Сущность функции коммуникации в транспортной организации, пути преодоления коммуникационных барьеров

Актуальность темы курсовой работы. В рамках современной глобализации и активной интеграции межличностное общение играет решающую роль. Стоит отметить, что без общения невозможна любая деятельность, не говоря об обмене опытом, переговоры и тому подобное. В таком случае, общение может выступать как взаимодействие между людьми, а может выступать и как одно из ведущих видов деятельности.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности. 

Актуальность темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. 

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. 

Каждый руководитель организации может иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций). 

Цель подготовки курсового исследования – определение сущности функции коммуникации в транспортной организации и, как следствие, определение путей преодоления коммуникационных барьеров.

Объект курсового исследования – КУП «Сморгонский литейно-механический завод».

Предмет курсовой работы – коммуникации в КУП «Сморгонский литейно-механический завод».

Исходя из цели курсовой работы, для решения были поставлены следующие задачи:

– изучить теоретико-методические основы коммуникационных барьеров;

– проанализировать систему коммуникаций в транспортной организации;

– определить и обосновать основных путей совершенствования управления коммуникационными барьерами в транспортной организации.

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача информации таким образом, чтобы достигалось наиболее максимальное ее восприятие необходимой целевой аудиторией, определяет эффективность деятельности организации. Поэтому этой проблеме уделяется большое внимание, изучаются различные аспекты повышения степени результативности коммуникационных процессов.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т. п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. С одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. С другой стороны, они могут рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т. е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе.

Коммуникативная составляющая предполагает [7, с 15]:

- наличие, как минимум, двух участников обмена сведениями и знаниями;

- взаимное или одностороннее доминирующее психическое воздействие партнера;

- обладание партнерами единой системой кодирования информации.

Отсюда следует, что коммуникация включает в себя информацию (то, что передается) и процесс передачи информации (то, как это передается).

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянного обмена информацией между участниками коммуникационного процесса — всей совокупностью индивидов организации.

Следует отметить, что коммуникации представляют собой любой обмен информацией независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет. Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий.

КУП «Сморгонский литейно-механический завод» в настоящее время специализируется на производстве чугунных изделий строительного назначения - канализационных, телефонной канализации люков; дождеприемников, комплектов ливнесточных, печных приборов, решеток для животноводческих комплексов в широком ассортименте, элементов благоустройства: урн парковых, ножек парковых скамеек, решеток ограждений и т. д.

Хозяйственная деятельность завода началась в 1946 году как деятельность одного из участков Сморгонского райпромкомбината. Литейное производство было организовано в 1952 году. Была установлена плавильная печь ваграночного типа небольшой производительности – одна тонна жидкого металла в час, и начато производство мелкого чугунного литья: втулки и ступицы колёс, детали соломорезок, а затем освоен выпуск печного литья и канализационных люков.

В соответствии с дальнейшим развитием в стране отраслей народного хозяйства возникла необходимость в расширении номенклатуры и увеличении объёмов производства чугунного литья. В связи с этим в 1972 году был введен в эксплуатацию производственный корпус литейного цеха, была произведена замена маломощной вагранки двумя более мощными печами, производительностью по 5 тонн жидкого металла в час и организована работа литейного цеха в двухсменном режиме, благодаря этому ежегодно наращивался объём производства. Приказом Министерства местной промышленности БССР от 25.12.1980 года № 237 литейно-механический цех «Сморгонь» переименован с 1 января 1981 года в “Сморгонский литейно-механический завод”, получив статус промышленного предприятия.

 Рост объемов производства, высокий уровень использования производственных мощностей способствовали укреплению и расширению позиций предприятия на рынках чугунного литья, что положительно отразилось на финансовых результатах работы, но подтвердило необходимость дальнейшего обновления технологического оборудования, повышения уровня механизации труда рабочих.        

 В результате планомерной и целенаправленной работы трудового коллектива завода в октябре 2018 года продукция была сертифицирована по системе менеджмента качества стандартов СТБ ISO  9001-2015 (сертификат № BY/112 05.01.021 07656 от 16.10.2018г.).

Проведенный анализ коммуникативной политики на предприятии показал, что коммуникации в управлении неэффективны из-за ряда причин, которые можно описать следующим образом:

- нет единого руководителя, который бы в полной мере был осведомлен о состоянии как внешней, так и внутренней среды КУП «СЛМЗ» и мог на основании полной информации принимать соответствующие управленческие решения;

- слабое взаимодействие на горизонтальном уровне между руководителями структурных подразделений;

- планово-приказной метод сотрудничества руководства с работниками;

- отсутствие официального электронного документооборота;

- отсутствие средств коммуникации, таких как внутренняя телефонная линия, общий чат - общение через Интернет и т.д.

Для решения выявленных проблем рекомендуется воспользоваться основными методами нивелирования коммуникационных барьеров.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию. Росту доверия к компании способствуют: своевременная и регулярная коммуникация; демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей); привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений. Делегирование полномочий способствует быстрому реагированию на все изменения, происходящие в компании. 

Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения. Для КУП «СЛМЗ» это актуально, т.к. при сокращении в основном были уволены рабочие, а вот среди руководства вертикальная структура управления осталась прежней, что и привело к образованию «промежуточных» руководителей.

Работу по доведению информации до рабочих и служащих следует проводить следующим образом. Во-первых, в сектор внутренних коммуникаций дирекции по кадровой политике в установленное время должна поступать информация производственного сектора, коммерческого сектора, аналитического м кадрового секторов. Затем информация в тезисной форме размещается на стендах и рассылаются через внутреннюю сеть организации. 

Особое внимание во внутренних коммуникациях следует уделять получению обратной связи. Для этого используются почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии и обсуждения проблем рабочих с руководством в открытом режиме. В целях изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем и мониторинга отношения работников к компании необходимо проводить социологические исследования с использованием различных методов – от анкетирования до личных интервью. 

По итогам проведенного курсового исследования на тему «Сущность функции коммуникации в транспортной организации, пути преодоления коммуникационных барьеров» были решены поставленные задачи и сделаны соответствующие выводы с достаточной аргументацией.

В качестве основополагающих выводов отметим следующее:

В данной курсовой работе были изучены теоретические основы коммуникаций в управлении, охарактеризовано понятие, основные элементы и этапы коммуникационного процесса, определены основные виды коммуникаций, коммуникационные барьеры и теоретические пути повышения эффективности межличностных коммуникаций.

Коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. С одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. С другой стороны, они могут рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т. е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе.

Таким образом, коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель должен быть заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением персонала организации. Коммуникации также необходимы для утверждения авторитета руководителя.

Анализ системы коммуникации был произведен на примере КУП «СЛМЗ».

КУП «Сморгонский литейно-механический завод» в настоящее время специализируется на производстве чугунных изделий строительного назначения - канализационных, телефонной канализации люков; дождеприемников, комплектов ливнесточных, печных приборов, решеток для животноводческих комплексов в широком ассортименте, элементов благоустройства: урн парковых, ножек парковых скамеек, решеток ограждений и т. д.

При оценке коммуникативной политики было установлено, что, несмотря на молодой коллектив и небольшую численность работников, в КУП «СЛМЗ» коммуникационные процессы проходят неэффективно. В первую очередь это выражается в недостатках структуры управления. Особого внимания требует тот факт, что практически отсутствует электронный документооборот, не развита внутренняя телефонная сеть, что приводит к большим потерям трудового времени. Неспособность оперативно реагировать на изменения внешней среды повлияло на снижение эффективности работы предприятия, что выразилось в снижении показателей рентабельности.

Для решения выявленных коммуникационных барьеров предложены следующие мероприятия: делегирование полномочий; сокращение средних уровней управления; размещать информацию о текущих показателях работы предприятия на стендах; организовать «прямые линии» с генеральным директором; наладить электронный документооборот; сократить сверхурочные часы.