
34 Исходящее письмо ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
35 Приказ ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
36 Протокол заседания комиссии ГУ «Заслуженный коллектив Республики Беларусь «Брестский театр кукол»
